Un'adeguata preparazione delle fatture commerciali rende più probabile che la tua azienda venga pagata per i suoi prodotti o servizi in tempo. Un approccio approfondito alla fatturazione può anche aiutarti a mantenere registri migliori e a mantenere il budget in carreggiata.
Crea un modulo standardizzato
Creare un modello di fattura commerciale che includa categorie per tutte le informazioni pertinenti. Il modulo compilabile deve includere la carta intestata o il logo dell'azienda e le informazioni di contatto, inclusi numeri di telefono e fax, indirizzi di posta elettronica e siti Web. Includere gli spot da compilare nella data dell'ordine e la data della fattura, il nome di un venditore o il numero di codice e il numero di licenza o l'ID fiscale del contraente, se applicabile. Crea colonne che ti consentono di compilare quantità, descrizioni e prezzi per gli articoli venduti e un elemento pubblicitario per l'aggiunta dell'imposta sulle vendite e il calcolo di un totale. Lascia uno spazio per le note.
Sii specifico
Quando specifichi i servizi o gli articoli venduti, sii specifico. Includere numeri di parte, codici di riferimento o descrizioni che chiariscano a te e al tuo acquirente a che cosa si riferisce la fattura. Suddividi il lavoro orario e includi le descrizioni dei servizi eseguiti. Ciò consente di tenere traccia dell'inventario e del prodotto di lavoro e consente al cliente di visualizzare un elenco dettagliato di ciò per cui è stato addebitato. In caso di controversia, la fattura può chiarire i malintesi e aiutarti a evitare ritardi nei pagamenti. Se il numero dell'ordine d'acquisto o il codice di autorizzazione dell'acquirente è stato coinvolto nella transazione, includi anche questo.
Vai online
Crea una versione elettronica della tua fattura commerciale per rendere i processi di fatturazione più veloci ed efficienti. Le fatture generate elettronicamente e inviate via e-mail possono essere tracciate in modo efficace, specialmente se si richiede una "conferma di lettura" per tenere traccia di quando il destinatario ha ricevuto e aperto il documento. Questo evita potenziali reclami di una fattura che si perde nella posta. Se si emettono fatture cartacee, includere una busta affrancata per incoraggiare il pagamento rapido.
Fornire opzioni di pagamento
Nota sulla fattura quando il pagamento è dovuto, ed elenca le penali o le spese per i pagamenti in ritardo. Includi le istruzioni su come pagare la fattura, ad esempio opzioni online, assegno aziendale, assegno circolare, vaglia postale o carta di credito aziendale. Fornire il numero diretto al reparto contabilità nel caso in cui un cliente desideri effettuare un pagamento sotto forma di bonifico bancario o carta di debito per telefono.
