Anche se un team esegue le attività del progetto senza intoppi, esiste la necessità per il project manager di monitorare i progressi del progetto in termini di tempo, costi, risorse e prestazioni. Raggiungi questo obiettivo confrontando lo stato del progetto con il piano di lavoro e il budget approvati. Si confrontano anche i parametri di pianificazione effettivi del progetto con quelli definiti nel piano di progetto. Successivamente, si confrontano gli impegni del progetto, come le finanze e le altre risorse, con quelli a cui si fa riferimento nel piano di progetto. Quindi si controllano i progressi effettivi del progetto nel tempo rispetto a quelli previsti e documentati nel piano del progetto.
Monitorare il budget del progetto
Il budget di un progetto può essere indicato come risorse, come dollari, settimane di risorse, ore di spesa o altra misura. Confrontate il vostro effettivo utilizzo delle risorse del progetto con quello previsto nel piano del progetto. Monitorare il budget è essenziale perché prima che il progetto inizi, il project manager e le parti interessate accettano la dedica di risorse specifiche al progetto. Di conseguenza, se i costi del progetto iniziano a superare il budget, può significare che senza un adeguamento dello scopo o delle risorse del progetto non saranno raggiunti tutti i requisiti del progetto.
Traccia l'ambito del progetto
Lo scopo del progetto consiste nei requisiti del progetto, noti anche come obiettivi. Monitorare l'ambito del progetto è fondamentale perché influenza tutti gli altri aspetti del progetto, compresi i costi del progetto, la pianificazione e le risorse. Ad esempio, se hai troppe risorse assegnate al progetto, i costi saranno troppo alti. Il monitoraggio dell'ambito del progetto interromperà lo scorrimento cino, che è l'aggiunta di nuovi requisiti dopo l'approvazione del piano di progetto. Scope creep significa che budget, tempo e risorse allocati al progetto saranno inadeguati.
Guarda il programma del progetto
Un project manager confronta lo stato del lavoro di un progetto riportato nella pianificazione del progetto con la pianificazione pianificata per garantire che il progetto stia procedendo come previsto. Il programma del progetto può essere rappresentato come una struttura di scomposizione del lavoro che identifica entrambe le attività svolte in base a rapporti giornalieri, riconoscimento delle pietre miliari e materiali e altri feedback e le risorse necessarie per ciascuna fase di progetto del ciclo di vita di un progetto. Utilizzando la pianificazione, è anche possibile identificare quali traguardi sono stati raggiunti e quali attività possono richiedere risorse aggiuntive se devono essere completate in tempo e in base al budget.
Supervisionare le risorse del progetto
Le risorse di un progetto includono persone, strutture di lavoro, attrezzature, software e altri strumenti di progetto. L'impegno delle risorse per un progetto non si riflette solo in dollari e centesimi, ma anche in costi di opportunità in termini di minore disponibilità di risorse per un altro progetto. È importante monitorare i progressi del progetto in parte grazie alla disponibilità di risorse particolari quando necessario, poiché la mancanza di risorse disponibili influirà sulla pianificazione del progetto, sul suo ambito e sulla qualità del prodotto finale del progetto.
