Le ricevute di cassa avvengono quando una società riceve un pagamento in contanti dalla vendita di un prodotto. La società può ricevere denaro in varie forme, compresi addebiti su carta di credito, assegni personali, assegni aziendali, bonifici bancari o bonifici bancari e assegni circolari o vaglia postali.
Suggerimenti
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Le ricevute di cassa sono qualsiasi forma di denaro ricevuto da un'azienda, come i pagamenti dei clienti (tramite carta di credito, assegno personale, contanti, assegno, vaglia postale, bonifico bancario o banca ACH), proventi dalla vendita di attività non operative, interessi attivi, plusvalenze o dividendi pagati da investimenti o canoni.
Ricezione e registrazione di contanti
Quando una società ha incassi, un contabile deve documentare il denaro in entrata e farlo utilizzando un giornale di contabilità specializzato chiamato un giornale di incassi. Questo giornale serve per tenere traccia quando la società riceve contanti e un contabile accredita il conto vendite e addebita il conto in contanti. Se una vendita viene effettuata a credito, ad esempio quando una società emette una fattura e un cliente ha 30 giorni di tempo per pagare la fattura, questa vendita viene prenotata in un giornale di vendita separato.
Molte aziende, come i ristoranti, fanno un grande volume di transazioni in contanti. Un certo numero di altri strumenti di contabilità aiutano a tenere traccia delle ricevute di cassa, come una cassa giornaliera, un giornale di erogazione di cassa, un fondo di cassa piccola e riconciliazioni bancarie periodiche.
Per le aziende che effettuano principalmente vendite in contanti, la scheda di cassa giornaliera fornisce un modo per la società di tenere traccia di tutti i contanti ricevuti e di tutti i pagamenti in contanti. Alla fine di ogni giornata lavorativa, la direzione può contare il contante effettivo, confrontarlo con le transazioni sul foglio di cassa e quindi effettuare un deposito bancario giornaliero. Alla fine di ogni giornata, è importante conciliare le differenze tra i totali e seguire il motivo. Spesso, una piccola somma di denaro veniva utilizzata per coprire spese varie ma non veniva registrata da nessuna parte.
Questo sistema di base fornisce i mezzi per catturare qualsiasi frode che si traduca in denaro mancante o errori che provocano eccedenze di denaro contante. Una carenza potrebbe anche derivare da una transazione che hai pagato e che hai dimenticato di registrare, ma il foglio di cassa può aiutarti a capirlo.
Il ciclo di cassa
Le entrate in contanti giocano un ruolo importante in qualcosa chiamato ciclo di cassa, che rappresenta la quantità di tempo che intercorre tra quando una società paga il contante ai propri fornitori di inventario e riceve denaro dalle vendite effettuate ai propri clienti. Le aziende usano questo ciclo per aiutarli a capire quanti soldi devono utilizzare per finanziare le loro operazioni in corso, e questo importante concetto aiuta anche le aziende a stimare i requisiti che potrebbero avere per il finanziamento. Questo è anche noto come il ciclo cash-to-cash.
Le aziende utilizzano un calcolo per calcolare il numero di giorni nel loro ciclo di cassa. Il calcolo è chiamato un calcolo cash-to-cash, che puoi calcolare usando la seguente formula:
Ciclo di cassa, o giorni di cassa in contanti = inventario giorni a disposizione + giorni di vendite in sospeso - giorni in sospeso
Il calcolo del ciclo di cassa ti dice quanto tempo ci vuole per trasformare l'inventario in contanti. Questo è molto interessante per le aziende manifatturiere che devono scoprire quanto tempo ci vuole per elaborare le materie prime in inventario vendibile, completare la vendita e ritirare il denaro dal cliente. Questa misura di liquidità, o la facilità con cui l'azienda può trasformare le materie prime finite in denaro, può aiutare a individuare le inefficienze del processo di produzione e di vendita.
Esempio di cash-to-cash
Supponiamo che tu abbia un'azienda che vende widget e che l'inventario tende a rimanere nel tuo magazzino per circa 40 giorni prima della vendita. Dì anche che vendi ai tuoi clienti a credito e ti pagano in circa 50 giorni. Hai le bollette che devono essere pagate e generalmente le paghi entro 30 giorni, quindi hai un debito di 30 giorni in sospeso. Il tuo calcolo andrebbe come segue:
Ciclo di cassa: 40 giorni di inventario + 50 giorni di vendite in sospeso - 30 giorni di debiti in circolazione = 60 giorni di cassa in contanti
Si potrebbe concludere da questo risultato che la vostra azienda avrà bisogno di avere un capitale di lavoro sufficiente a coprire le spese per 60 giorni, dal momento che ci vogliono 60 giorni per ottenere entrate in contanti dal vostro attuale inventario e attività di vendita.
