Una lettera di emergenza include i piani e le procedure che un dipartimento aziendale seguirà se accade qualcosa che potrebbe influire positivamente o negativamente sulle operazioni dell'azienda. La lettera spiegherebbe come rispondere a un incendio o alla perdita di dati - o alla fortuna inaspettata, come un grande ordine. Mentre un piano di emergenza completo per l'intera azienda può comprendere numerosi dipartimenti, una lettera di emergenza si concentra sui problemi che un singolo dipartimento può incontrare e delinea un piano per risolvere tali problemi.
Processi e attività
Ogni supervisore del dipartimento dovrebbe preparare una lettera di emergenza che descriva dettagliatamente i processi aziendali che gestisce e le attività che sovrintende. Questa lettera dovrebbe includere tutto ciò che il dipartimento fa, ogni persona con cui comunica, quali risultati finali fornisce e quando presenta i risultati. Ad esempio, la lettera di contingenza per un dipartimento di contabilità deve mostrare come l'ufficio contabilità comunica con il reparto vendite per registrare i crediti e i suoi metodi di comunicazione con il reparto acquisti per tenere traccia dei conti da pagare, nonché come il dipartimento fornisce rendiconti mensili e trimestrali dichiarazioni dei redditi.
Punti di fallimento
La lettera di emergenza dovrebbe includere i punti di fallimento in ogni processo. Questi sono gli eventi che possono interrompere il completamento di un processo o di un'attività. I punti di fallimento possono andare da catastrofi naturali a perdita di dati catastrofici a semplici errori di comunicazione tra colleghi. Una lettera di contingenza che delinea i punti di errore di un reparto contabilità può includere l'omissione di fatture di vendita di una settimana o un crash del disco rigido che cancella importanti rendiconti finanziari.
Probabilità e impatto
La parte successiva della lettera di contingenza specifica la probabilità che i punti di errore possano verificarsi e l'impatto che tali punti di errore avrebbero sulle operazioni. La lettera può mostrare come alcuni punti di errore hanno un'alta probabilità, ma rappresentano una minaccia minima, mentre altri punti di fallimento possono essere altamente improbabili ma portare conseguenze devastanti. La lettera di contingenza per il sistema di tenuta dei registri automatizzato di un dipartimento di contabilità può mostrare una bassa probabilità di non aggiornare i registri della società, ma la lettera può anche mostrare come un errore in questo sistema può avere un impatto grave sulle operazioni del dipartimento.
Piano d'azione per imprevisti
La lettera di contingenza conterrà un piano di azione che delinea i passaggi che il dipartimento intraprenderà se si verifica un punto di errore in modo che il reparto possa aggirare il punto di errore mentre svolge un compito necessario. Mentre le azioni delineate nella lettera di contingenza potrebbero non essere i metodi più efficienti o convenienti per completare l'attività, ottengono il lavoro da svolgere. Il piano d'azione nella lettera di contingenza del dipartimento contabilità può includere i passaggi per utilizzare i libri contabili e il calcolatore della contabilità cartacea in caso di perdita di dati da un disco rigido arrestato.
