Sì, hai imparato a farlo nella scuola elementare - o lo hai fatto? Nel mondo reale ci sono prefissi ai nomi da considerare, numeri nei nomi delle società e altre società note solo con gli acronimi dei loro nomi precedenti. Improvvisamente, la presentazione in ordine alfabetico diventa un po 'più complicata. Per non "perdere" un file che è da qualche parte ma non dove prima hai pensato, hai bisogno di un sistema. Se condividi questi file con altri, il sistema deve essere semplice e facilmente comunicabile. Il deposito è fatto da unità. La prima unità è solitamente il cognome di una persona. Se due persone condividono lo stesso cognome, avanzerai alla seconda unità, che è il loro primo nome. Se condividono entrambi, si passa alla terza unità, ad esempio un secondo nome o iniziale.
Trasporre i nomi delle persone durante l'archiviazione utilizzando il seguente sistema: cognome, nome o iniziale, secondo nome o iniziale. Ad esempio, John Q. Public sarebbe archiviato come "Public, John Q."
Aggiungi prefissi ai cognomi al cognome per creare una parola e un file in ordine alfabetico. Ad esempio, John Q. De Public sarebbe archiviato come "DePublic, John Q."
File un nome confuso come è scritto quando non è possibile distinguere il nome o il cognome. Ad esempio, Jon Q. John sarà archiviato come "John, Jon Q."
Combina i cognomi composti a sillabazione e composti per formare un'unità e file in modo appropriato. Ad esempio, John Q. Doe-Public verrà archiviato come "Doe-Public, John Q."
Titoli di file che sono una parte intrinseca di un nome e in assenza di un cognome come prima unità. Per esempio Saint John Q. sarebbe archiviato come "Saint, John Q."
File nomi completi con titoli con il titolo come ultima unità. Quindi, padre John Q. Pubblico sarebbe archiviato come "Pubblico, John Q., Padre."
File altri titoli e nomi appendici come Sr., Jr., Mrs., o Ph.D. come l'ultima unità. Ad esempio, John Q. Public, Jr. sarebbe archiviato come "Pubblico, John Q. Jr."
I nomi delle società di file iniziano con un titolo come scritto. Ad esempio, "Dr. La società di imbottigliamento del pepe "deve essere prima classificata come" dottore ", quindi" Pepper ", ecc.
Archiviare tutte le abbreviazioni nei nomi come se fossero state scritte. Gli esempi includono "Saint" per St., "Fort" per Ft. e "Produzione" per Mfg.
Archiviare un'attività come scritto, con due eccezioni: se il nome è quello di un individuo, prima il nome del file o se il nome dell'azienda è così noto che seguire la regola potrebbe creare confusione. Pertanto, la John Q. Public Company sarà archiviata come "Public, John Q. Company". Tuttavia, Marshall Fields Company sarebbe archiviata come "Marshall, Fields, Company".
Archiviare un nome commerciale composto da due o più cognomi come scritti, con ciascun nome considerato un'unità discreta. Pertanto, l'azienda "Public, Doe & Jones" verrebbe classificata come "Pubblica", quindi come "Doe" e infine come "Jones".
File di un nome di società formata in un primo momento da lettere, con ogni lettera come unità diversa. Ad esempio, "WOW Fun" verrebbe archiviato nell'ordine "W", quindi "O" e quindi "W." "Fun" sarebbe l'ultima unità.
Archiviare qualsiasi azienda con apostrofi possessivi o plurali come se fossero assenti. Ad esempio, "Men's Club" verrebbe classificato come "Mens" e quindi "Club".
Ignora articoli, congiunzioni e preposizioni quando si archivia, a meno che l'articolo, congiunzione o preposizione non sia una parte intrinseca del nome. Ad esempio, The End of a Long Day sarebbe archiviato come "End", "Long" e Day. "Gli Stanford Cardinals, tuttavia, sarebbero archiviati come" The "," Stanford "e infine" Cardinals ". Un'altra eccezione è quando le preposizioni iniziano un nome, la canzone "Under the Boardwalk" sarà archiviata prima sotto "Under", quindi in "Boardwalk".
File i nomi numerici come se fossero scritti e danno ai numeri di più di due cifre il loro valore numerico appropriato. Ad esempio, "The 900 Club" sarà archiviato prima sotto "Nove", quindi sotto "Cento" e infine sotto "Club".
Suggerimenti
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Se il percorso di un file è alquanto confuso, come nella situazione dei due nomi, immettere un file fittizio o un foglio di carta colorato con riferimenti incrociati con l'altra opzione.
avvertimento
A meno che non vogliate trascorrere un'ora o più alla ricerca di un file in errore, riformate i file correttamente. Qualsiasi sistema di archiviazione è inutile se non viene utilizzato in modo coerente.
