Molte aziende utilizzano software di contabilità per automatizzare le attività di contabilità di routine, stabilire controlli e creare report finanziari. Con più pacchetti software di contabilità sul mercato, di solito c'è uno che può soddisfare la maggior parte delle esigenze di un'azienda, che si tratti di una grande azienda o di una ditta individuale. Mentre il software di contabilità può essere un risparmio di tempo e aiutare a preservare i dati, ci sono alcuni svantaggi dell'utilizzo del software di contabilità.
Perdita di dati o servizio
Quando un'azienda è dipendente dal software di contabilità, qualsiasi interruzione del servizio dovuta a un'interruzione dell'alimentazione o del computer potrebbe causare un'interruzione del lavoro. Le interruzioni del lavoro possono impedire l'inserimento di nuove informazioni e impedire l'accesso alle informazioni memorizzate. Inoltre, se le informazioni non vengono correttamente salvate, un'interruzione del computer potrebbe comportare la perdita di dati finanziari.
Informazioni errate
Le informazioni in un sistema di contabilità sono valide solo come le informazioni inserite nel sistema. Dal momento che la maggior parte dei sistemi di contabilità richiede un input manuale dei dati, i risultati finanziari potrebbero essere errati a meno che tutti i dati di input non vengano rivisti. Se vi è la tendenza a rivedere solo i rapporti finali o l'output di un sistema contabile, potrebbe essere difficile trovare informazioni errate.
Configurazione di sistema
Ogni azienda ha aspetti unici che possono causare difficoltà quando cerca di adattare un pacchetto software di contabilità generico alle sue esigenze. Sebbene la personalizzazione sia disponibile per molti programmi, potrebbe causare tempi di inattività e potenziali inesattezze se non eseguita correttamente. Inoltre, man mano che un'azienda cresce, potrebbe essere necessario modificare i pacchetti software di contabilità; questo potrebbe causare una grande interruzione, dal momento che le informazioni devono essere migrate e una nuova formazione è necessaria per il personale.
Costo
Uno svantaggio del software di contabilità è il costo coinvolto. Oltre alla spesa iniziale per l'acquisto del software, vi sono i costi di manutenzione, personalizzazione, formazione e hardware del computer. Sebbene il risparmio di tempo possa giustificare il costo, per alcune aziende potrebbero volerci anni prima che un investimento in software di contabilità si ripaghi da sé.
Frode
Le informazioni memorizzate elettronicamente possono essere manipolate e consultate se non sono stati predisposti adeguati controlli e misure di sicurezza. Sono necessari controlli rigorosi per garantire che solo il personale autorizzato utilizzi il software di contabilità e abbia accesso ai rapporti. Poiché i dati finanziari possono essere sensibili e riservati, l'utilizzo di software di contabilità crea il potenziale per la frode.
