Ogni azienda deve disporre di un metodo per registrare, organizzare e analizzare i dati finanziari derivanti dalle transazioni commerciali quotidiane. In molti casi, le aziende e le società devono aderire ai Principi contabili generalmente accettati che richiedono un sistema specifico di contabilità e contabilità. Le imprese più piccole, tuttavia, necessitano anche degli elementi di base della contabilità per prepararsi alle imposte e tenere traccia dei guadagni. I sistemi di contabilità possono essere impostati manualmente - utilizzando libri fisici - o utilizzando programmi software di contabilità per organizzare e mantenere le informazioni.
riviste
In un sistema di contabilità, i diari sono il primo posto che puoi cercare per trovare informazioni complete su una transazione. Il giornale generale, utilizzato da molte aziende che impiegano un sistema di contabilità a partita doppia, registra gli importi di debito e di credito per ciascun conto al verificarsi delle transazioni. Può anche elencare una breve descrizione della transazione. Alcune aziende possono avere riviste specializzate, ciascuna per registrare un tipo specifico di transazione. Ad esempio, è possibile avere sia un esborso in contanti che un registro delle entrate, che registra gli assegni depositati e scritti e il denaro speso e depositato.Altre riviste includono i giornali delle paghe, i conti fornitori e i conti clienti.
Ledgers
I registri contabili raggruppano le transazioni in base al conto e l'effetto che ha sul business. Le categorie nel libro mastro possono includere attività, passività, spese e entrate. Ogni categoria contiene sezioni per ciascuno di questi tipi di account (ad esempio, account di spesa). Periodicamente, le registrazioni dei periodici aziendali vengono registrate o registrate nei libri mastri. Un sistema di base ha una raccolta di "account T" che hanno due colonne, una per i debiti e i crediti. Tuttavia, i sistemi di contabilità a tre o quattro colonne possono essere utilizzati per registrare altre informazioni, ad esempio un bilancio di esecuzione dell'account.
Fogli di lavoro
I fogli di lavoro forniscono al contabile o al contabile un modo per analizzare i dati e testare l'accuratezza dei libri contabili, dei periodici e di altri documenti utilizzati per preparare i rendiconti finanziari. Uno di questi fogli di lavoro, il bilancio di verifica, elenca i saldi di tutti gli account nel libro mastro, registra i movimenti delle voci nei conti e chiude tutti gli account temporanei. Quando "bilanciato", i saldi a debito devono essere uguali ai crediti, altrimenti il libro mastro contiene un errore che deve essere corretto. Altri fogli di lavoro includono schede di analisi e riconciliazione. I fogli di lavoro di analisi analizzano il saldo di un account specifico. I fogli di lavoro di riconciliazione riconciliano le differenze tra due o più importi noti, come l'importo di denaro che hai registrato nel conto di contabilità generale e l'importo indicato nell'estratto conto.
Bilancio d'esercizio
I rendiconti finanziari comunicano a persone esterne informazioni essenziali sulla situazione finanziaria di un'azienda. La maggior parte dei sistemi di contabilità utilizza quattro principali rendiconti finanziari. Lo stato patrimoniale fornisce un'istantanea della posizione finanziaria di una società per una data specifica, elencando i dettagli delle sue attività, passività e patrimonio netto. Lo scopo del conto economico è mostrare i guadagni netti dell'attività per un periodo specifico. I rendiconti finanziari indicano gli aumenti e le diminuzioni di cassa per un periodo in quanto si riferiscono a operazioni commerciali, attività di investimento e finanziarie di un'azienda. Infine, la dichiarazione dei dati patrimoniali dell'azionista o proprietario cambia negli utili non distribuiti della società, elencando voci come l'utile netto dell'anno e i dividendi pagati agli azionisti.
