Quando richiedi una sovvenzione, di solito ti verrà richiesto di presentare un budget proposto insieme al resto della proposta. In quasi tutti i casi, tale budget deve essere accompagnato da una descrizione del budget. Questa sezione del pacchetto di proposte di sovvenzioni aiuta a spiegare e, soprattutto, a giustificare i numeri nel budget proposto. Una descrizione del budget forte, supportata e ben scritta aiuta a convincere le persone incaricate di assegnare la sovvenzione che la tua organizzazione e il tuo progetto sono la scommessa vincente tra un gruppo eterogeneo di candidati.
Cos'è una descrizione del budget?
Mentre i programmi di sovvenzione spesso richiedono ai candidati di soddisfare le linee guida specifiche del programma, la maggior parte dei pacchetti di sovvenzioni richiede che la proposta includa un budget pianificato e una descrizione del budget di accompagnamento. La descrizione può essere contenuta in una sezione separata della proposta, oppure può essere aggiunta al budget come punti elenco o note allegate a voci di budget specifiche. Mentre lo scopo della sezione del budget è di dare al lettore un'impressione istantanea dei numeri stessi, la narrativa dovrebbe essere progettata per giustificare il budget, sia in modo totale che in modo dettagliato. Una giustificazione adeguata e accurata di ciascuna voce di bilancio è particolarmente importante per le sovvenzioni di importo elevato. I dettagli narrativi devono aiutare a spiegare ai lettori come e dove i fondi della sovvenzione avranno un impatto positivo, nel caso in cui la proposta venga accettata.
Qual è la funzione della descrizione del budget?
Lo scopo della descrizione del budget è sia spiegare che giustificare i costi previsti per il piano della proposta. Per essere efficace, una descrizione del budget deve essere scritta chiaramente e sinteticamente in un linguaggio semplice. La narrazione spiega perché ogni costo specifico è necessario per raggiungere gli obiettivi della proposta e gli obiettivi del programma di sovvenzioni. Per rendere il lavoro più facile e più semplice, crea il tuo budget e la tua descrizione del budget all'incirca nello stesso momento. Il lavoro che fai per creare una sezione necessariamente informa e forma l'altro, e viceversa.
Come organizzi una descrizione del budget?
In generale, i racconti di bilancio saranno organizzati secondo le linee dell'organizzazione del bilancio, poiché il suo scopo è quello di chiarire e giustificare il bilancio. Creare una narrativa che imiti la struttura organizzativa del budget stesso aiuta a rafforzare i tuoi dati e il senso di una proposta coesa per il tuo lettore.
Inizia classificando ogni parte della tua narrazione in linea con il modo in cui lo stesso budget. Potresti voler scrivere una sezione separata per oggetti insolitamente costosi, invece di raggrupparli in un singolo paragrafo. Altrimenti, per la maggior parte, ogni articolo dovrebbe essere coperto nel proprio paragrafo, nella categoria appropriata. Includere informazioni specifiche sul motivo per cui tale costo specifico è necessario, in che modo si riferisce al programma in uso e in che modo migliora gli obiettivi della sovvenzione. Inoltre, includere il supporto documentato per l'articolo, il suo costo e la fonte specifica, se applicabile.
Qual è un esempio di ripartizione del budget?
Un esempio di ripartizione del budget include le seguenti categorie:
- Personale e consulenti (o alternativamente suddividerli in due categorie separate)
- Benefici marginali
- Viaggio
- Altri contratti e servizi
- Strumenti / Attrezzatura
- Forniture e materiali
- Reddito del programma
- miscellaneo
Le sovvenzioni per le quali si sta candidando potrebbero avere i propri requisiti specifici per la proposta in generale o la descrizione del budget e del budget in particolare. Controlla sempre i requisiti della tua sovvenzione prima di finalizzare la proposta e la descrizione del budget. La maggior parte delle sovvenzioni prevede che gli elementi del budget siano classificati.
Scrivi come a un amico
Per essere efficace, il contenuto di una descrizione del budget dovrebbe essere specifico, ragionevole, praticabile e ben organizzato. Tieni presente che lo scopo della narrazione è di giustificare i costi e le spese proposte e di dimostrare che sono entrambi giustificati e necessari. Per creare una bozza del racconto per ogni sezione e voce del budget, avvicinati al compito come se stessi spiegando a un amico interessato che non ha alcun rapporto con il programma, la tua azienda, la sovvenzione o l'organizzazione di finanziamento. Questa persona vuole saperne di più ma manca del background o del vocabolario professionale per comprendere i tuoi obiettivi in modo istintivo. Dovrai spiegarlo a questo amico interessato e inesperto usando termini chiari e semplici e un ragionamento diretto.
Scrivi ciascuna sezione narrativa come se parlassi direttamente a questa persona. Questo ti aiuterà a creare una narrativa di processo con un flusso di conversazione usando un linguaggio semplice e chiaro. Una volta che hai scritto una bozza completa con questo approccio, puoi tornare indietro e modificare il testo per scorrere più agevolmente e correggere eventuali problemi di leggibilità.
Ripeti i numeri per chiarezza
Ripeti i prezzi esatti nel tuo racconto, assumendo che la tua narrazione si trovi in una sezione separata della tua proposta. Ciò rende più facile per il lettore comprendere il budget e i dettagli su come verranno utilizzati i fondi. Se il tuo budget è basato su proiezioni, spiega come hai valutato i costi e se hai citazioni o stime scritte da fornitori esterni, allegali alla tua proposta come appendici.
Inoltre, procedi nel presupposto che il tuo lettore non comprenderà necessariamente come ogni oggetto debba essere utilizzato o quale sia il suo scopo nel raggiungimento dei tuoi obiettivi. Includi descrizioni chiare su come l'oggetto verrà utilizzato o su cosa il servizio contribuisce al tuo programma proposto.
