Le offerte contrattuali sono parte integrante del processo di assegnazione di contratti privati o pubblici a società qualificate. Aziende, agenzie e privati pubblicizzano i progetti di cui hanno bisogno pubblicando i requisiti e aprendo il processo alle offerte. Gli appaltatori che possono soddisfare i requisiti di lavoro presentano offerte contrattuali che delineano il modo in cui propongono di completare il progetto e a quale prezzo. Al termine del periodo di offerta, il contratto viene aggiudicato al più basso offerente. Le offerte di contratto possono coprire una vasta gamma di servizi, tra cui lavori di costruzione, venditori, impianti elettrici, idraulici e progetti pubblici. I maggiori settori di offerta contrattuale sono nei governi federali, statali e locali in cui l'offerta contrattuale è solitamente richiesta dalla legge.
Funzione
La funzione di un'offerta contrattuale è quella di fornire un processo di concessione del contratto equo. Le offerte contrattuali consentono a qualsiasi azienda in grado di soddisfare i requisiti della società o dell'agenzia che offre l'appalto di provare a far atterrare il lavoro senza doversi preoccupare di partigianeria o pratiche di concorrenza sleale. Le offerte contrattuali consentono inoltre a chi cerca un appaltatore di svolgere il lavoro al prezzo più basso possibile. Ciò incoraggia la concorrenza, che è essenziale in un'economia di mercato aperta. Per quanto riguarda i contratti statali e federali, il processo aiuta a mantenere l'aggiudicazione dei contratti agli occhi del pubblico ea risparmiare i dollari dei contribuenti.
tipi
Le offerte di contratto sono progettate per soddisfare i requisiti dei tre tipi di base delle proposte di offerta contrattuale. Alcune offerte di contratto sono sigillate e altre sono aperte per la revisione. I tre tipi di offerte contrattuali sono: Gli inviti per le offerte (IFP) sono anche noti come offerte sigillate e sono generalmente utilizzati da società o agenzie che cercano fornitori di forniture o servizi di costruzione. La proposta dell'IFP contiene le specifiche del contratto e gli offerenti devono soddisfare questi requisiti per poter essere presi in considerazione. Questi tipi di offerte contrattuali sono sigillati non appena vengono presentati e non possono essere modificati durante o dopo la procedura di offerta. La mancanza di negoziazione rende questa una forma altamente competitiva di offerta del contratto in cui il titolare del contratto mantiene uno stretto controllo sull'intero processo. La richiesta di offerta (RFQ) è simile a un IFP in cui le specifiche del contratto sono delineate a fondo nella proposta. Tuttavia, con una richiesta di offerta, gli offerenti di contratto possono incontrarsi con la società o l'agenzia prima di presentare un'offerta per porre domande o discutere varie questioni. Queste offerte sono a volte aperte per revisione e modifica dopo che sono state inviate. Request for Proposal (RFP) è una proposta di contratto che viene solitamente utilizzata per un servizio specializzato in cui è difficile per un titolare del contratto stimare un importo specifico in dollari. La società o agenzia che offre il contratto dà un'idea generale dei servizi che sta cercando nella sua proposta iniziale. Gli offerenti del contratto sono solitamente tenuti a partecipare a riunioni pre-offerta in cui i requisiti del contratto sono discussi e ulteriormente definiti. L'offerente del contratto invia un'offerta, che contiene le specifiche per il progetto e imposta l'importo in dollari. Le offerte di appalto RFP sono spesso aperte per la rinegoziazione durante la procedura del contratto e dopo che il contratto è stato aggiudicato.
Lasso di tempo
La maggior parte delle procedure di gara d'appalto comportano un periodo di tempo che può durare da alcune settimane a qualche mese. La normale procedura di offerta è la seguente: 1. La proposta di offerta è pubblicizzata pubblicamente, di solito sui giornali o su un sito web. Le proposte possono essere pubblicizzate per una settimana o fino a un mese. La proposta contiene le specifiche del contratto e fornisce istruzioni su come ottenere un pacchetto di proposte. 2. Le aziende presentano le loro proposte di offerta contrattuale. A volte è necessaria una conferenza pre-offerta in cui le due parti possono riunirsi e discutere i dettagli del contratto. 3. Le offerte sono aperte in una data pre-specificata. Vengono letti e l'offerta che più si avvicina ai requisiti della proposta al prezzo più basso viene aggiudicata. L'offerente vincitore viene quindi informato di solito attraverso una lettera di aggiudicazione del contratto.
considerazioni
Ci sono molte cose importanti che bisogna considerare quando si mette insieme un'offerta di contatto. La prima cosa da considerare è come il profilo aziendale dell'offerente si adatta alle esigenze del potenziale cliente. Ad esempio, la maggior parte delle agenzie governative federali e statali prende in considerazione offerte fatte da società che sono di proprietà di donne o minoranze prima di altri offerenti. Prendono inoltre in considerazione aziende con una grande forza lavoro minoritaria e aziende provenienti da aree geografiche che sono state designate zone di sviluppo economico. Altre cose che devono essere considerate quando si fa un'offerta includono: attrezzature che possono essere acquistate o il valore di deprecazione su attrezzature già possedute, pianificazioni di pagamento, costo della manodopera inclusi salari, imposte e benefici, spese generali, costo di legame e profitto margine. Quasi tutti i pacchetti di offerte contrattuali sono necessari per contenere questi articoli, solitamente in un foglio di offerta dettagliato. Un altro modulo incluso nella maggior parte delle offerte di contratto è un lavoro extra e una modifica dell'allocazione. In questo modulo, l'offerente deve considerare cosa succede se c'è un lavoro extra necessario per completare il progetto che non è stato dettagliato nella proposta originale. L'offerente deve predisporre un piano che fornisca una stima approssimativa del costo e del tempo nel caso in cui si verifichi un tale evento o qualora vengano improvvisamente necessarie modifiche all'ultimo minuto.
avvertimento
Nella maggior parte delle situazioni di offerta contrattuale viene aggiudicato il contratto al più basso offerente, tuttavia per la prima volta nel processo di offerta, molti offerenti spesso commettono l'errore di un'offerta sottovoce di una proposta di contratto. Ciò può comportare la perdita di denaro dell'azienda o l'impossibilità di soddisfare i requisiti del progetto. Gli offerenti devono considerare attentamente quanto il contratto gli costerà in termini di manodopera e di forniture, pur continuando a calcolare un margine di profitto. Un modo per evitare offerte insufficienti è la ricerca di quanto altre società si stanno caricando per eseguire servizi simili. Nel caso di contratti governativi, le agenzie sono tenute a registrare contratti precedenti, che consentono alle società di vedere quante altre società hanno offerto offerte su contratti simili.
