Una dichiarazione di lavoro accurata è la chiave per stabilire una relazione di successo tra la tua azienda e un appaltatore di manutenzione. Stabilire chiare aspettative di servizio prima dell'inizio delle offerte può aiutare a evitare equivoci che sono la causa più comune di errori di esternalizzazione della manutenzione, secondo il sito web di FacilitiesNet. Una volta ottenuta un'offerta vincente, negozia i termini e scrivi un contratto di manutenzione chiaro e ben definito.
Requisiti del servizio di manutenzione
Sostituire i tradizionali contratti a livello di servizio basati su input visti nella maggior parte dei contratti di servizio con requisiti di manutenzione basati sui risultati. A differenza degli accordi sul livello di servizio, che in genere includono sia elenchi di materiali che di materiali richiesti, i requisiti di manutenzione definiscono sia l'esito che gli indicatori chiave di prestazione, ma consentono all'appaltatore di stabilire quali passaggi e materiali sono necessari per raggiungere l'obiettivo. I requisiti basati sui risultati sono particolarmente importanti se si stanno esternalizzando strutture o servizi di manutenzione delle attrezzature perché mancano conoscenze o competenze interne.
Parametri del contratto
Definire i parametri che consentono un'efficace amministrazione del contratto. Ad esempio, includere una clausola che definisce un sistema di ordine di lavoro che garantisce che il personale di manutenzione non accetti richieste di manutenzione direttamente dai dipendenti e che fornisca anche un modo per monitorare le prestazioni dell'appaltatore e le richieste di manutenzione urgente o di emergenza. Includere una clausola che specifichi chi è responsabile della fornitura - e del pagamento - degli strumenti e dei materiali necessari per eseguire lavori di manutenzione.
Dare priorità alle situazioni di emergenza e ai tempi di risposta
Affrontare le emergenze di manutenzione includendo un servizio di assistenza post-orario e dando priorità ai tempi di risposta al di fuori dell'orario in base al grado di urgenza. A seconda dei requisiti del servizio di manutenzione, è possibile impostare un'aspettativa di intervento solo durante la settimana o quella che richiede che l'appaltatore sia disponibile 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, 365 giorni all'anno. Assegna priorità alle chiamate di problemi posticipati come di routine, urgenti o di emergenza e imposta i tempi di risposta per le chiamate di manutenzione urgenti e di emergenza. Ad esempio, categorizzare l'aria condizionata malfunzionante come urgente e richiedere che il personale di manutenzione in servizio sia presente sul posto e che lavori alla riparazione entro due ore.
Descrivi un modello di pagamento
Decidi una struttura di pagamento che funzioni per te e per il contraente. Una combinazione di pagamenti a tariffa fissa e variabile funziona bene per la maggior parte dei contratti di manutenzione. Utilizzare un modello di pagamento a tariffa fissa per la manutenzione ordinaria, in servizio e un modello di pagamento variabile per chiamate di emergenza urgenti e di emergenza sia in servizio che fuori orario. Ad esempio, aumenta il pagamento di una quota fissa del 10% per le chiamate urgenti al di fuori dell'orario di lavoro e del 20% per le chiamate di emergenza. Includere un modello di rimborso se si prevede di rimborsare l'appaltatore per tutti o una percentuale degli strumenti e delle forniture fornite.
