Quando gestisci una piccola attività, ti viene spesso chiesto di fare tutto. Dalle finanze alle risorse umane al marketing, probabilmente indosserai molti cappelli. Questo può essere difficile quando non hai esperienza specifica in queste aree. Fortunatamente, molte attività finanziarie possono essere autodidatta con l'aiuto di risorse reperibili online o tramite consigli di piccole imprese locali. Uno dei compiti più importanti di questi compiti è la definizione di un budget e la determinazione dei costi fissi discrezionali e impegnati.
Budgeting e piani aziendali
Budgeting è un aspetto critico della gestione di una piccola impresa. Per qualificarti per un prestito o ottenere l'approvazione da un consiglio di amministrazione, avrai probabilmente bisogno di un budget e di un business plan. Il piano funge da mappa finanziaria per la tua azienda negli anni a venire. Anche se sei un lavoratore autonomo come unico proprietario, progetta un piano aziendale in modo da avere una buona idea di dove andranno i tuoi soldi in futuro. Potrebbe anche essere necessario un business plan se si presenta una richiesta per determinate denominazioni commerciali legali, ad esempio una società che richiede un consiglio di amministrazione o per scopi assicurativi.
La maggior parte dei piani aziendali contiene costi che è possibile controllare e costi che non è possibile. Queste spese sono note come costi fissi discrezionali e costi fissi impegnati, rispettivamente. In molti modi, sono simili ai desideri e alle esigenze con cui potresti avere familiarità con il tuo budget personale. Tuttavia, entrambi sono considerati fissi in una certa misura, mentre i desideri personali, come andare al cinema, sono molto più flessibili. Un buon senso per cui gli elementi del budget della tua azienda sono fissi e che possono essere modificati contribuirà a determinare la redditività del tuo business plan.
Quali sono i costi fissi discrezionali?
Un costo fisso discrezionale è uno che è una spesa richiesta solo per un determinato periodo di tempo o un'attività che è occasionalmente una spesa non necessaria, ma una necessità in altri momenti. Nella maggior parte dei casi, i costi fissi discrezionali possono essere eliminati o ridotti più facilmente dei costi fissi impegnati. Inoltre, hanno un impatto minore sulla redditività di un'azienda se vengono ridotti o ridotti.
I costi che rientrano in questa categoria non sono quelli che possono essere eliminati in modo permanente. Invece, di solito sono spese che vengono temporaneamente ridotte o accantonate per aiutare la linea di fondo a breve termine. Nel tempo, tuttavia, l'eliminazione dei costi fissi discrezionali può danneggiare la tua azienda in vari modi, dall'esposizione ridotta al marchio ai dipendenti non addestrati alla riduzione dei risultati di ricerca e sviluppo. La tua azienda dovrebbe sempre lasciare spazio al budget per le spese fisse discrezionali per questo motivo.
Quali sono i costi fissi impegnati?
I costi fissi obbligatori sono quelle spese che non puoi semplicemente eliminare dal tuo budget. Sono spese che sono necessarie, dal momento che avete bisogno dei beni o dei servizi che questi costi supportano per gestire l'attività. Ad esempio, un'azienda che produce magliette ha bisogno di una fabbrica e di un tessuto prima di poter iniziare a produrre camicie. Un'azienda che fornisce qualsiasi tipo di servizio di solito ha bisogno di un ufficio al fine di consentire alle riunioni dei clienti e un posto dove i dipendenti possano lavorare.
Il periodo di impegno per i costi fissi impegnati tende ad essere molto più lungo rispetto a quello per le spese discrezionali. Ad esempio, il contratto di affitto nel tuo edificio per uffici è probabilmente uno che sarà valido per un certo numero di anni. La decisione di rescindere accordi di questo tipo spesso porta alla perdita di reddito a causa di sanzioni. È spesso il caso che anche se si volessero eliminare le spese in questa categoria, potrebbe non essere finanziariamente fattibile farlo.
