Quando le prestazioni dei dipendenti sono inferiori alle aspettative dell'azienda, molti datori di lavoro sviluppano piani di miglioramento delle prestazioni. Lo scopo di un piano di miglioramento delle prestazioni è quello di dare al lavoratore la possibilità di porre rimedio alle carenze di prestazioni utilizzando un metodo strutturato che include l'orientamento del supervisore e un monitoraggio regolare per misurare i progressi. Alcuni piani di miglioramento delle prestazioni sono l'ultima opportunità che un dipendente deve impiegare. Pertanto, costruisci piani con linee guida rigorose che elencano le conseguenze di cui un dipendente viene messo a conoscenza quando scrivi il piano.
Rivedere la valutazione delle prestazioni del dipendente per l'attuale periodo di valutazione. Confrontalo con le valutazioni delle prestazioni per le valutazioni precedenti per determinare se il dipendente ha dimostrato competenza in passato per quanto riguarda i problemi attuali.
Elencare gli standard di prestazione in cui le prestazioni del dipendente non soddisfano le aspettative. Ad esempio, se gli standard di prestazione indicano che un agente del servizio clienti deve mantenere l'85% di soddisfazione sul feedback dei clienti, un dipendente il cui rating è solo del 60% deve migliorare. Le aree di miglioramento possono comprendere capacità di comunicazione, procedure di assistenza alla clientela ed eventualmente capacità di negoziazione e risoluzione dei conflitti.
Discutere dei punti di forza dei dipendenti e su come utilizzare queste abilità per migliorare le aree in cui le sue prestazioni devono migliorare. Ad esempio, un dipendente che dimostra un'eccellente competenza nel fornire assistenza al cliente via telefono può lavorare sul trasferimento di quelle buone capacità di comunicazione quando assiste i clienti nell'interazione faccia a faccia. Chiedere al dipendente di fornire suggerimenti su come migliorare, come la formazione professionale o le indicazioni individuali da parte di un supervisore o di un dipendente esperto.
Specificare le aree di miglioramento in ordine di priorità. Le aree critiche vengono prima, seguite dalle aree in cui il dipendente può apportare miglioramenti successivi o modifiche minori. Prendi in considerazione l'integrazione di piccoli aggiustamenti per il miglioramento se si tratta di correzioni relativamente semplici che il dipendente può risolvere immediatamente.
Documentare le raccomandazioni di feedback e di supervisione del dipendente. Costruisci un piano scritto che elenchi le carenze di prestazioni, in base agli standard di prestazione. Inoltre, elencare le attività che il dipendente dovrà intraprendere per migliorare e le risorse necessarie per il miglioramento.
Pianificare le tappe per monitorare i progressi nel piano di miglioramento delle prestazioni. Ad esempio, se la durata del piano è di 45 giorni, le conferenze di follow-up settimanali con un supervisore dovrebbero rivelare miglioramenti incrementali.
Indicare le conseguenze del mancato rispetto dei termini del piano di miglioramento delle prestazioni. A seconda delle aree e dei tipi di miglioramento, la rimozione dalla posizione o addirittura la risoluzione potrebbe derivare da un dipendente che non ha completato i termini del piano.
Ottenere l'accordo dal dipendente sui termini e le condizioni del piano di miglioramento della performance. Fornire al dipendente una copia del piano e chiedergli di firmarlo per l'indicazione che comprende i requisiti e le conseguenze.
Allegare una copia dell'attuale piano di valutazione delle prestazioni al piano di miglioramento delle prestazioni e archiviare entrambi i documenti nel file personale del dipendente.
