Quando un business incorpora, archivia articoli di incorporazione con un'agenzia di stato. Gli articoli costitutivi diventano informazioni pubblicamente disponibili. L'ignoranza della loro natura pubblica può comportare la divulgazione involontaria di informazioni personali.
Dove trovare articoli
Gli incorporatori archiviano articoli di costituzione con il segretario di stato o altra agenzia statale specificata nel codice aziendale di tale stato. Chiunque può ottenere una copia degli articoli di incorporazione per qualsiasi attività pagando una tassa modesta all'agenzia di archiviazione. In Arizona e in altri stati, le copie digitalizzate degli articoli costitutivi sono disponibili online gratuitamente.
Pubblicazione
Le procedure di deposito specifiche variano tra gli stati. Oltre al deposito presso l'agenzia statale, gli incorporatori potrebbero dover pubblicare gli articoli su un giornale locale. Un requisito di pubblicazione farà circolare il testo degli articoli a chiunque ottenga quella edizione del giornale.
Informazioni divulgate
Gli articoli costitutivi identificano il nome della società, il numero di azioni di azioni autorizzate per l'emissione e il nome e l'indirizzo di un agente per il servizio del processo. A seconda di dove si forma la società, la legge potrebbe richiedere che gli articoli contengano informazioni aggiuntive. Gli indirizzi sono una fonte comune di preoccupazione. Un funzionario o direttore aziendale può elencare il loro indirizzo di casa senza rendersi conto che questo diventerà un documento pubblico.
Altri documenti societari
Dopo l'incorporazione, la legge statale potrebbe richiedere la presentazione di relazioni annuali che elencano funzionari e direttori e altre informazioni. Anche le relazioni annuali diventano disponibili al pubblico. La maggior parte degli altri documenti aziendali rimane privata, tra cui statuti, verbali delle riunioni e patti parasociali.