Questo calcolo è utile, soprattutto quando è necessario eseguire il reforecast a causa di cambiamenti nei tempi delle ricevute di cassa, quando si gestisce un flusso di cassa stretto durante una situazione di bancarotta o quando la società desidera esplorare alternative di debito per ridurre il costo del prestito.
Pagamento in contanti
Le erogazioni di denaro, chiamate uscite di cassa, sono somme di denaro che lasciano la società. Alcuni esempi sono i conti da pagare, le spese operative e la piccola cassa.
Il denaro esce dall'azienda e viene registrato in un giornale di esborsi in contanti. Dal giornale di esborso di contante, le transazioni vengono registrate nella contabilità generale, nel registro contabilità fornitori e in tutti gli altri registri applicabili. Ad esempio, come proprietario di un negozio al dettaglio potresti effettuare pagamenti per acquistare nuovi spazi pubblicitari, pagare le bollette nel tuo conto e coprire le spese salariali.
I produttori effettuano erogazioni di denaro per pagare le materie prime per creare prodotti e pagare altri costi di produzione. I conti del giornale di esborso di cassa ricevono debiti e crediti per ogni transazione, e il giornale mostra come i totali influenzano il saldo complessivo del conto di cassa della società.
Guardando i registri di esborsi di cassa nel diario, la direzione può tenere traccia di quanto denaro sta andando fuori dalla società e per quale motivo. La rivista di esborsi in contanti mostra anche il numero di assegno per tutti gli assegni emessi, il che rende facile cercare eventuali assegni mancanti o problematici. In un pacchetto software di contabilità, come QuickBooks, è possibile vedere il giornale di esborsi di cassa chiamato registro di controllo.
Eliminando la frode
I contabili spesso menzionano i controlli interni e queste importanti linee guida fungono da misure di sicurezza per prevenire le frodi quando si tratta di incassi e pagamenti. Le aziende che non dispongono di adeguati controlli interni possono trovare un dipendente che utilizza assegni societari per pagare le proprie fatture personali o effettuare trasferimenti di denaro a se stesso.
Per garantire che gli esborsi in contanti dispongano di adeguate garanzie per prevenire le frodi, è importante che le società separino le funzioni in modo che la stessa persona che autorizza o firma un assegno o bonifico bancario non sia in grado di eseguire altre parti della transazione, come la creazione del controllare o avviare il bonifico bancario.
Per le aziende più piccole, questo può essere difficile a causa di un piccolo staff, e aiuta ad accedere alle dichiarazioni bancarie prima di qualsiasi altro membro della società, a rivedere ogni transazione e controllare la copia, cercando qualcosa che sembra insolito, e quindi seguire la banca se necessario.
Riesaminare i firmatari di controllo autorizzati è un passo importante e questa persona non dovrebbe avere accesso a assegni in bianco o alla possibilità di inserire transazioni nel sistema di contabilità aziendale. L'utilizzo di un timbro di firma per i controlli può creare ulteriori problemi, perché è spesso molto facile per qualcuno rubare il francobollo e anche rubare una pila di assegni in bianco.
Alcune aziende hanno i loro assegni richiedono due firme, di solito con qualche tipo di soglia del dollaro in modo che gli importi di controllo più piccoli possono essere utilizzati con una sola firma. Ciò consente un certo grado di separazione delle funzioni quando si emettono assegni su un determinato importo soglia. Non dimenticare i bonifici, in quanto sono diventati più popolari negli ultimi anni.
Il personale responsabile della creazione di bonifici bancari deve essere separato dalla persona che rilascia i bonifici. Se il personale non consente la separazione, è possibile impostare un sistema in cui la banca chiami un'altra persona all'interno dell'azienda ogni volta che riceve una richiesta di bonifico.Questa chiamata non dovrebbe andare a una persona che ha la possibilità di avviare bonifici bancari.
