Il contante è la risorsa più liquida di un'azienda. È essenziale per pagare le bollette e approfittare delle opportunità finanziarie. Le aziende ricevono denaro da una varietà di fonti, tra cui pagamenti da parte dei clienti, dividendi sugli investimenti e vendite di attrezzature e forniture, tra molte altre fonti. La maggior parte dei conti di cassa delle società subisce numerose transazioni durante tutto il periodo contabile. Registrano informazioni dettagliate relative a tali transazioni nel libro mastro.
Libro mastro secondario
Le aziende utilizzano sia la contabilità generale che i registri secondari per tenere traccia delle transazioni finanziarie della società. La contabilità generale contiene informazioni sull'account per ogni account utilizzato da un'azienda. I registri secondari forniscono informazioni dettagliate su conti specifici. Un libro mastro rappresenta un tipo di libro mastro della società controllata. Un registro di cassa registra informazioni dettagliate per conti di cassa separati. Questi account possono essere separati in base a conti bancari individuali o in base a singole posizioni.
Account-Specific
Alcune aziende gestiscono diversi conti bancari. Ogni conto bancario può essere utilizzato per controllare funzioni specifiche all'interno dell'azienda. Molte aziende, ad esempio, utilizzano un conto bancario esclusivamente per il libro paga, emettendo tutti gli elementi del libro paga e depositando periodicamente fondi sufficienti per coprire tutti gli articoli emessi. Un libro mastro tiene un elenco delle transazioni separato e un bilancio corrente per ogni singolo conto bancario. Ogni volta che la società emette il pagamento da - o effettua un deposito in - un conto particolare, registra tale pagamento nel conto del conto di cassa corrispondente.
Location-Specific
Alcune società gestiscono conti di cassa separati per le singole sedi aziendali. Ogni conto in contanti è utilizzato per controllare le transazioni di cassa specifiche applicabili a una determinata località. Il libro mastro tiene un elenco delle transazioni separato e un bilancio di funzionamento per ogni posizione. Ogni volta che una sede emette un pagamento o registra un deposito, la transazione viene registrata nel conto di contabilità corrispondente.
Saldo contante
La somma di tutti i saldi dei conti di contabilità di cassa deve essere uguale al saldo di cassa totale registrato nel libro mastro generale della società. Alla fine del mese, la società rivede ciascun conto di contabilità di cassa e riconcilia il saldo tra l'account e la documentazione di backup, che include elementi quali estratti conto bancari, ricevute di deposito e assegni annullati. Dopo la riconciliazione di ciascun conto di contabilità di cassa, la società somma i saldi di tutti i conti di cassa e confronta questo totale con il saldo del conto di cassa primario. Eventuali discrepanze devono essere investigate.
