Le aziende e le organizzazioni operano in modi sistematici che riflettono le dimensioni, lo scopo, lo stadio di sviluppo e gli obiettivi dell'azienda. Un organigramma o organigramma è una rappresentazione visiva di questo sistema interno e di una struttura che facilita la comprensione delle operazioni e dei ruoli aziendali. Poiché non tutte le organizzazioni operano nello stesso modo, esistono diversi tipi di strutture di organigramma, tra cui funzionale, matrice, divisionale e flatarchica. Ciascuno di questi layout di organigramma aziendale ha un aspetto unico e fornisce un'istantanea dettagliata della struttura dell'organizzazione. I grafici organizzativi sono uno strumento eccellente per visualizzare relazioni di reporting e ruoli di team all'interno dell'organizzazione.
Perché la struttura organizzativa è importante
Una famosa citazione di Wayne Gretzky, membro della Hockey Hall of Fame, dice che ci manca il 100 percento degli scatti che non prendiamo, che nel contesto dell'hockey, della vita e degli affari significa che non puoi raggiungere un obiettivo se non prendi azione, o "lo scatto _". _ La visione e la missione di un'azienda possono essere avvincenti, ma senza una struttura chiaramente definita, un'organizzazione non ha direzione, non ha obiettivi chiari e obiettivi su cui agire, quindi manca al 100 percento delle sue opportunità per raggiungere il successo. Ad esempio, in un'organizzazione a casaccio, i dipendenti e i dipartimenti potrebbero non capire il loro ruolo e l'importanza dei loro contributi, il che può portare a una mancanza di morale e di esaurimento. Quando una società definisce visivamente la sua struttura organizzativa, vengono chiarite le descrizioni del lavoro, le relazioni e i ruoli degli individui e dei reparti e il raggiungimento degli obiettivi diventa molto più semplice.
Man mano che un'organizzazione cresce, la struttura organizzativa della società potrebbe dover essere modificata per riflettere i cambiamenti all'interno della società man mano che evolve. Ad esempio, una startup potrebbe iniziare con un grafico flatarchico, ma man mano che acquistano slancio, passa a un grafico divisionale man mano che nuove regioni e sottomarche si sviluppano. Quando la vostra attuale struttura aziendale non consente ai vostri team di raggiungere rapidamente i loro obiettivi, cercate una guida per valutare se riorganizzare la vostra struttura ripristinerebbe slancio e raggiungere più rapidamente i vostri obiettivi.
Tipi di strutture di organigramma
Un diagramma di struttura organizzativa si presenta come una mappa di diverse persone e reparti all'interno di un'organizzazione; l'equivalente commerciale di un genogramma familiare che descrive le relazioni tra i vari membri di una famiglia. Proprio come un genogramma familiare ci aiuta a capire la struttura di una famiglia e i ruoli delle persone all'interno della famiglia, una struttura organizzativa ci aiuta a capire i ruoli degli individui all'interno di un'azienda.
Questi sono i quattro principali tipi di strutture degli organigrammi che potrebbero riflettere le operazioni correnti della tua azienda o aiutarti a ristrutturare in una diversa modalità operativa:
- Funzionale: Un organigramma aziendale funzionale descrive ciò che la maggior parte delle persone assocerebbe ai modi operativi burocratici o gerarchici. Questa è una tradizionale struttura top-down con la C-Suite in testa, seguita da altri dirigenti e middle manager con il maggior potere e influenza nella società. Ci sono relativamente pochi dipendenti elencati nella parte superiore del diagramma, con sempre più impiegati o reparti elencati nella parte inferiore del diagramma. Più vai giù nell'organizzazione, meno persone hanno potere. Le persone sono divise in dipartimenti a seconda della loro funzione o del loro set di competenze all'interno dell'azienda. Esempi di organizzazioni gerarchiche includono l'esercito, la maggior parte delle corporazioni e le religioni organizzate. Uno dei principali vantaggi di una struttura funzionale è la capacità di ciascun dipendente e dipartimento di concentrarsi solo su ciò che sanno fare meglio, senza preoccuparsi delle altre parti operative dell'organizzazione. Allo stesso tempo, la mancanza di comunicazione tra i reparti può rallentare il progresso verso gli obiettivi generali dell'organizzazione, poiché spesso la mano destra non ha idea di cosa stia facendo la mano sinistra.