Inoltre, la natura stessa della tua attività probabilmente renderà difficile modificare i costi fissi commessi una volta stabiliti. Se produci beni o fornisci servizi in un determinato luogo, in genere non puoi semplicemente chiudere negozi e trasferirli senza subire perdite finanziarie significative. Un ristorante, ad esempio, deve trovarsi in una struttura con una cucina commerciale e una sala da pranzo per poter funzionare legalmente. Il trasferimento richiederebbe l'arresto di un'azienda e quindi il riavvio una volta trovata una nuova struttura.
A causa delle difficoltà legate al cambiamento di qualsiasi aspetto dei costi fissi impegnati, è meglio considerare attentamente queste decisioni. La consultazione con avvocati, consulenti finanziari, consigli di amministrazione e camere di commercio locali è saggia prima di prendere impegni a lungo termine.
Esempio di costo fisso discrezionale
Dal momento che i costi fissi discrezionali sono definiti come quelli che riflettono e fluiscono per lunghi periodi di tempo, possono variare ampiamente in base al tipo di attività in cui operate. Alcuni tipi comuni di spese che rientrano in questa categoria includono campagne pubblicitarie, formazione del personale, relazioni con gli investitori, relazioni pubbliche e ricerca, controllo di qualità, manutenzione e sforzi di sviluppo del business. Altri esempi di costi fissi impegnati comprendono le spese di manutenzione del sito Web, i costi di assicurazione, il pagamento di prestiti commerciali o pagamenti rateali su qualsiasi tipo di attività aziendali.
Come puoi immaginare, il taglio a breve termine delle campagne pubblicitarie potrebbe avere un impatto minimo sui tuoi margini di profitto. Tuttavia, se dovessi ritagliare completamente il budget pubblicitario, la tua azienda probabilmente vedrebbe margini ridotti nel tempo. Allo stesso modo, la riduzione temporanea dei fondi destinati al controllo di qualità potrebbe essere una buona scelta per un periodo di tempo più breve. In un piano finanziario a lungo termine, tuttavia, l'eliminazione di qualsiasi processo di controllo della qualità avrebbe quasi certamente un effetto negativo sulla reputazione della vostra azienda e, in ultima analisi, sui profitti.
Esempio di costo fisso impegnato
Dal momento che i costi fissi impegnati sono quelli che non possono essere eliminati dalla linea di fondo di un'azienda, sono spesso articoli di più grandi dimensioni. Questi possono includere il leasing su spazio ufficio, l'acquisto di una macchina necessaria per il funzionamento della tua azienda o pagamenti di utilità. Tutte queste spese sono necessarie per il funzionamento continuato delle operazioni e, pertanto, non possono essere eliminate. Nella maggior parte dei casi, non è neanche possibile ridurre questi costi in modo significativo.
Quando si considerano i costi fissi, è importante includere eventuali commissioni o costi aggiuntivi che verranno in definitiva a seguito del proprio acquisto iniziale. Ad esempio, se acquisti un edificio per uffici per $ 100.000, ma devi pagare una tariffa di manutenzione mensile di $ 250 al parco esecutivo, devi includere anche quest'ultima spesa come parte del budget di spesa fisso impegnato. Allo stesso modo, se il tuo ristorante si apre in una nuova posizione, l'assicurazione sulla responsabilità commerciale di cui avrai bisogno per quel negozio fisico dovrebbe essere considerata come un costo fisso. Tutte le spese associate che potrebbero derivare da un costo fisso devono essere prese in considerazione.
Qual è la differenza tra costo fisso impegnato e costo irrecuperabile?
Anche se ci sono alcune somiglianze tra costi fissi impegnati e costi irrecuperabili, i termini non sono intercambiabili. (Si noti che un costo irrecuperabile può anche essere definito come un costo incagliato.) Mentre un costo fisso impegnato è uno che non può essere eliminato dal budget e consente comunque di gestire la propria attività, un costo irrecuperabile non può essere recuperato in qualsiasi modo una volta pagato.