Infine, eseguire una riconciliazione bancaria mensile utilizzando qualcuno non coinvolto nelle erogazioni di denaro. Eventuali transazioni insolite o immagini di controllo devono essere monitorate e verificate.
Come si calcola un saldo in contanti in apertura?
Le entrate di cassa di una società svolgono un ruolo importante nel bilancio del flusso di cassa. Potresti aver sentito una dichiarazione sul flusso di cassa chiamata "dichiarazione di fonti e usi". Le ricevute di cassa della società rappresentano la linfa vitale dell'azienda, le fonti di denaro. Gli esborsi di cassa della società costituiscono gli usi del contante.
Per calcolare il saldo di apertura delle tue fonti e utilizzare il rendiconto del flusso di cassa, tutto ciò che devi fare è consultare il tuo estratto conto online o chiamare la banca e inserire l'importo di denaro trattenuto in banca. A questo saldo di cassa di apertura, aggiungi qualsiasi somma di denaro in entrata e sottrai le uscite di cassa totali che escono dall'azienda. Il totale di queste tre parti è uguale al saldo di chiusura o alla quantità di denaro che hai lasciato. Per un budget, potresti trovare utile mostrare questo calcolo su base mensile.
Ad esempio, il tuo saldo iniziale è il denaro che hai nel primo giorno del mese. Il saldo di apertura per il mese successivo è uguale al saldo di chiusura del mese precedente. Il saldo di apertura di un determinato mese corrisponde sempre allo stesso importo del saldo di chiusura del mese precedente.
Nell'ambito della creazione di un rendiconto finanziario, in particolare se si utilizza il metodo diretto che include denaro proveniente da attività operative, di investimento e di finanziamento, è possibile chiedere: "Il contante riceve dai clienti un'attività operativa?" Sì, ma non è così semplice. Non tutti i clienti pagano in contanti, quindi alcune delle vendite della società si presentano sotto forma di crediti da quando la vendita è stata effettuata a credito. In questo caso, è necessario iniziare con l'importo totale delle vendite della società per un determinato mese e adattarlo in base alla variazione del saldo dei crediti della società per ottenere il numero di entrate in contanti corretto.
Se i crediti sono aumentati durante il periodo in questione, detrarre questo aumento dal valore delle vendite per calcolare l'importo delle entrate in denaro dei clienti. Se il saldo della contabilità fornitori è diminuito, aggiungi questo importo decrescente alle vendite totali per calcolare il totale denaro ricevuto dai tuoi clienti.
Tipi di ricevute in contanti
Le ricevute di cassa arrivano a un business in molte forme, principalmente dalle vendite dei clienti. A seconda delle dimensioni e del tipo di attività, tali afflussi possono essere sotto forma di pagamenti effettuati con carta di credito, contanti, vaglia o assegni personali, ad esempio. Un'attività di sola sottoscrizione potrebbe ricevere la maggior parte delle sue entrate in contanti sotto forma di pagamenti bancari ACH. Le imprese ricevono anche denaro da attività diverse dalla vendita di beni o servizi, come royalties, interessi attivi, dividendi e plusvalenze da investimenti e proventi dalla vendita di varie attività.
Il ricavo è il denaro che un'azienda riceve dalle sue normali attività commerciali in corso. Quando arriva il momento di leggere i rendiconti finanziari e interpretare le entrate di cassa effettive rispetto a un numero calcolato, aiuta a definire alcuni termini. Ad esempio, le entrate e gli utili sono gli stessi? No, perché mentre le entrate, chiamate anche vendite, rappresentano i soldi dei clienti, i guadagni rappresentano ciò che rimane dopo aver utilizzato tali entrate per pagare le spese dell'azienda.
Le entrate e il profitto sono le stesse? Il profitto significa essenzialmente la stessa cosa dei guadagni, in quanto rappresenta solo la quantità di denaro rimasta dopo aver pagato tutte le bollette del denaro ricevuto dai clienti.
E infine, entrate e entrate sono le stesse? Alcune persone possono usare il termine "reddito" per rappresentare i ricavi delle vendite, ma dal punto di vista della terminologia contabile, il reddito è più probabile che significhi reddito operativo. Il reddito operativo è leggermente diverso da guadagni o profitti perché ha il costo delle merci e le spese operative rimosse dalle vendite, ma a differenza di guadagni o profitti, il reddito operativo non include le spese fiscali e altre spese non operative.
