La partecipazione dei dipendenti alle riunioni è spesso importante per inviare messaggi coerenti alla forza lavoro di un'azienda e per trarre idee nuove e creative dai membri dello staff. Incoraggiare i dipendenti a partecipare e contribuire alle riunioni, tuttavia, in particolare quando sono opzionali, non è sempre un compito facile. Facendo qualche passo per informare e supportare i dipendenti, insieme ad alcune attività di intrattenimento gettate, può essere d'aiuto nella persuasione. Con un track record di incontri di successo, potresti scoprire che i dipendenti inizieranno a fare volontariato per venire.
Pianifica la riunione in un momento in cui la maggior parte dei dipendenti sarà disponibile per partecipare e in un luogo che è conveniente. La pianificazione dei conflitti pone spesso un ostacolo all'incontro. La rimozione di questa barriera e la facilità di accesso al sito della riunione eliminano due motivi per cui i dipendenti possono citare di non andare alla riunione. Se l'argomento dell'incontro non è urgente, programmalo per un periodo dell'anno lento quando i dipendenti non sono impegnati con clienti o progetti. In questo modo avrai maggiori probabilità di ottenere non solo la partecipazione dei dipendenti, ma anche la loro attenzione.
Enfatizzare il valore dell'incontro per i dipendenti e informarli in anticipo sull'argomento. Distribuisci un'agenda dettagliata a tutti e evidenzia i punti che chiedono l'input dei dipendenti. I dipendenti saranno più propensi a partecipare a una riunione se sapranno che l'input verrà in parte da loro stessi e dai loro colleghi. Includere come supplemento all'agenda tutte le informazioni richieste ai dipendenti per dare un contributo efficace.
Costruisci una storia di riunioni efficaci a cui i dipendenti partecipano e durante i quali i loro contributi sono stati ascoltati. Questa storia renderà più facile convincere i dipendenti a partecipare a una riunione in futuro. Ascolta i dipendenti durante le discussioni e includi i loro commenti nei verbali successivi alla riunione. Se sono state apportate modifiche a seguito di qualcosa suggerito da un dipendente, renderlo noto. Anche se i commenti di tutti i dipendenti non vengono utilizzati in un secondo momento, riconoscere la natura generale di tutti i contributi nei minuti disponibili al pubblico in modo che i dipendenti possano vedere che sono stati ascoltati.
Includere attività pratiche durante le riunioni in modo che il cambiamento di ritmo funga da incentivo per la partecipazione. Se viene offerta una sessione di formazione su una nuova versione del software dell'azienda, fai domande sulla cultura generale e sulla cultura pop durante la sessione e offri premi come caramelle per ottenere risposte corrette. Se preferisci rimanere in tema, i partecipanti al meeting si dividono in gruppi e lavorano sugli esercizi che coinvolgono ciò che stanno imparando. Dai premi al gruppo finito per primo.Sii creativo con i giochi e le attività per mantenere le persone interessate.
Offri incentivi per partecipare a riunioni, come snack e persino premi porta. A volte la linea "rinfreschi forniti" in un'agenda distribuita è sufficiente per convincere i dipendenti a partecipare a una riunione. Per coloro che hanno bisogno di un po 'di spinta in più, la possibilità di portare a casa un po' di malloppo aziendale potrebbe semplicemente fare il trucco.
