Rompere le vecchie abitudini o impararne di nuove è difficile per alcune persone. Questo può essere difficile sul posto di lavoro se i dipendenti hanno fatto la stessa routine per molto tempo e si sentono a disagio con tutto ciò che percepiscono come interruzioni - o persino minacce - alla sicurezza del lavoro. La loro volontà di adattarsi al cambiamento dipende in gran parte da come vengono presentati i cambiamenti nelle politiche e nelle procedure scritte.
Determinare se il cambiamento è necessario
Un assioma popolare suggerisce se qualcosa non è rotto, non ha bisogno di essere riparato. Sul posto di lavoro, tuttavia, un ambiente stagnante che si aggrappa al vecchio modo di fare le cose "solo perché" resterà indietro rispetto alla concorrenza se non rimarrà al passo con le idee, le tendenze e i progressi tecnologici che potrebbero aiutarlo a ottenere risultati migliori. Questi includono fattori come attrezzature all'avanguardia, fusione, outsourcing e persino ridimensionamento per gestire meglio le risorse. Prima di proporre nuove politiche e procedure, è fondamentale valutare in che modo questi andranno a beneficio diretto e indiretto dell'azienda, quanto tempo ci vorrà per integrarli pienamente nelle operazioni e mentalità esistenti, quali saranno le spese proposte e quali saranno le conseguenze se la compagnia non fa niente.
Pertinenza e partecipazione
Gli esseri umani di qualsiasi età generalmente non amano sentirsi dire cosa fare, specialmente se pensano che venga loro ordinato di fare qualcosa senza una buona ragione. Inoltre, se le loro opinioni sull'argomento non sono state chieste in anticipo, c'è una maggiore probabilità che resisteranno perché pensano che i poteri - che siano genitori, coniugi o padroni --- non rispettino loro. Se, ad esempio, vuoi che il personale del front office inizi a frequentare corsi di lingua spagnola sponsorizzati dalla società, devono vedere la connessione tra questo nuovo set di competenze e le loro interazioni con la clientela di lingua spagnola che successivamente genererà più business, aumenterà i profitti dell'azienda e comportano aumenti, bonus e commissioni più alte. Anche se non sempre è pratico o consigliabile mettere ogni nuova regola fino al voto di un comitato, sollecitare i feedback e le idee dei dipendenti su base continuativa, consente ai manager di anticipare le reazioni dei loro lavoratori alle politiche e alle procedure di transizione.
Consegna del messaggio
Che tu stia introducendo una nuova politica in materia di sicurezza dell'ufficio o che fornisca materiali di formazione su come utilizzare una nuova apparecchiatura, devi non solo decidere in che modo le informazioni saranno impacchettate e diffuse, ma anche come misurarne l'efficacia. Se si tratta di un cambiamento di politica, ad esempio, è necessario decidere se sarà in un formato di promemoria, comunicato via e-mail o accessibile da un sito Web interno che i dipendenti controllano regolarmente gli aggiornamenti e gli annunci della società. Il metodo scelto dipende dalle dimensioni dell'ufficio, dall'urgenza del problema e dalla capacità dei lavoratori di assumersi la responsabilità. Se si tratta di un documento procedurale, è necessario decidere se sarà solo testo, testo con grafica o testo con fotografie. L'approccio scelto sarà basato sulla complessità del compito e del materiale, nonché sull'intelligenza dei lettori target. La misurazione della nuova politica o del successo della procedura sarà quantitativa o qualitativa sulla base di incrementi trimestrali. Una nuova regola potrebbe anche essere provata su una base di programma pilota o suddivisa in segmenti più piccoli per allentare gradualmente i lavoratori in una routine diversa, al contrario di un cambiamento radicale che avviene durante la notte. Esempio: la transizione verso un "ufficio senza carta" inizia con i lavoratori che imparano a utilizzare le apparecchiature di scansione, riducendo il numero di copie fisicamente archiviate e quindi eliminando del tutto gli archivi di file.
conseguenze
Quando si annuncia una nuova politica che "Casual Friday" viene cancellata per perfezionare l'immagine dell'azienda, la vostra aspettativa è che i dipendenti sembreranno più professionali il prossimo venerdì che li vedrete. Tuttavia, se si stanno ancora vestendo casualmente, è un prodotto del fatto che si dimentica semplicemente che la nuova politica è entrata in vigore (a volte la curva di apprendimento può essere lenta) o una decisione volontaria da parte loro di ignorarla. Se la tua politica scritta non riesce a includere alcuna menzione su come verrà applicata la nuova regola, sarà difficile convincere chiunque a prenderlo sul serio. Nella stesura di una sezione pertinente alle conseguenze, è importante rivedere la lingua con un rappresentante dell'AR e / o un avvocato per assicurarsi che (1) la disciplina sia appropriata, (2) la disciplina sia coerente con le leggi sindacali, (3) la lingua è chiara e facile da comprendere e (4) la disciplina è ragionevole e non interromperà il flusso di lavoro. Ad esempio, un dipendente potrebbe essere lieto di leggere che "chiunque violi il codice d'abbigliamento del venerdì verrà immediatamente rimandato a casa per cambiarlo" (soprattutto se smettere di lavorare per un'ora o due era esattamente ciò che voleva comunque).
