Un rapporto sulle chiamate è un aspetto importante della gestione di un'attività di successo. I venditori e altri professionisti utilizzano i resoconti delle chiamate per registrare i dettagli di tutte le chiamate telefoniche effettuate, nonché le visite a potenziali e clienti esistenti. Le relazioni sulle chiamate includono in genere ciò che è stato discusso, l'esito della conversazione e qualsiasi altra informazione pertinente. Questi report vengono quindi inviati ai supervisori e utilizzati per mantenere un registro dei contatti con i clienti. Possono anche fornire ai supervisori un prezioso feedback sulle prestazioni lavorative di un dipendente.
Inizia documentando con chi stai parlando. Includi informazioni dettagliate su questa persona. Potrebbe essere un client, un potenziale cliente o un client di ritorno. Il rapporto di chiamata dovrebbe includere il nome della persona, il titolo di lavoro, la società, le informazioni di contatto e qualsiasi altra caratteristica che definisce. Una caratteristica di esempio potrebbe essere che questa persona è in cerca di una promozione che gli dia più potere all'interno dell'azienda.
Includere nel rapporto se hai parlato con qualcun altro durante la chiamata o la visita. Potresti aver parlato con un addetto alla reception o un assistente o qualcun altro della società potrebbe aver partecipato alla chiamata di vendita. Assicurati di includere informazioni pertinenti sulla terza parte, ad esempio se è in grado di decidere se l'azienda acquista da te.
Annota lo scopo della chiamata e se è stato di persona o al telefono. Potresti aver tentato di fare una vendita, ottenere informazioni o semplicemente raggiungere un cliente esistente. Il dettaglio dello scopo della chiamata è importante perché tu e il tuo supervisore dovrete analizzare se la chiamata ha avuto successo.
Aggiungi la tua opinione sul successo della chiamata al rapporto di chiamata. Il successo è generalmente determinato dal risultato. Ad esempio, se il risultato finale era una vendita, la chiamata avrebbe avuto molto probabilmente successo. Tuttavia, il successo non è sempre nero o bianco. Potresti aver provato a contattare un potenziale nuovo cliente. Pertanto, se si è in grado di parlare con questa persona, la chiamata ha avuto esito positivo indipendentemente dal fatto che una vendita sia stata chiusa o meno.
Includere tutte le altre informazioni che ritieni siano rilevanti nel rapporto di chiamata. L'aspetto e l'atmosfera dell'ufficio o l'umore della persona con cui stavi parlando potrebbero essere potenzialmente rilevanti per il risultato finale della chiamata o della visita. Inoltre, tali informazioni possono dettare come ti avvicini a contattare questa persona in futuro. Ad esempio, se un potenziale cliente sembrava infastidito dal tuo approccio di vendita, il tuo supervisore potrebbe suggerire che un altro venditore nel tuo ufficio con un approccio di vendita diverso tenti di contattare questa persona in futuro.
Suggerimenti
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Assicurati di usare l'ortografia e la grammatica corrette nei rapporti delle chiamate. Non vuoi infastidire il tuo supervisore con semplici errori. Dopotutto, potrebbe utilizzare i resoconti delle chiamate per valutare le prestazioni lavorative e il valore per l'azienda.