- Matrice: Un organigramma aziendale di matrice è simile a un grafico di struttura aziendale funzionale, tranne per il fatto che i dipendenti riferiscono ad almeno due supervisori, a seconda della situazione e del progetto. Ad esempio, possono avere un capo principale, ma poi diversi project manager per tre diversi progetti su cui stanno lavorando al momento. Ciò significa che sono responsabili di riferire a quattro persone diverse. Anche se questo grafico mostra ancora relazioni top-down, vedrai anche linee di relazione orizzontale tra persone o reparti allo stesso livello perché le persone devono segnalarsi a vicenda su progetti specifici. Un vantaggio del sistema a matrice è che consente una facile comunicazione tra le divisioni. Ma uno svantaggio della struttura a matrice è che i dipendenti possono essere confusi o sopraffatti dal dover fare rapporto a così tanti diversi superiori contemporaneamente, ciascuno con il proprio stile di gestione e le proprie esigenze.
- Divisional (include geografica): Una tabella di struttura aziendale divisionale si applica alle grandi aziende che includono sotto marchi diversi marchi o posizioni geografiche. The Gap è un eccellente esempio di organizzazione divisionale. Nel loro esempio di organigramma, The Gap è elencato in alto, e quindi i marchi che gestiscono sono elencati al secondo livello del grafico, tra cui The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta e Hill City. Ciascuna di queste divisioni ha quindi la propria struttura funzionale nell'organigramma. Un'altra società che opera in questo modo è Fabletics, con il loro nome elencato in cima alla classifica e quindi le divisioni di marca sulla seconda linea, tra cui JUSTFAB, Shoedazzle e Fabletics e Fabkids, con ogni divisione con una propria struttura funzionale. I grafici di divisione possono includere diversi tipi di strutture di organigramma in ciascuna divisione. Mentre una divisione opera con una struttura funzionale, un'altra potrebbe utilizzare una struttura a matrice, mentre una divisione di recente sviluppo è meglio classificata come una flatarchia. La forza della struttura divisionale è che diverse divisioni all'interno della stessa azienda hanno il potere di operare autonomamente come organizzazioni. Tuttavia, la comunicazione tra le divisioni può essere difficile e le differenze nelle politiche e nelle procedure possono rendere le esperienze dei dipendenti radicalmente diverse da una divisione all'altra.
- Flatarchy: In una società piatta, i dipendenti sono invitati a contribuire con nuove idee o a partecipare a gruppi di riflessione, indipendentemente dalla posizione. L'organigramma somiglia ancora a una gerarchia, in quanto ci sono supervisori, ma supervisori e dipendenti possono essere raggruppati in categorie chiamate "squadre piatte", dove le idee di tutti sono ugualmente importanti. Aziende come Google, Linkedin e 3M accolgono tutti i loro dipendenti per partecipare a gruppi di innovazione e offrire tempo alla creatività individuale e ai progetti che potrebbero avvantaggiare l'intera organizzazione. Invece di nuove idee che arrivano dall'alto verso il basso, le nuove idee sono benvenute da qualunque luogo siano generate naturalmente. La forza della flatarchia sta nella ricchezza di possibilità che si aprono all'organizzazione quando le nuove idee non sono limitate alle menti di pochi eletti. Ciononostante, sono necessari una dichiarazione di intenti e una dichiarazione di intenti per mantenere tutti sulla stessa pagina per evitare di perseguire idee in troppe direzioni diverse contemporaneamente.
Creazione di un grafico della struttura organizzativa
Una volta compreso se la tua organizzazione opera utilizzando una struttura funzionale, a matrice, divisionale o piatta, puoi creare una struttura organizzativa che rifletta le tue modalità operative. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw e Insperity OrgPlus sono software che offrono funzionalità di creazione di grafici organizzativi che consentono di scegliere la struttura desiderata e quindi semplicemente inserire le informazioni appropriate per ogni posizione, dipartimento o divisione all'interno della propria organizzazione. Questo software crea automaticamente un grafico che è possibile utilizzare per aumentare la comunicazione e l'efficienza nella propria organizzazione. Le opzioni vanno dalle versioni gratuite a quelle a pagamento, con le versioni gratuite più appropriate per le piccole imprese e quelle a pagamento più appropriate per le organizzazioni più grandi o per coloro che desiderano una grafica altamente personalizzata.
Il tuo organigramma finito può essere utile per spiegare i ruoli alla direzione, aiutare i dipendenti a capire i percorsi per la promozione all'interno dell'azienda o comunicare i piani per il futuro. Alcune aziende utilizzano i loro grafici per un duplice scopo come directory aziendale, completi di numeri di telefono e indirizzi e-mail.
Durante un periodo di transizione organizzativa, la stesura di una serie di grafici della struttura organizzativa può aiutarti a riflettere in base a ciascuna struttura ea come potrebbe avvantaggiare la tua attività, uno strumento prezioso per prendere decisioni informate in futuro.
