Come datore di lavoro, è necessario essere a conoscenza delle leggi statali e federali che stabiliscono il tipo di informazioni che dovrebbero essere conservate nei file del personale. Alcuni dei documenti del personale richiesti includono informazioni di contatto personali per il dipendente, stato lavorativo, informazioni sui salari e informazioni sulle prestazioni.
Informazioni sull'occupazione
Le informazioni sull'occupazione in un file del personale si presentano in genere sotto forma di domanda di assunzione o nuovi documenti di assunzione. Il file può anche includere una copia della lettera di offerta di lavoro inviata al dipendente e una ricevuta firmata dal dipendente che riconosce di aver ricevuto una copia del manuale del dipendente della società. Mentre il fascicolo personale per un dipendente deve includere una data di nascita ai fini delle prestazioni, è illegale ottenere queste informazioni da utilizzare per determinare se assumere o meno l'individuo.
Stato del lavoro
Lo stato di lavoro è la documentazione legale che dimostra che il dipendente è in grado di lavorare negli Stati Uniti. Come prova dello stato del lavoro, un file del personale dipendente deve includere una copia della tessera previdenziale del dipendente. Se il dipendente non è un cittadino degli Stati Uniti, un modulo I-9 completato (il cittadino non statunitense equivalente a un modulo W-4), deve essere inclusa una copia del passaporto del dipendente e una copia del visto di lavoro del dipendente. nel file personale del dipendente.
Libro paga
Un altro componente principale di un file personale riguarda le buste paga. Un datore di lavoro deve mantenere un modulo fiscale federale W-4 aggiornato. Insieme al modulo W-4, un file del personale può anche contenere schede attività per i periodi di retribuzione in cui lavora il dipendente. Se il dipendente ha denaro legalmente coperto dalla sua retribuzione, anche l'ordine del tribunale o la copia della clausola devono essere nel fascicolo del personale.
Informazioni sulle prestazioni
Le valutazioni delle prestazioni sono un'altra parte integrante di un file del personale dipendente. Questi possono includere copie degli obiettivi professionali del dipendente e valutazioni delle prestazioni scritte dal supervisore o dal manager del dipendente. Se appropriato, il file del personale contiene anche eventuali rimproveri o avvertenze che il dipendente riceve durante il suo tempo con la società.
Informazioni fiscali statali
Se lo stato in cui gestisci la tua attività ha le tasse statali, ti viene richiesto di mantenere un modulo W-4 per le ritenute d'acconto. Simile al modulo fiscale federale W-4, il modulo di stato deve essere aggiornato e conservato nel file del personale dipendente come record di backup per le corrette detrazioni dallo stipendio del dipendente e in caso di un controllo da parte dell'IRS o del agenzia fiscale statale.
