La frode non è un crimine che si manifesta allo scoperto, e occasionali verifiche interne o esterne non sono più sufficienti per rilevare le frodi all'interno di un sistema contabile. Per prevenire al meglio le frodi, un'azienda deve essere a conoscenza di tutti i tipi di frodi che potrebbero verificarsi affinché possa creare programmi di audit appropriati. Una società dovrebbe discutere il rischio di frodi con tutti i dirigenti e il personale, utilizzare i test di frode e essere a conoscenza della capacità dello staff di gestione di scavalcare i sistemi di controllo delle frodi. Transazioni insolite o "bandiere rosse" in un sistema di contabilità sono generalmente il primo indizio di comportamenti fraudolenti all'interno di un'azienda.
Notare i furti di denaro e di investimento sotto forma di scrematura o furto. Secondo il sito web Contabilità finanziaria, le frodi sotto forma di denaro e furto di investimenti sono spesso le più pubblicizzate, ma comportano il furto delle più piccole quantità di denaro rispetto ad altre forme di frode. La scrematura avviene quando un dipendente prende denaro, di solito un po 'alla volta, prima di essere registrato nel sistema contabile o falsifica ricevute e depositi bancari. La fureria si verifica quando un dipendente prende denaro dopo che è stato registrato nel sistema contabile, manomette i controlli o è coinvolto in schemi di vending ingannevoli. Il ragioniere Joel B. Charkatz, in un articolo per Lorman Education Services, afferma che i contabili e coloro che hanno accesso ai registri finanziari di un'azienda sono di solito le persone colpevoli di questo tipo di frode. È possibile rilevare questa forma di frode se si notano periodicamente perdite di piccole quantità di denaro.
Cerca discrepanze nei conti di spesa dei dipendenti. Un dipendente che commette frode può consegnare ricevute false e rivendicarle come spese aziendali, chiedere il rimborso per articoli non approvati, gonfiare il costo di un acquisto se le ricevute non sono richieste o chiedere il rimborso più di una volta per le stesse spese. Altri modi in cui un dipendente può sottrarre denaro a un'azienda includono il non rimborso degli anticipi o l'utilizzo di carte di credito aziendali per uso personale. In una grande azienda, le discrepanze nei conti di spesa a seguito di frodi possono sembrare ridotte, ma possono accumularsi in grandi quantità nel tempo. Per rilevare la frode nei conti di spesa dei dipendenti, richiedere le ricevute con tutte le richieste di rimborso e stabilire i controlli che richiedono registrazioni dettagliate di tutti gli acquisti.
Trova la falsificazione intenzionale dei registri finanziari con audit interni. Rappresentare male i rapporti finanziari è ancora una frode, anche se le attività non sono state rubate, perché le informazioni fuorviano gli investitori e incidono sul prezzo delle azioni di una società. Contabilità La fiscalità finanziaria consiglia l'utilizzo di revisori esterni per condurre audit completi oltre agli audit interni.
Rileva i contraccolpi dei fornitori o pagamenti fraudolenti notando prezzi di acquisto insolitamente elevati o un fornitore sconosciuto. I dipendenti incaricati di effettuare acquisti di società possono chiedere ai fornitori un pagamento di rimborso per fare affari insieme, il che si traduce in un'attività che paga più del solito per le merci. Una società può rilevare questo tipo di frode conoscendo il valore di mercato delle forniture acquistate rispetto al prezzo pagato.
In alternativa, un'azienda può effettuare pagamenti a venditori o dipendenti che non esistono. Charkatz afferma che questo tipo di frode è più difficile da rilevare nelle grandi aziende che impiegano centinaia di persone e si contraggono con diversi fornitori. Tuttavia, il controllo degli ordini di acquisto e delle richieste di pagamento rispetto a un elenco attuale di dipendenti e venditori a contratto può aiutare a rilevare e prevenire le frodi in un sistema contabile.
