Chiunque gestisca un'azienda ha affrontato la sfida di garantire che i dipendenti prendano le giuste misure per portare a termine il lavoro. Ciò vale in particolare per le aziende che producono prodotti o forniscono servizi, agenzie governative che devono applicare regolamenti e organizzazioni come ospedali a cui è affidata la salute dei pazienti. In che modo queste preoccupazioni assicurano che i dipendenti seguano i passi giusti? Scrivono procedure di qualità che specificano il ruolo di ciascun dipendente nel migliorare le prestazioni generali.
Inizia comprendendo la differenza tra qualità interna ed esterna. La qualità interna si riferisce ai tentativi di un'azienda di migliorare le sue operazioni interne, come migliorare la gestione e le prestazioni dei dipendenti. La qualità esterna si riferisce agli sforzi di un'azienda per mantenere alti livelli di soddisfazione del cliente.
Concentrarsi sulle procedure di scrittura per migliorare la qualità interna. Sottolinea che tutti i membri dell'azienda, dal personale di supporto ai dirigenti di livello senior, devono prendere parte. Tuttavia, ricorda che se mostri un genuino interesse nelle risposte dei dipendenti alle nuove procedure, è probabile che ispiri l'impegno dei dipendenti, il che finisce per aumentare il morale.
Consultare l'International Organization for Standardization (ISO), che ha pubblicato manuali standard di qualità per l'uso da parte dei produttori e dei fornitori di servizi. Secondo Praxiom Research Group Limited, che interpreta gli standard ISO per il pubblico in generale, ISO 9004 suggerisce alle aziende di "creare un ambiente socioculturale che supporti il miglioramento". Ciò significa che i manager devono rispettare il personale di supporto per ottenere rispetto in cambio, l'azienda deve condividere le informazioni aziendali con i dipendenti e le autorità di vigilanza possono incoraggiare i dipendenti a lavorare meglio, dando l'esempio giusto.
Sviluppare un sistema per misurare il miglioramento nel processo di qualità. Ancora una volta, ISO 9004 raccomanda alle aziende di imparare come misurare la soddisfazione del cliente e lo sviluppo professionale dei dipendenti - i componenti principali di un sistema di gestione della qualità totale.
Prendi in considerazione i suggerimenti fatti da GMP, leader mondiale nelle buone pratiche di produzione, alle aziende che cercano di scrivere procedure di qualità. GMP suggerisce che i manager capiscano ogni lavoro prima di scrivere le procedure per esso. Dovrebbero elencare i passaggi chiave che i dipendenti devono seguire quando svolgono le loro particolari mansioni.
Scrivi procedure di qualità nella lingua di tutti i giorni. Secondo GMP, "puoi aumentare la leggibilità della procedura usando frasi brevi e semplici".
Impara come impacchettare le procedure in modo che i dipendenti prestino loro attenzione. Ad esempio, GMP suggerisce di intraprendere ulteriori iniziative per progettare pagine accattivanti, tabelle di contenuti, indici e immagini accattivanti.
Utilizzare le immagini nei manuali o nelle istruzioni delle procedure di qualità. Non solo le immagini possono facilitare la comprensione delle tue istruzioni, ma possono essere utilizzate per sottolineare punti importanti o suscitare in altro modo l'interesse dei dipendenti.
