Pianificare una cerimonia rivoluzionaria può essere relativamente facile o molto difficile, a seconda del periodo dell'anno, del tipo e del numero di persone coinvolte e della cooperazione della stampa locale. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per la pianificazione di una cerimonia pionieristica di successo.
Pre-pianificazione del programma di cerimonia rivoluzionaria
Stabilire una data e un'ora per la cerimonia. Assicurati di tenere a mente la disponibilità dei rappresentanti che devono essere coinvolti.
Imposta il programma per l'evento.
Fai una lista di tutte le persone da invitare. Può comprendere città, contea e persino funzionari statali e federali; la camera di commercio locale e i gruppi di sviluppo economico; dirigenti della società o dell'organizzazione per i quali si sta verificando l'innovazione; e la stampa locale.
Sviluppa un piano di emergenza per il maltempo. Questo potrebbe includere una breve cerimonia fuori per i funzionari per scavare la prima pala di terra con il resto della cerimonia tenuta in un vicino luogo interno o in un'area tendata. Se il tempo proibisce qualsiasi cerimonia esterna, decidi se spostare la cerimonia su un'alternativa data pioggia o eliminare lo scavo cerimoniale e tenere tutto in una posizione interna.
Determina il modo migliore per estendere l'invito all'evento. Se l'evento è chiuso al pubblico, invita i partecipanti per posta, telefono o e-mail diretta. Se è aperto al pubblico, gli inviti possono anche essere pubblicati sul giornale locale e pubblicizzati negli annunci di servizio pubblico su radio e televisione.
Chiama per confermare che la data e l'ora della cerimonia sono nel programma di ogni persona presente nel programma. Assicurati che tutti quelli a cui verrà chiesto di parlare o fare qualcosa per l'evento comprendano i loro ruoli all'interno del programma e la quantità di tempo che devono parlare.
Tieni traccia di tutti gli RSVP a scopo logistico. Se un oratore del programma dovesse abbandonare all'ultimo momento, avere in mente un oratore alternativo per prendere il suo posto e prendere le disposizioni necessarie il più presto possibile.
Preparazione per la cerimonia
Chiama la camera di commercio locale o il gruppo di sviluppo economico per verificare se hanno un kit rivoluzionario. La maggior parte delle organizzazioni di questo tipo avranno funi o nastri per delimitare il sito così come una pala d'oro (o altri colori) ed elmetti per la cerimonia. Solitamente li forniranno gratuitamente per i membri del loro gruppo. Se queste cose non sono prontamente disponibili, quindi determinare come ottenere ciò che si desidera o necessario per conto proprio.
Stabilire un budget per l'evento. Se non è disponibile un budget, determinare i modi per ottenere le donazioni necessarie per far sì che la cerimonia avvenga come pianificato.
Decidi le decorazioni se saranno necessarie. Tieni a mente sia i piani originali che quelli di emergenza. Falli sul posto almeno un'ora prima dell'inizio dell'evento.
Organizzare rinfreschi e prodotti cartacei, se applicabile. In caso contrario, assicurarsi che, come minimo, sia disponibile acqua fresca per gli altoparlanti del programma.
Disporre di sedili alternativi sia interni che esterni. Se i posti a sedere non sono fattibili per tutti a causa delle dimensioni del pubblico o del luogo in cui si svolge l'evento, predisporre il posto a sedere esclusivamente per i partecipanti al programma e altri dignitari. Determina se ci saranno posti a sedere assegnati. In tal caso, creare una tabella di posti a sedere in modo che tutti coloro che partecipano alla cerimonia sappiano dove si troveranno i partecipanti al programma e altri dignitari.
Organizza una tenda se è necessario. Assicurati che sia attivo e in funzione poche ore prima dell'inizio dell'evento.
Organizzare un sistema audio se ne è richiesto uno. Assicurati che sia impostato e testato prima dell'inizio della cerimonia.
Predisporre i contenitori della spazzatura, se applicabile. Assicurati che siano presenti in modo discreto prima dell'inizio dell'evento.
Fai targhette per tutti i dignitari che partecipano all'evento in modo che possano essere facilmente identificati. Organizzare qualcuno che li saluti al loro arrivo e li faccia sedere.
Segna il sito di scavare con la corda o le bandiere per far sapere alle persone dove andare. Predisporre un percorso di plastica per la caduta di una goccia se il sito è fangoso per evitare di danneggiare le scarpe dei partecipanti.
Assicurati che tutti i partecipanti allo scavo abbiano un elmetto protettivo. Essere consapevoli del fatto che tali cappelli possono essere necessari per tutti i partecipanti se la cerimonia si svolge all'interno di un'area designata.
Condurre la cerimonia
Assicurati che tutti i partecipanti siano nei posti loro assegnati prima che inizi la cerimonia. Assicurati che capiscano i loro parametri e la quantità di tempo che devono parlare.
Chiama i partecipanti per ordinare prima dell'inizio della cerimonia. Accogliamo tutti alla cerimonia e presentiamo il primo oratore quando è ora di iniziare. Descrivere eventuali requisiti logistici come il sito di ristoro o la posizione dei servizi igienici.
Scatta le foto dell'evento secondo necessità. Un'altra opzione è quella di ottenere copie delle foto scattate dalla stampa.
Mantenere il flusso del programma dall'inizio alla fine. Se necessario, intervenire e parlare estemporaneamente per mantenere il programma in pista o per coprire eventuali partecipanti mancanti.
Prenditi cura della pulizia una volta concluso l'evento. Assicurati che tutto il cestino venga prelevato e che il sito sia restituito alle condizioni precedenti all'evento.
Articoli di cui avrai bisogno
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Elenco dei rappresentanti della stampa locale
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Elenco di città, contea, stato e rappresentanti federali
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inviti
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Corda per delimitare il sito
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Pala
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Elmetti protettivi per i partecipanti
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telecamera
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decorazioni
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rinfreschi
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Dispositivo di marcatura del sito
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nametags
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Tavolo e sedie
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Podio con sistema audio
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Tenda
Suggerimenti
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Il "luogo" corrisponde al sito rivoluzionario. L'unica volta che potrebbe cambiare dipende dalle dimensioni dell'audience o dalle condizioni meteorologiche. Potrebbe essere impossibile convincere tutti a cercarli nel posto giusto al momento giusto, quindi spara per una data e un'ora che rispetti gli orari delle persone coinvolte. Le cerimonie rivoluzionarie includono tipicamente uno scavo cerimoniale della prima pala di terra. Possono anche includere osservazioni del sindaco o di altre autorità cittadine, statali o federali, Camera di commercio o dirigenti di agenzie per lo sviluppo economico e funzionari dell'azienda o organizzazione che detengono il rivoluzionario. Nella maggior parte dei casi è meglio provare a lavorare senza un sistema di indirizzo pubblico a causa dei problemi e delle spese legate all'impostazione di uno. Mantieni i rinfreschi semplici, come torte e pugno. La maggior parte delle persone coinvolte nell'evento ha orari stretti e non ha tempo per pranzi o cene prolungati. Assicurati che siano sul posto almeno un'ora prima dell'inizio dell'evento. Usa nametags solo se sono necessari. Gli elmetti possono spesso essere presi in prestito dall'industria locale se i fondi non sono disponibili per l'acquisto. Siate sempre pronti ad intervenire e fare tutto ciò che è necessario per assicurare un esito positivo. Ringrazia i partecipanti per essere intervenuti oralmente o tramite comunicazione scritta.
avvertimento
Non avere mai il pubblico all'interno di un'area di cappello duro senza seguire il protocollo appropriato stabilito dalla città, dallo stato e dai governi federali.
