Dal momento in cui un datore di lavoro ha il primo contatto con un potenziale dipendente, durante il periodo di cessazione del rapporto di lavoro, è importante che i documenti scritti relativi al dipendente siano conservati in un file del personale dipendente sotto il nome di ciascun dipendente. Questi dossier di lavoro, se mantenuti correttamente, possono potenzialmente servire a proteggere il datore di lavoro dalla futura responsabilità per le violazioni del diritto del lavoro e del lavoro, quali la risoluzione abusiva o la discriminazione sul lavoro.
Articoli di cui avrai bisogno
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Bloccare gli schedari o una stanza protetta con accesso limitato
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Cartelle di file
Capire perché è necessario mantenere i file del personale dipendente. Questa è la documentazione dell'azienda e dei dipendenti di ciò che è accaduto sul posto di lavoro. I documenti conservati nel dossier personale possono servire a proteggere il datore di lavoro in futuri procedimenti giudiziari e contribuire a chiarire le incomprensioni che possono verificarsi su questioni politiche, problemi di retribuzione e benefici, doveri di lavoro e responsabilità, azioni disciplinari o correttive e reclami.
Quindi cosa dovrebbe andare in un file del personale dipendente? I seguenti documenti e record devono essere gestiti da professionisti delle risorse umane, o dirigenti, su ciascun dipendente. Descrizione del lavoro Domanda di lavoro Offerta di lavoro Modulo IRS W-4 Ricevuta per il manuale del dipendente (Spesso è una buona idea conservare una copia del manuale stesso, soprattutto quando è soggetta a modifiche di volta in volta. In questo modo tutti sanno quali sono stati i termini del manuale per cui è stato firmato l'impiegato.) Qualsiasi valutazione delle prestazioni fornita Moduli di iscrizione per i benefici dei dipendenti Premi Reclami e complimenti ricevuti sul dipendente Azioni disciplinari o avvertenze * Record di presenze Si raccomanda che ogni diverso tipo di record abbia una propria scheda.
Le cartelle cliniche e i moduli di immigrazione devono essere conservati in file separati. Dal momento che non è possibile prendere decisioni sull'occupazione in base allo stato di immigrazione di una persona, supponendo che abbiano il diritto di lavorare negli Stati Uniti e il governo federale ha il diritto di rivedere l'I-9, è probabilmente meglio tenerlo separato. Inoltre, per quanto riguarda le cartelle cliniche, l'Americans with Disabilities Act (ADA) contiene regole molto rigide per quanto riguarda la privacy e l'accesso alle cartelle cliniche post offerta, quindi è necessario tenerle in un file separato e file cabinet con limitazioni accesso. L'ADA limita la divulgazione delle informazioni contenute in tali registri alle autorità di vigilanza, nella misura in cui il dipendente ha le necessarie limitazioni ai propri doveri o ha bisogno di un alloggio; soccorritori in caso di cure mediche di emergenza; e funzionari governativi e assicurativi in circostanze limitate.
È importante che le informazioni errate nel file del personale di un dipendente vengano corrette immediatamente dopo la comunicazione da parte della società che le informazioni non sono corrette.
I file del personale dipendente devono essere bloccati e disponibili solo per le persone che hanno un'attività commerciale legittima che devono poter accedere al file. Un manager o un supervisore di prima linea potrebbe aver bisogno di accedere al fine di prendere decisioni in merito a promozioni e azioni disciplinari. Se qualcuno senza un'azienda legittima ha bisogno di accedere al file vuole vederlo, hanno bisogno di un mandato di comparizione valido. In caso contrario, i diritti alla privacy del dipendente potrebbero essere violati.
In generale, la legge non richiede che tu comunichi a un dipendente ciò che è nel file del personale dipendente senza una richiesta appropriata da parte del dipendente. Probabilmente è una pratica commerciale migliore, tuttavia, per tenere i dipendenti informati di ciò che è nel loro file. In questo modo, non hai un dipendente marginale che è sorpreso quando è disciplinato o terminato. Le eccezioni a questa regola generale sono le disposizioni del Fair Credit Reporting Act (FCRA). Ti richiede di informare i dipendenti, o potenziali dipendenti, se stai intraprendendo un'azione avversa in base a ciò che è contenuto nel loro rapporto di credito.
Separato dal problema di avviso ai dipendenti di ciò che è nel loro file personale è il problema di accesso. Molti stati richiedono ai datori di lavoro di dare ai dipendenti e agli ex dipendenti l'accesso al proprio file del personale dipendente. È importante, in quanto professionista delle risorse umane o proprietario di un'azienda, familiarizzare con la legge del proprio stato a tale riguardo. Come regola generale, tuttavia, l'accesso da parte del dipendente deve essere ragionevole e subordinato alla presenza di un membro del management per garantire che nulla venga preso o modificato. Alcune leggi statali consentono al dipendente di avere copie, se lo fanno, di far fare una copia da qualcuno della società. Ci saranno spesso limiti di ciò che il dipendente può vedere nel proprio file personale. Se ci sono articoli sensibili come lettere di referenza, indagini penali e altre informazioni che potrebbero violare i diritti alla privacy di qualcun altro, a loro può essere negato l'accesso. È una buona idea tenere gli articoli in una scheda separata nel file personale del dipendente. Alcune leggi statali possono consentire al dipendente di presentare le contestazioni alle azioni disciplinari o alle valutazioni.
Suggerimenti
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Conserva una copia della legge statale, se ce n'è una nel tuo stato, sull'accesso ai file del personale dipendente pubblicati o a portata di mano, nell'area in cui sono conservati questi file. Ciò eviterà qualsiasi conflitto tra la direzione e il dipendente rispetto a ciò che è e non è consentito.
avvertimento
Ogni dipendente deve essere trattato allo stesso modo per quanto riguarda la manutenzione e l'accesso ai propri documenti personali. Qualsiasi deviazione nella pratica può sottoporre la società a contenzioso. In caso di dubbi su come conservare i file del personale dipendente, consultare un avvocato.
