Durante il corso del mese lavorativo di un'azienda, i ragionieri fanno parecchie annotazioni nel sistema di contabilità. Alcune di queste voci si verificano come voci di mastro chiamate "voci di diario", effettuate direttamente nella contabilità generale. Alcune di queste voci, se immesse in un mese, devono essere annullate nel mese successivo per cancellare l'account. Un'area a cui questo si applica è ratei mensili.
Inversione di voci
Una voce che richiede lo storno include gli importi immessi nel sistema contabile per allocare le spese che coprono due periodi contabili. Ad esempio, se una fattura per un pagamento di prestito di soli interessi è dovuta ogni mese il 15, solo la metà della voce si applica al mese corrente, mentre l'altra metà della voce si applica al mese successivo. Per ospitare questa transazione, il contabile pagherebbe la metà dell'importo nel mese corrente e farà una rettifica per la seconda metà dell'importo. All'inizio del mese successivo, il contabile dovrà annullare la voce di rettifica per cancellare l'account. Il vantaggio di utilizzare le voci di storno è che consente al contabile di riflettere le spese nel periodo in cui si verificano.
Ratei
I ragionieri creano voci per voci di spesa non ricevute. Ad esempio, se fatturate un cliente per $ 500, ma dovevate pagare un venditore $ 100 per aver completato il lavoro per quella fattura e non aver ricevuto la fattura del venditore, dovete maturare per esso. Lo scopo è quello di garantire che, per le entrate generate, vengano registrate anche le spese. Per il mese in cui hai addebitato al cliente $ 500, dovresti maturare una spesa di $ 100 per il venditore, che richiede una registrazione per l'annullamento nel mese successivo. Tuttavia, quando si accumulano e si annullano le voci, non è possibile dimenticare di rendere sopravvalutati gli inversioni o il conto spese. Uno svantaggio dell'uso di inversione delle voci è la possibilità che ti dimenticherai di crearle.
Doppio lavoro
Fare le voci di inversione richiede un sistema per rintracciarli per assicurarsi che si completino correttamente. Senza tracciare le voci di inversione su un foglio di calcolo, non saprai cosa invertire nel prossimo periodo. I sistemi di contabilità che richiedono di inserire manualmente le voci di inversione richiedono che il contabile faccia il doppio lavoro. Per ogni voce effettuata che richiede un'inversione nel periodo successivo, il contabile deve effettuare due registrazioni, una per ciascun periodo. Questo può essere un compito ingombrante e richiede il monitoraggio di eventuali errori, poiché gli importi immessi in un periodo e invertiti nel successivo devono essere uguali a zero.
Conti sopravvalutati o sottostimati
Un altro inconveniente nell'usare le voci di inversione è che gli errori possono sopravvalutare o sottostimare l'account. Sebbene i ratei contabili consentano a un commercialista di tenere traccia correttamente delle entrate o delle spese sostenute ma non ricevute, dimenticando di invertire la voce potrebbe finire in un importo esagerato o sottostimato nel conto, perché la voce di storno sarebbe assente.
Altre voci, più errori
L'uso delle voci di inversione raddoppia il lavoro del contabile e la possibilità di errori aumenta quando aumenta il lavoro manuale. Un sistema che preveda l'inversione automatica delle voci accumulate potrebbe essere il più efficiente, perché la voce originale deve essere fatta una sola volta. Anche se il contabile avrebbe comunque rivisto le voci di storno, non avrebbe dovuto raddoppiare il suo lavoro.
