Un consiglio di amministrazione, come ogni gruppo di lavoro, ha bisogno di tempo e informazioni per assorbire e prendere in considerazione una nuova idea. Che tu sia un capo reparto, un volontario, un consulente o un membro del consiglio di amministrazione, si applicano alcune linee guida di base quando si presenta una nuova idea. Dare una presentazione concisa, anticipare possibili domande, fornire informazioni sufficienti per consentire il processo decisionale e rispondere prontamente alle preoccupazioni può fare la differenza tra l'accettazione e il rifiuto della proposta.
Organizzare le informazioni nel modo più conciso possibile. Ciò significa fornire una panoramica o una scheda riassuntiva nella parte superiore dei materiali, che consente ai membri del consiglio di amministrazione di cogliere la nuova idea e la spinta della presentazione in una sola breve lettura. Il piano aziendale Outline mostrato su Planware.org offre esempi di voci di argomento principale che possono costituire il foglio riassuntivo (vedi Risorse). Personalizzali per illustrare la tua idea e il piano di attacco proposti. Personalizza il profilo completo per adattarlo ai dettagli del tuo approccio. Con un sommario di una pagina e una struttura di due pagine, hai fornito ai membri del consiglio una panoramica completa del problema, della tua ricerca e delle soluzioni suggerite. I materiali che seguono possono espandersi su argomenti nell'ordine del tuo sommario. Ciò consente ai lettori di cogliere l'idea completa in una breve lettura e aiuterà anche ad organizzare la presentazione in modo da adattarla al tempo assegnato dalla scheda. Se vengono forniti alcuni minuti, rivedere il sommario; con un tempo più lungo, rivedere il contorno. Con un sacco di tempo, sei preparato ad affrontare problemi specifici in dettaglio. Questo dimostra sia la tua capacità di lavorare in modo cooperativo sia il tuo rispetto per le altre attività che il consiglio di amministrazione deve condurre.
Presentare idee in una varietà di forme. La coach parla in pubblico Patricia Fripp osserva che alcune persone ricordano ciò che sentono, ma la maggior parte della gente ricorda quello che vede. Se la tua idea implica riallocazione delle risorse, personale aggiuntivo o miglioramento della quota di mercato, considera di presentare queste informazioni in modo sintetico con grafici, diagrammi e diagrammi. Software come Microsoft PowerPoint o la varietà di programmi grafici elencati su Pure-Mac ti permettono di presentare le informazioni grafiche in forma raffinata (vedi Risorse). Fornire supporto di stampa per la grafica, in modo che i membri della board possano rivedere grafici e grafici in un secondo momento.
Anticipare e rispondere a domande logiche nei materiali di presentazione. Fornisci stime dei costi, esempi di programmi di formazione o altri dati per supportare il successo previsto della tua idea. In quest'area, anticipare le domande è molto diverso dal difendere la tua idea dall'attacco. Evita strategie difensive come il commentare che molte persone pensano che l'idea non funzionerà o classificherà le domande logiche come obiezioni.
Rispondere prontamente a domande non previste. Ringraziando l'interlocutore per la sua intuizione e ammettendo di non avere tutti i dati o i dettagli in quell'area, può essere accompagnata da una promessa di avere risposte entro una settimana o in un altro lasso di tempo logico. Seguire e rispettare la scadenza. Informa tutti i membri del consiglio delle risposte, non solo l'interrogante. Questo dimostra la tua reattività alle preoccupazioni e il tuo desiderio di comunicare in modo efficiente.
Prepararsi a rispondere in modo flessibile ai suggerimenti. Identifica le aree in cui la tua idea può essere facilmente modificata e le aree in cui ciò sarà difficile.Questo ti mette un passo avanti nel rispondere alle obiezioni o preoccupazioni.
Fornire sufficienti informazioni di supporto per consentire il processo decisionale. Soprattutto con nuove idee, i membri del consiglio di amministrazione vorranno rivedere le informazioni al loro ritmo prima di impegnarsi. Questo processo di revisione può fornire ulteriori domande o dubbi. I materiali devono offrire un'espressione completa della tua idea senza essere così schiaccianti da ostacolare il processo decisionale. Ad esempio, i lettori hanno bisogno delle tre stime dei costi ottenute, insieme ai nomi delle società di possibili direttori di sondaggi; ma, a questo punto, non sono disposti a guadare attraverso una gamma completa di domande che i sondaggi potrebbero contenere o la tua corrispondenza dettagliata con ogni conduttore. Un breve paragrafo sul loro successo e tempo è adeguato; una cronologia dettagliata di ciascuna azienda impedisce la decisione di base sull'opportunità o meno di condurre un sondaggio.
Termina la presentazione ringraziando la commissione per aver dedicato del tempo a prendere in considerazione la tua idea, indipendentemente dalla sua risposta iniziale. Con un po 'di fortuna, tornerai con altre idee e saremo lieti di un cordiale benvenuto.
