Hai bisogno di creare un rapporto annuale per la tua organizzazione? Non sai come procedere? Fortunatamente, puoi interrompere la procedura per creare un rapporto annuale in piccoli passi facili da seguire. Meglio di tutti, la gestione del rapporto annuale ti porterà in contatto con i principali responsabili delle decisioni della tua organizzazione. Puoi svolgere un ruolo importante e di alto profilo che aumenta la tua carriera e dimostra il tuo valore per l'organizzazione. Seguire queste linee guida per aiuto nella creazione di un report annuale.
Inizia con i numeri. Quasi tutte le relazioni annuali si concentrano sui dati finanziari, anche nelle organizzazioni non profit. Incontra i consulenti finanziari e / o contabili della tua organizzazione per rivedere i risultati finanziari dell'anno scorso e determinare quali informazioni includere nel rapporto di quest'anno. Lo stato finanziario della tua organizzazione ti aiuterà a guidare la scelta del tema e dell'aspetto per il rapporto annuale.
Si noti che il contenuto esatto del report finanziario varierà in base alle dimensioni dell'organizzazione, al modello di business e allo stato di profitto / non profit. Verificare con i consulenti finanziari e legali per confermare quale dei seguenti elementi includere: Conto economico --- la dichiarazione di base della stabilità finanziaria dell'organizzazione. Descrive le fonti di denaro, le spese e l'utile o la perdita netti per l'anno. Bilancio finanziario: fornisce una visione generale dello stato finanziario dell'organizzazione. Elenca sia le attività che le passività (importi dovuti) dell'organizzazione. Nelle organizzazioni for-profit, il bilancio includerà una dichiarazione di equità degli azionisti. Questo mette essenzialmente un numero sul valore degli azionisti sottraendo le passività dalle attività. Rendiconto finanziario - rapporti su come il denaro si muove attraverso l'organizzazione e quanti soldi sono a disposizione. Rischi --- una sintesi dei rischi aziendali che l'organizzazione deve affrontare o potrebbe dover affrontare in futuro. Note: includere spiegazioni sulle pratiche contabili dell'organizzazione, spiegare eventuali eccezioni alla pratica contabile generale e descrivere come sono state raccolte le informazioni finanziarie. Le società quotate in borsa devono includere una relazione della dirigenza senior che confermi che i controlli contabili interni soddisfano i requisiti della legge Sarbanes-Oxley.
Stabilire un budget. Utilizzare i costi della relazione dell'anno precedente, se disponibile, come punto di partenza. Quindi, considera le tue esigenze attuali. Chiedi, vuoi la fotografia professionale? Assistenza alla scrittura? Vuoi stampare e spedire il rapporto e / o pubblicarlo su un sito web? Di quale aiuto tecnico avresti bisogno? Quanto costano la stampa e le spese di spedizione?
Scegli un tono e un tema per il contenuto e il design del rapporto annuale. L'organizzazione ha fatto bene? Quindi pianifica un tono ottimista e un design luminoso e colorato. Se l'organizzazione ha dovuto affrontare sfide o ha superato una tempesta, un tono low-key e un design in bianco e nero hanno più senso.
Organizza il tuo contenuto. Rivedi le attività dell'anno. Leggi attraverso newsletter recenti, comunicati stampa e copertura di notizie. Quali sono stati i risultati chiave e le tappe fondamentali? Chi erano i grandi interpreti e i produttori di differenza? Usa le tue risposte per redigere un piano di contenuti per il rapporto annuale.
Inizia in alto. Iniziare il rapporto annuale con una lettera o una colonna di un leader organizzativo (presidente del consiglio, presidente o direttore esecutivo). Il messaggio dell'esecutivo dovrebbe fornire una panoramica delle attività e dei risultati dell'anno. Dovrebbe anche riassumere le prestazioni finanziarie in termini comprensibili da un lettore generale.
Dare credito. Includere il riconoscimento per la leadership e i membri dello staff chiave nelle organizzazioni a scopo di lucro, o donatori e volontari nelle organizzazioni non profit.
Rivedi il tuo piano con la leadership. Assicurati di ottenere il buy-in su budget, tono e aspetto. In particolare, assicurarsi che la presentazione delle informazioni finanziarie sia conforme all'approvazione esecutiva. Ricorda che la leadership probabilmente vorrà sottoscrivere il contenuto finale e il design prima della pubblicazione e della distribuzione.
Produrre il rapporto. Se alla tua organizzazione mancano scrittori, fotografi e designer, potrebbe essere necessario fare il lavoro da soli o trovare volontari. Anche le società di comunicazione marketing e i liberi professionisti freelance sono fonti di aiuto. Se si prevede di stampare e spedire il rapporto, ottenere preventivi da diverse stampanti e case di spedizione. Questi possono essere in grado di aiutare anche nella progettazione della relazione annuale.
