Le procedure di front office devono essere personalizzate per adattarsi alla tua attività. Ad esempio, uno studio medico o dentistico richiederà procedure diverse da uno studio legale, un'agenzia di raccolta, un barbiere o una fabbrica. Prenditi del tempo per sviluppare una checklist completa che affronti importanti obiettivi e obiettivi del front office.
Nozioni di base
Per le aziende che ricevono un traffico client stabile, le procedure del front office dovrebbero riflettere l'ambiente aziendale generale. Un business caldo e invitante enfatizzerà l'importanza del sorriso e del mantenimento dell'etichetta telefonica professionale. Gli uffici medici o dentistici fanno molto affidamento sui flussi costanti dei pazienti. Quindi, il front office di una clinica dovrebbe disporre di personale addetto sufficiente per controllare i pazienti, rispondere alle domande dei pazienti di persona e al telefono e gestire le partenze dei pazienti, incluso il pagamento e la pianificazione delle procedure di follow-up. Prendi in considerazione l'idea di lavorare con un servizio telefonico per gestire le chiamate dei clienti dopo l'ora.
programmazione
Una parte importante della gestione di un front office di successo riguarda la gestione degli appuntamenti di lavoro. I dipendenti del front office devono contattare i clienti il giorno prima del loro appuntamento e confermare l'orario previsto. Crea un elenco di annullamento o no-show in modo da poter pianificare altri appuntamenti per compensare quelli abbandonati. I dipendenti del front office di un hotel devono mantenere un registro accurato delle camere perché ciò influisce direttamente sul servizio in camera e sulle operazioni di pulizia. I dipendenti del front office delle scuole elementari, medie e superiori dovrebbero mantenere registrazioni accurate degli studenti, incluse quelle relative alle assenze e ai visitatori degli studenti.
miglioramenti
Valutare continuamente le procedure del front office. Se trovi margini di miglioramento, crea e implementa strategie appropriate. Se il front office è sopraffatto dalle chiamate e non può sempre fornire un eccellente servizio clienti, prendere in considerazione la possibilità di cambiare il sistema telefonico (ad esempio, utilizzando un sistema telefonico per computer) o utilizzare la tecnologia di instant messaging per valutare la disponibilità del personale. Valuta se la gestione dei casi del tuo front office può essere migliorata senza supporti cartacei.
