Come prepararsi per un viaggio d'affari

I viaggi d'affari sono essenziali per mantenere un business prospero. Viaggiare in luoghi diversi per partecipare a riunioni di conferenze o anche solo per incontrare vecchi e nuovi clienti sono solo alcuni dei motivi per cui le persone intraprendono viaggi di lavoro. Per avere un viaggio d'affari di successo è importante pianificare saggiamente.

Articoli di cui avrai bisogno

Diario o diario
Elenco contatti o rubrica
Il computer portatile
PDA
Cellulare
Unità flash, compact disc o floppy disk
Sale per conferenze e riunioni

Pianificare in anticipo. Una volta determinate le date del tuo viaggio d'affari, è necessario pianificare in anticipo. Spesso, un viaggio d'affari si svolge in un luogo più lontano del tuo hub locale. Prenota i tuoi alloggi di viaggio che possono includere viaggi aerei, hotel e prenotazioni auto in anticipo. Se stai pianificando di partecipare a grandi conferenze a cui sicuramente parteciperanno molte persone provenienti da diverse parti del mondo, assicurati di farlo con mesi di anticipo in modo che tu possa ancora ottenere una conferma per le sistemazioni di viaggio e per la conferenza si.

Stabilisci gli obiettivi prima di partire per il tuo viaggio di lavoro. Cosa ti piacerebbe realizzare quando arrivi a destinazione? Vuoi essere il più produttivo possibile per un brevissimo lasso di tempo. La gestione del tempo è la chiave per assicurarti di raggiungere i tuoi obiettivi.

Imposta appuntamenti. I viaggi d'affari costano denaro alle aziende per pagare le sistemazioni di viaggio e il cibo. Rendilo utile colpendo più di un uccello con una fava. Prova a pianificare alcuni appuntamenti per incontrare i tuoi clienti, i venditori e altri contatti commerciali chiave. Se hai membri dello staff che ti riferiscono nello stesso luogo in cui stai partecipando a una conferenza, cerca di incontrarli personalmente.

Configurare attività e risultati prima del viaggio. Ad esempio, se stai organizzando una conferenza da solo, assicurati che l'attrezzatura che utilizzerai come schermo di proiezione, proiettori e microfoni sia stata prenotata insieme alla sala riunioni. Contatta l'amministratore locale nella filiale che stai visitando o il personale del supporto tecnico per assicurarti di avere un posto dove fare il tuo lavoro con le giuste connessioni di rete e telefoniche. Se ci sono determinati compiti da completare prima del tuo arrivo da parte di alcune persone che partecipano alla tua riunione, impostale su settimane avanzate per consentire loro il tempo sufficiente per preparare o completare tali attività.

Invia informazioni in anticipo. Se hai delle presentazioni in agenda o in power point per le riunioni, mandale via email prima del tempo. Preparare i partecipanti su ciò che deve essere discusso permetterà loro di avere abbastanza tempo per rivedere i materiali e preparare le domande a cui rispondere. In questo modo avrai anche l'opportunità di rivedere i tuoi materiali e apportare le correzioni necessarie prima della riunione, se necessario.

Preparati per il tuo viaggio d'affari imballando i bagagli con oggetti essenziali. Non dimenticare di portare vestiti sufficienti da usare, soprattutto se prevedi di partecipare a cene formali; portare un vestito che si adatta all'occasione. Porta i tuoi effetti personali e articoli da toeletta che puoi usare mentre sei lontano da casa.

Strumenti di branding: non dimenticare di portare laptop, PDA, rubriche, riviste, telefoni cellulari, unità flash, dischi o qualsiasi altra cosa che avresti bisogno di poter lavorare. Preparati portando i file salvati in un'unità flash, CD o floppy disk. In questo modo, anche se il laptop viene danneggiato o perso, i tuoi documenti saranno comunque sicuri da usare sui computer di altre persone.

Aggiorna i contatti. Viaggi d'affari è anche un'opportunità per aggiornare i tuoi elenchi di contatti. Aggiungi nuovi contatti delle persone che incontri mentre viaggi e partecipi alle conferenze. La persona seduta accanto a te sull'aereo potrebbe avere qualcosa in comune con te. Crea il tuo elenco di rete per ulteriori opportunità future per il tuo business e per te.