Negli anni '80 e '90, solo le aziende di medie e grandi dimensioni potevano permettersi costosi sistemi di informazione sulle risorse umane (HRIS). Questi programmi richiedevano grandi computer mainframe e programmatori altamente qualificati per operare e mantenerli. Oggi, quasi tutte le aziende non possono solo permettersi, ma hanno bisogno, un sistema di informazioni sulle risorse umane. Anche un'azienda con meno di 10 dipendenti può acquistare un programma HRIS di base che può essere installato su un computer desktop per automatizzare i processi di base delle risorse umane.
Cos'è l'HRIS?
Essenzialmente, un HRIS è un database o una combinazione di database che condividono le informazioni. Ad esempio, il database di assunzione dei dipendenti cattura tutte le informazioni relative alle domande di lavoro. Quando un'azienda assume un nuovo dipendente, le informazioni demografiche di base della persona vengono condivise con altri moduli HRIS in modo che i membri dello staff delle risorse umane non debbano immettere nuovamente i dati.
Automatizzare e snellire i processi
Un HRIS ha tre componenti di base: informazioni sui dipendenti, buste paga e vantaggi. Rappresentano le funzioni aziendali principali del reparto risorse umane di un'organizzazione. L'HRIS aiuta ad automatizzare e semplificare questi processi, che libera lo staff delle risorse umane per svolgere il lavoro del progetto e affrontare i problemi. Ad esempio, i dipendenti utilizzano un numero di identificazione o "strisciano" una carta di identificazione del dipendente per effettuare il check-in ogni mattina su un orologio elettronico che trasferisce automaticamente i dati all'HRIS. Ciò elimina la necessità per il personale delle buste paga di inserire manualmente le ore di lavoro dei dipendenti dalle cartoline temporali cartacee nel sistema delle buste paga.
Il processo di domanda di lavoro è un altro buon esempio di come un HRIS può ridurre i costi. In molte aziende, i candidati si candidano per lavori via Internet. Ciò significa che il personale delle risorse umane non deve più gestire fisicamente, ordinare e inoltrare le applicazioni ai reparti appropriati.
Segnalazione e supporto decisionale
Poiché i processi di base delle risorse umane sono automatizzati e tutte le informazioni necessarie sono archiviate in database collegati, un HRIS semplifica le attività di reporting e gestione delle decisioni. La maggior parte dei sistemi include una varietà di rapporti sulle risorse umane standard che possono essere utilizzati per gestire l'attività e pianificare il futuro, come ad esempio il compenso per periodo di retribuzione e da inizio anno, l'iscrizione ai sussidi e l'orario e la frequenza dei dipendenti. Molti sistemi di gestione delle risorse umane consentiranno agli utenti di sviluppare report ad hoc per analizzare problemi specifici o identificare le tendenze per aiutare il management nella pianificazione strategica.
Supporto per la conformità legale
Questi sistemi generano report e documentazione richiesti dalle agenzie statali e federali, come la dichiarazione salariale e fiscale W-2, la relazione sull'impiego dei dipendenti EEO-1 e la relazione di sintesi del datore di lavoro EEO-1 e il rapporto del Ministero del lavoro e delle malattie (OSHA 301 Rapporto).
Un HRIS può aiutare le imprese con accordi di lavoro negoziato incorporando i requisiti dell'accordo in operazioni quotidiane, come la tracciabilità dell'anzianità ai fini di promozioni, licenziamenti e aumenti salariali. La tecnologia dell'informazione aiuta anche il reparto Risorse umane a monitorare le lamentele dei dipendenti e i problemi di prestazioni.
Collegamenti HRIS
A seconda della complessità del sistema, un programma HRIS consentirà la condivisione dei dati e l'integrazione con altri sistemi aziendali essenziali, come la gestione della finanza e della supply chain. Inoltre, alcuni sistemi possono fornire collegamenti di rete alle loro compagnie di assicurazione sanitaria e agli amministratori di fondi pensione. Ciò consente al datore di lavoro, al vettore assicurativo o agli amministratori di fondi di condividere le informazioni dei dipendenti in modo rapido e semplice.
HRIS collega anche il dipartimento risorse umane dell'azienda con i suoi dirigenti e dipendenti. Utilizzando una rete Intranet - una rete di computer privata protetta di proprietà e gestita da una società - i dipendenti possono inserire le loro ore di lavoro, iscriversi a programmi di benefit o corsi di formazione continua e ricevere comunicazioni dal dipartimento risorse umane.
