Una fattura è un documento che un fornitore invia all'acquirente insieme a una spedizione di merci. Presenta gli articoli inclusi nella consegna e l'importo dovuto per loro. Una dichiarazione è un rapporto aggiornato su ciò che un cliente deve ancora a un fornitore per conto.
Differenze intenzionali
Lo scopo principale di una fattura è chiedere a un acquirente il pagamento. La fattura informa inoltre l'acquirente del costo di ogni articolo incluso in un ordine di acquisto. È la comunicazione del venditore sul motivo per cui l'acquirente deve un determinato importo. Lo scopo principale di una dichiarazione è costringere un acquirente ad effettuare un pagamento sul conto. Mentre una dichiarazione include le spese più recenti, informa anche l'acquirente degli importi ancora dovuti sugli acquisti precedenti.
Elementi fattura
Una fattura tipica include un numero di elementi correlati all'ordine particolare. La parte superiore della fattura include un'intestazione con il titolo della fattura, le informazioni di contatto del venditore e il nome e il numero di un cliente. Ha anche un numero di fattura per scopi di monitoraggio. La data di acquisto, il nome del prodotto, il numero del prodotto, gli ordini di quantità e il costo unitario sono dettagliati per ciascun bene ordinato. Un subtotale per tutti gli articoli acquistati, un importo di imposta sulle vendite e un totale finale vengono solitamente visualizzati nella parte inferiore della fattura. Ha informazioni sui termini di pagamento e un indirizzo di pagamento pure.
Elementi di dichiarazione
Una dichiarazione non è solitamente così complessa o dettagliata come una fattura. Mostra la data di ogni transazione registrata durante il periodo di riferimento. Alcune aziende includono solo gli importi non pagati sulle dichiarazioni, mentre altri mostrano tutte le transazioni in un determinato periodo. Il numero di fattura e il totale della fattura di ciascuna fattura sono indicati nell'estratto conto. Questa informazione consente al cliente di confrontare fatture pagate e non pagate sull'estratto conto con fatture e ricevute. La dichiarazione include anche i termini di pagamento e le informazioni di rimessa.
Date e pagamenti
Una fattura normalmente include la data in cui un ordine è stato elaborato o spedito, nonché una data dovuta per il pagamento. Una dichiarazione ha una "data di dichiarazione", che è il giorno in cui la dichiarazione è finalizzata e inviata all'acquirente. È meglio che gli acquirenti paghino regolarmente i saldi dovuti quando arriva una fattura piuttosto che aspettare le dichiarazioni, consiglia il contabile Harold Averkamp. Talvolta vengono emesse dichiarazioni prima che i pagamenti vengano elaborati. Pertanto, pagando in modo coerente le fatture, si evita la confusione sul fatto che sia stato pagato un saldo quando arriva una dichiarazione.