Un esempio di costo sommerso è una campagna pubblicitaria per un nuovo servizio. Supponiamo, ad esempio, che la leadership della tua azienda abbia pensato che un'offerta proposta mostrasse immense promesse e che $ 50.000 siano stati assegnati alla pubblicità per i clienti target. Tuttavia, una volta completata la campagna, non vi è stato alcun movimento da parte dei clienti nuovi o attuali di adottare il servizio. Il team di vendita non è stato in grado di convincere i clienti ad accedere e il servizio è stato quindi cancellato dall'elenco delle offerte. A causa del suo mancato lancio, i $ 50.000 spesi per la pubblicità sarebbero considerati un costo irrecuperabile. I soldi in questo esempio erano stati spesi e non potevano essere recuperati.
Al contrario, un costo fisso impegnato sarebbe se tu avessi proposto lo stesso nuovo servizio e molti clienti fossero interessati; il team di vendita è stato in grado di organizzare numerosi contratti firmati in base al nuovo servizio. Al fine di fornire i risultati promessi, tuttavia, è necessario acquistare un pezzo di macchinari da $ 50.000. In questo caso, la macchina sarebbe considerata un costo fisso impegnato, perché la tua azienda deve assolutamente averla per continuare a fare affari a cui si è impegnata.
Come tenere conto delle Voci discrezionali. Spese fisse impegnate
Se il software finanziario della tua azienda ti offre l'opportunità di distinguere i costi fissi discrezionali e impegnati, questo è un ottimo modo per separare i due e mantenere il tuo budget in carreggiata. Se non si utilizza un programma con questa funzionalità, potrebbe essere possibile impostare una propria categoria di budget separata utilizzata esclusivamente per i costi discrezionali. Considerare le spese passate in ogni categoria quando si crea un nuovo budget. Cercare aree in cui è possibile ridurre i costi discrezionali, ma essere realistici. Budget un importo che permetta un po 'di manovra andando avanti. Non spendere mai esattamente ciò che hai speso in passato, in quanto ciò può portare a riduzioni forzate delle spese discrezionali su tutta la linea se i fondi necessari semplicemente non sono disponibili. Nel tempo, questi tagli possono danneggiare la tua azienda.
Quando si tratta di costi fissi, il budget può essere un po 'più semplice. Sai già quanti soldi spenderesti in certe categorie ogni mese perché questa è la natura di un tale impegno finanziario. Tuttavia, includere un po 'di denaro al di sopra e al di là dei costi fissi come scenario just-in-case.
Assicurati di documentare ogni singola spesa che hai, non importa quanto piccola. Questo è l'unico modo per garantire l'accuratezza nei futuri aggiornamenti del budget e del business plan. Avrai bisogno di sapere quanto allocare per spese fisse fisse e impegnate discrezionali, quindi categorizza ciò che spendi ora per un momento più facile in futuro. Mantenere i costi fissi obbligatori il più basso possibile e evitare inutili costi fissi discrezionali è un modo sicuro per mantenere basse le spese e il budget in corso.
Risolto il Vs. Costi variabili
Quando si crea un budget o un business plan, è anche importante considerare i costi fissi rispetto ai costi variabili. I costi variabili differiscono dai costi fissi discrezionali e impegnati in quanto spesso cambiano ogni mese. Ad esempio, se la tua azienda utilizza la pubblicità sui social media e pay per click, potresti scoprire che in alcuni mesi spendi $ 100, mentre ti vengono addebitati più di $ 1.000 in altri. Questo costo dipende interamente dall'efficacia dell'annuncio e dal numero di persone che scelgono di fare clic su di esso.
Alcuni costi possono essere fissi o variabili, a seconda di come strutturi la tua attività. Ad esempio, l'ammontare di denaro dovuto in busta paga ogni mese potrebbe essere una spesa fissa se i dipendenti sono stipendiati e hanno pagato le stesse somme indipendentemente dal numero di ore di lavoro. Se il personale è composto da commessi basati su commissione o lavoratori orari, tuttavia, le spese mensili delle buste paga possono variare. In casi come questi, è consigliabile mettere da parte denaro extra per tenere conto dei flussi e riflussi che puoi aspettarti.
