Come organizzare e tenere traccia di più attività di modifica

Un compito è un'unità di lavoro. Lo scopo di un compito può variare da una questione che richiede una manodopera minima a una che richiede un considerevole lavoro che implica una serie di sottoattività per il suo completamento. Le attività sono generalmente correlate a obiettivi e obiettivi specifici e limitati nel tempo. Pertanto, l'organizzazione e il monitoraggio delle attività è importante per raggiungere obiettivi e obiettivi. Impegnando le attività su carta o un programma per computer, prendi il controllo della tua giornata e, in definitiva, i tuoi obiettivi e obiettivi a breve ea lungo termine.

Articoli di cui avrai bisogno

Lista di cose da fare
Calendario

Passare attraverso l'elenco delle attività e inserire un valore numerico per ogni articolo in base alla sua priorità misurata. Questo ordina le tue azioni in un modo che ti dà la migliore possibilità di ottenere il massimo impatto durante il corso della giornata. Assegna la priorità alle attività decidendo sull'importanza di ciascuna attività per i tuoi obiettivi e obiettivi. Alcuni compiti arriveranno con un naturale senso di urgenza, mentre altri potrebbero darti una pausa per valutare se abbiano davvero una reale importanza.

Stimare il tempo necessario per eseguire ogni attività. Inserire un intervallo di tempo che imposta l'allocazione temporale minima e massima per eseguire ciascuna attività. La quantità di tempo necessaria per completare un'attività potrebbe influire sulla sua priorità per il giorno. Ad esempio, un semplice lavoro di routine che richiede cinque minuti per completare può avere la priorità su un'attività con una importanza relativamente maggiore che richiede da tre a cinque ore per essere completata. Le attività che richiedono tempi più lunghi per essere completate dovranno naturalmente essere calandrate in un arco di tempo più lungo.

Imposta le scadenze per ogni attività. Le scadenze focalizzano la vostra attenzione e incoraggiano la vostra conformità. Alcuni compiti avranno scadenze stabilite da parti esterne come quelle stabilite dai clienti o da istituzioni esterne. Altre attività richiederanno di stabilire una scadenza. Questo sarà modellato da fattori come la quantità di tempo richiesto per completare l'attività e se il lavoro degli altri è richiesto per completare l'attività. Inoltre, quando si delegano le assegnazioni delle attività, è utile consegnare le richieste con scadenze leggermente precedenti alla scadenza per l'attività.

Pianifica le attività. Questo implica decidere come organizzare attività e attività sul tuo calendario. Considera la naturale relazione tra le attività quando le pianifichi. Otterrai la massima efficienza raggruppando attività simili insieme, ad esempio completando la fatturazione per diversi progetti in un determinato momento. Inoltre, considera i tuoi picchi di energia personali durante il corso della giornata durante la pianificazione delle attività. Se la tua forza mentale raggiunge il picco durante le ore del mattino, pianifica le attività che richiedono un'attenzione mentale ottimale durante quel periodo. Se la tua energia scende di 3 pm, questo potrebbe essere il momento migliore per pianificare le faccende semplici.

Sii flessibile. È possibile stabilire le priorità, impostare le scadenze e pianificare le attività in modo da sfruttare al meglio il proprio tempo, solo per ricevere una chiamata da qualcuno il cui elenco di urgenze richiede tempo e attenzione. Non lasciare che questo deragli i tuoi sforzi. Le tecniche di gestione del tempo includono il factoring in flex time nel tuo programma giornaliero. Inoltre, se un'opzione praticabile, stabilire determinati periodi di tempo come "tempo senza interruzioni" per le attività che richiedono alti livelli di concentrazione.

Traccia e segna i tuoi progressi. Sviluppa un diagramma di flusso visivo o un grafico del tuo elenco di attività che sequenzia le attività. Sviluppare diagrammi di flusso delle singole attività per le attività principali che includono una serie di attività secondarie. Man mano che completi attività e sottoattività, tagliale dalla tua lista. Alla fine di ogni giorno e alla fine di ogni settimana lavorativa, rivedi i tuoi progressi e riorganizza le tue attività con nuove liste e grafici per il nuovo giorno e la nuova settimana.