Affinché il tuo ufficio funzioni in modo efficace ed efficiente, dovrai essere in grado di pianificare correttamente i tuoi appuntamenti. Lasciare troppo tempo per passare tra un appuntamento e l'altro sprecherà tempo prezioso e ridurrà la produttività. D'altra parte, appuntamenti eccessivi possono portare a lunghi tempi di attesa che irritano i clienti e possono farli alzare e uscire. Ci sono alcune cose che devi considerare per creare un programma che andrà a beneficio di tutti.
Decidere se si desidera utilizzare un libro degli appuntamenti o un programma software per computer. Entrambi sono ugualmente efficaci, sebbene il computer possa recuperare le informazioni molto più velocemente rispetto alla ricerca in un libro. I libri per appuntamenti e i programmi software sono ampiamente disponibili nei negozi e online. Un'altra opzione è quella di utilizzare un calendario basato sul Web gratuito per la pianificazione; questo offre il vantaggio di accedere da qualsiasi computer.
Blocca tutti i giorni in cui il tuo ufficio sarà chiuso. Questo può includere i fine settimana, le vacanze, le date delle vacanze e qualsiasi altro evento che possa causare la chiusura dell'ufficio. Bloccare queste date in anticipo garantirà che non accidentalmente prenoti appuntamenti quando nessuno sarà in giro.
Blocca le ore del giorno in cui non stai prendendo appuntamenti. Ad esempio, non puoi iniziare a prendere appuntamenti fino alle 9 di sera. Potresti dedicare un'ora a pranzo da mezzogiorno alle 13:00. La giornata in ufficio potrebbe terminare alle 17:00, quindi non vorrai programmare nessun appuntamento dopo le 16:30.
Decidi il tempo necessario per ogni appuntamento. Uno studio medico può fissare il proprio tempo in blocchi di quindici minuti mentre un parrucchiere può optare per trenta minuti. Se un appuntamento richiederà più tempo, potranno essere riservati due blocchi di tempo per una persona. Ad esempio, una permanente può richiedere un'ora. Un parrucchiere poteva mettere da parte due blocchi di tempo di mezz'ora per quell'unico cliente.
Effettuare gli appuntamenti in base alle esigenze del cliente. Se il cliente deve essere a casa entro le 15:00 perché i suoi figli scendano dallo scuolabus, vorrai organizzarla per le 13:00. appuntamento. Fai sempre del tuo meglio per accogliere il cliente.
Suggerimenti
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Consegnare sempre al cliente una scheda di appuntamento per ricordargli il suo futuro appuntamento. Chiama tutti gli appuntamenti il giorno prima in modo che tu possa confermare che stanno ancora arrivando.
avvertimento
Se addebiti i mancati spettacoli, devi far sapere ai clienti che quando pianificano il loro appuntamento.
