Brevi rapporti sono uno strumento efficace per comunicare con un direttore generale, che di solito è un dirigente impegnato. Possono essere utilizzati per riferire sullo stato di avanzamento di un progetto, proiezioni finanziarie settimanali o mensili o rapporti sulle operazioni di produzione. A differenza dei report completi che richiedono approfondite ricerche e dettagli, i report brevi richiedono solo le informazioni di base ma più importanti. La stesura di un breve report segue uno stile simile di scrittura di report, salvo che il sommario, lo sfondo, il contenuto, la conclusione o le raccomandazioni sono concisi.
Raccogli dati pertinenti al progetto di cui stai segnalando. Fatelo utilizzando i dati disponibili, come relazioni finanziarie, rapporti di fattibilità e sondaggi già effettuati. Utilizzare materiale di riferimento pertinente, come libri o informazioni da terze parti informate, come esperti del settore come dati per la segnalazione.
Digitare la data, il nome del direttore generale a cui si invia il report, il proprio nome, la propria firma e l'oggetto del report nell'angolo in alto a sinistra del foglio.
Riassumi brevemente il contenuto del rapporto indicando il problema, i risultati, i progressi fino ad ora o una proposta per risolvere il problema. Indica sinteticamente ciò che anticipi saranno i benefici del progetto.
Descrivi lo sfondo scrivendo una breve cronologia del progetto in corso o dell'attività commerciale su cui stai segnalando. Includere i nomi delle persone coinvolte nell'attività o nel progetto, come membri del team di progetto, formatori o capi dipartimento. Fornire ulteriori spiegazioni su cosa sia l'attività o il progetto.
Scrivi il corpo o il contenuto del rapporto includendo i risultati e i dati raccolti nel passaggio 1. Fornisci una breve analisi dei risultati e indica cosa significano per il progetto e l'azienda. Incorporare grafici, questionari, sondaggi e riferimenti nel report per supportare la tua analisi.
Traccia una conclusione dichiarando brevemente lo stato di un progetto o di un'attività. Fornire raccomandazioni solo se il direttore generale ha richiesto questo. Fornisci due brevi e importanti raccomandazioni che riassumono tutti gli altri consigli che altrimenti verrebbero elencati in un rapporto più lungo.
Suggerimenti
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Anche se breve, la relazione non dovrebbe lasciare al lettore domande senza risposta. Fornire tutte le informazioni necessarie in un linguaggio chiaro e preciso.
