Chiunque può apprezzare la vista di un dirigente impegnato e di alto livello, seduto dietro una grande scrivania senza nemmeno un pezzo di carta - figuriamoci un granello di polvere - in vista. Le apparenze smentiscono la realtà, perché l'esecutivo è probabilmente tanto impegnato quanto te, ma ha trovato il modo di organizzare il carico di lavoro del suo ufficio. Puoi anche farlo finché sviluppi un sistema che funzioni per te. Ciò potrebbe significare impiegare alcune tecniche "provate e vere" mentre si escludono gli altri.Come quel dirigente di alto livello, ricorda che sei al comando e che ti conviene prendere il controllo del tuo carico di lavoro prima che prenda il controllo di te.
Stabilisci un sistema di archiviazione - elettronico e cartaceo - in modo che tu possa prontamente dispensare le informazioni una volta che hai finito di esaminarle. Molti professionisti sono "master stackers", il che significa che tendono ad accumulare pile di carta che alla fine li sopraffanno. Impegnati a lavorare su un progetto e poi, quando hai finito, salvalo subito. Per i file cartacei, creare un file system con codice colore, con ciascun colore che denota un messaggio significativo per l'utente. Ad esempio, implementare un sistema di gerarchia a tre colori in cui verde significa "alta priorità", giallo significa "priorità moderata" e rosso significa "bassa priorità". Oppure, per ridurre il numero di file sulla tua scrivania, usa un sistema a due colori. Segui la stessa logica per creare un sistema di archiviazione per computer.
Crea una lista di cose da fare ogni giorno e tienila sempre con te per mantenerti concentrato e in pista. Compilare i compiti man mano che li completi. Allo stesso modo, tieni sempre un calendario sempre con te, incrociando i due riferimenti se necessario. Controlla la tua lista di cose da fare alla fine di ogni giorno e l'inizio di ogni nuovo giorno per cementare i tuoi obblighi quotidiani nella tua mente.
Stabilire limiti di tempo e scadenze per ciascuno di questi compiti, essere ottimisti ma anche realistici. Siate particolarmente vigili sul tempo dedicato alla lettura e alla risposta alle e-mail, poiché è incredibilmente facile essere risucchiati dal "vortice di e-mail" che richiede tempo. Contrassegnate le vostre e-mail con messaggi "ad alta priorità" per concentrare i vostri sforzi - e quindi decidere se rispondere o meno di conseguenza.
Inizia le telefonate e le riunioni con una stima della loro durata, quindi guarda l'orologio e segui il piano. La gente rispetterà la tua disciplina se dici qualcosa del tipo: "Come so che siamo tutti occupati, facciamo del nostro meglio per mantenere questa telefonata o riunione per 30 minuti."
Stabilisci i confini per i colleghi che potrebbero tentare di intrappolarti in un pranzo prolungato o una prolungata conversazione sulla loro terribile appuntamento al buio la sera prima. Mentre alcune interazioni sociali sono importanti per costruire relazioni tra colleghi, fai attenzione che non sfugga di mano e lanci una curva nel tuo giorno lavorativo altrimenti ben strutturato.
Riconsiderare il multitasking. Potresti pensare che parlare al telefono, scrivere una mail e rivedere una proposta di marketing ti renda un super dipendente, ma in effetti potresti diffondere la tua attenzione e invece essere controproducente. Se è necessario, sforzati di focalizzare l'attenzione su un'attività alla volta e confronta i risultati con la modalità multitasking di organizzazione del carico di lavoro.
Valutare il carico di lavoro attuale prima di accettare nuove responsabilità. Sebbene molti dipendenti credano che dovrebbero intensificarsi e non dire mai di no a tali richieste, considerate attentamente se avete tempo per completare le attività e se possono essere portate a termine secondo i vostri elevati standard.
Consultare il proprio supervisore per assicurarsi di essere sulla strada giusta con il piano per organizzare il carico di lavoro dell'ufficio. Esamina il tuo "piano d'azione" e chiedi feedback.
