Scrivere un report di progetto può essere un compito scoraggiante se non si inizia con un piano organizzativo. I report di progetto contengono in genere gli stessi elementi di base che forniscono ai lettori informazioni relative agli obiettivi, al piano, al budget e ai risultati del progetto. Utilizzando alcune tecniche di base per la scrittura di report, è possibile creare un documento di progetto efficace che mostri i colleghi che si sono organizzati e in grado di fornire informazioni importanti.
Determina il tipo di rapporto sul progetto che stai scrivendo. Rapporti di progetto comuni includono proposte, raccomandazioni sul campo di applicazione del lavoro, aggiornamenti di stato, analisi della varianza e recensioni e raccomandazioni finali. Ciò ti aiuterà a fornire le informazioni esatte desiderate dai membri del team, dal supervisore o da altre parti interessate.
Scrivi una bozza per il tuo rapporto. Includere una copertina, una pagina di contenuto, un sommario esecutivo, un corpo principale e un'appendice. Decidi quali categorie di informazioni dovrai affrontare. A seconda del tipo di rapporto che stai scrivendo, questi possono includere obiettivi, metodologia del progetto, personale, risorse necessarie, durata, benchmark di successo, budget, scostamenti, risultati, scadenze, risultati e raccomandazioni.
Raccogliere le informazioni necessarie per completare ciascuna sezione. Ciò potrebbe richiedere la conduzione di interviste con le persone che richiedono il progetto, i membri dello staff che lavorano al progetto e le parti interessate che sono l'obiettivo del progetto, come clienti, dipendenti interni o fornitori e fornitori. Ottieni dati storici, come volumi di vendita, budget, livelli di partecipazione e dati demografici precedenti.
Scrivi la prima bozza del sommario esecutivo, che è una breve panoramica del rapporto. Questo dovrebbe includere il motivo per cui il lettore sta ottenendo il rapporto, i punti salienti fondamentali del rapporto e le raccomandazioni. Non includere i dettagli più fini in un sommario esecutivo, che è spesso una panoramica di mezza pagina. Fornire dettagli e supporto nel corpo del report del progetto.
Scrivi ogni sezione del rapporto usando i tuoi dati e le interviste. Organizza le sezioni utilizzando un ordine logico. Ad esempio, non iniziare con il budget finché non hai spiegato i componenti necessari per il progetto. Questo ti permetterà di evitare di dover spiegare ogni spesa e perché è necessaria due volte. Non elencare i nomi del personale che lavora sul progetto fino a quando non hai elencato i componenti del progetto. Per una sezione di varianza, includere i risultati esenti originali e quindi i risultati effettivi.
Completa il rapporto con un riepilogo e consigli basati sulle tue scoperte. Utilizza i dati per supportare le tue conclusioni e raccomandazioni. Fai riferimento ai lettori dell'appendice del tuo articolo, che includerà informazioni dettagliate sull'assistenza, come bilanci dettagliati, grafici, grafici e altri dati tecnici.
Esamina il tuo riepilogo esecutivo per determinare se una qualsiasi delle tue somme iniziali debba essere modificata in base alle informazioni che hai scoperto durante la scrittura del rapporto. Scrivi la versione finale del sommario esecutivo.
Compilare le informazioni nell'appendice e posizionarle nell'ordine in cui le informazioni vengono visualizzate nel report. Torna al tuo rapporto e includi note a piè di pagina o numeri di pagina per indirizzare i lettori alle informazioni sull'appendice.
