Non è raro che proprietari di aziende e fornitori di servizi riducano i prezzi ai clienti. Ad esempio, se sei un web designer e il progetto su cui stai lavorando richiede più tempo e impegno di quanto pensassi, potresti volerne addebitare di più. In questo caso, ha senso emettere una nota di addebito o una nota di addebito al proprio cliente. Questo documento è ampiamente utilizzato in tutti i settori per fatturazione incrementale, transazioni bancarie e altro ancora.
Suggerimenti
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Un memorandum di addebito, o nota di addebito, è un modulo rilasciato dai venditori per notificare ai clienti che non sono stati fatturati o addebitati a sufficienza. Ha il ruolo di gestire il saldo dovuto su una particolare fattura e correggere gli errori di fatturazione.
Cos'è un memorandum di debito?
Supponiamo tu possieda un'agenzia di marketing digitale e uno dei tuoi clienti richiede servizi aggiuntivi dopo aver effettuato un ordine.È possibile emettere una nota di addebito o una nuova fattura che copre questi servizi. Se si sceglie la prima opzione, è necessario registrare la nota di addebito sull'estratto conto mensile dei crediti insoluti.
Le banche emettono note di addebito per notificare ai clienti le spese relative a pagamenti di prestiti, interessi, commissioni di controllo rimbalzato, addebiti DDA e addebiti di credito e così via. Questo documento può anche essere utilizzato per addebitare una commissione o compensare un saldo residuo rimanente in un conto cliente. Pensala come una fattura informale.
Addebito e note di credito
In quanto proprietario di un'azienda, è importante comprendere la differenza tra le note di debito e di credito. Quest'ultimo viene utilizzato per ridurre la quantità che un acquirente deve al venditore. Gli acquirenti registrano questa riduzione nel saldo dei conti correnti, mentre i venditori lo registrano nel saldo dei crediti.
In generale, le società emettono una nota di credito quando le spese addebitate a un cliente sono troppo alte. Ad esempio, una fabbrica può emettere una fattura di $ 2000 per 200 unità di merci in cui ogni unità costa $ 10. L'acquirente informa la fabbrica che cinque unità sono difettose. In questo caso, la fabbrica può emettere una nota di credito di $ 50 e registrare la transazione nei suoi crediti.
L'importo specificato nella nota di credito può essere rimborsato all'acquirente o applicato all'acquisto. Proprio come un memorandum di addebito, questo documento è in genere per una precedente fattura. Entrambi i documenti hanno il ruolo di correggere errori di fatturazione e errori di fatturazione.
Creare una nota di addebito
Una nota di addebito è relativamente semplice da creare. In primo luogo, determina quanti soldi deve il tuo cliente. Quindi, scegli un formato, ad esempio una ricevuta di pagamento o una lettera scritta. Includere le seguenti informazioni nella nota di addebito:
- Nome del cliente e informazioni commerciali
- Nome commerciale e dati di contatto
- Numero di registrazione fiscale della tua azienda
- Numero di riferimento del cliente (facoltativo)
- Numero e data della fattura
- Breve descrizione dei beni o servizi acquistati
- Importo dovuto dal compratore
- Termini di pagamento, comprese eventuali tasse in ritardo applicabili
Indica il motivo per cui stai emettendo una nota di addebito. Descrivi ciò che è dovuto e perché. Usa un tono professionale. Se la nota di addebito è correlata a una precedente fattura, includi il suo numero nella nota. A seconda delle preferenze, è possibile utilizzare un programma per fogli di calcolo, un elaboratore di testi, un software di fatturazione o modelli di note di addebito. Molti siti Web, come Smartsheet, Template.net e Biztree, forniscono modelli gratuiti che possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze. Tutto quello che devi fare è compilare, scaricare e stampare il modulo.
Quando hai finito, invia la nota di addebito ai tuoi clienti. Se non pagano in tempo, crea e invia un'altra nota di addebito. Prendi in considerazione l'utilizzo di un programma software come QuickBooks per conservare registrazioni accurate dei tuoi addebiti e note di credito, fatture e altri documenti finanziari.
