Le spese di viaggio d'affari sono uno dei costi più controllabili in un'organizzazione e stabilire le tariffe giornaliere è un modo per mantenere tali spese a un livello ragionevole. Le aziende possono utilizzare i dati del governo degli Stati Uniti e altre ricerche di settore per determinare i costi medi giornalieri appropriati per i pasti dei viaggiatori. I viaggiatori d'affari individuali dovrebbero sempre essere consapevoli delle politiche interne delle loro società durante la cena durante il viaggio.
fonti
L'Amministrazione generale dei servizi degli Stati Uniti stabilisce annualmente le tariffe giornaliere che includono i costi di vitto e alloggio per i viaggiatori che viaggiano per affari del governo federale. Molte aziende usano questo come guida quando si impostano i propri importi giornalieri o tassi di rimborso accettabili per i viaggiatori aziendali. Per quanto riguarda i costi del pasto, l'Amministrazione dei servizi generali studia diverse migliaia di ristoranti ogni tre o cinque anni per informarne le tariffe e esamina regolarmente le richieste dei viaggiatori per esaminare se alcune aree specifiche debbano essere aggiornate nel frattempo. A partire dalla pubblicazione di questo articolo, tali tariffe vanno da $ 46 a $ 71 al giorno per colazione, pranzo e cena. Allo stesso modo, gli U.S. Office of Allowances stabiliscono le tariffe mensili per le città internazionali. Altre fonti per l'impostazione di prodotti alimentari di base includono Business Travel News, che commissiona uno studio dei ristoranti ogni anno per i costi dei pasti in 100 importanti città di viaggi d'affari negli Stati Uniti. Queste tariffe sono più alte di quelle della General Services Administration, in quanto rappresentano pasti e cocktail nei ristoranti di lusso. A partire dalla pubblicazione di questo articolo, hanno una media di circa $ 85 al giorno.
Geografia
Indipendentemente dalla fonte, i tassi di cibo per diem tendono a fluttuare per geografia. L'amministrazione dei servizi generali, ad esempio, fissa una tariffa standard per gli Stati Uniti continentali, ma stabilisce anche tariffe separate in città che hanno costi di pasto più alti. Le città più importanti come New York, Chicago, Los Angeles e San Francisco restano nella fascia più alta delle tariffe mensili. Nel 2011, ad esempio, il gruppo assegna $ 71 per pasti giornalieri e costi accessori in queste città, rispetto ai $ 46 standard. Le città di secondo livello in genere trasportano i tassi di pasto al giorno nel mezzo di questi due estremi.
considerazioni
Le imprese hanno due percorsi generali quando coprono le spese alimentari degli impiegati durante il viaggio: possono impostare e rilasciare direttamente un diario, oppure possono rimborsare direttamente i dipendenti per le spese sostenute durante un viaggio. Se scelgono di emettere per-die sulla base degli standard di amministrazione dei servizi generali, possono optare per un metodo "high-low" semplificato piuttosto che emettere perdiemi per ogni singola geografia.In questo metodo, le aree ad alto costo - principali e alcune città secondarie - ricevono una tariffa giornaliera e tutte le altre aree ricevono una tariffa inferiore. Poiché nella maggior parte dei casi i livelli di governo del diario non sono adeguati a coprire pasti più costosi per i viaggiatori executive, molte aziende optano semplicemente per rimborsare i costi del pasto, anche se spesso emettono anche cap informati in base alle tariffe giornaliere per tenere sotto controllo i costi.
Informazioni fiscali
Le aziende che utilizzano la media giornaliera delle spese per gli alimenti e altri costi di viaggio dell'Amministrazione dei Servizi Generali ottengono un vantaggio nella segnalazione semplificata in conformità con le leggi fiscali dell'Internal Revenue Service. Mentre le aziende che rimborsano devono tenere scontrini dettagliati e altri dati per questi viaggi, quelli che usano le tariffe approvate per diem devono solo tenere traccia del viaggio stesso, non le ricevute di spesa individuali del viaggio. Se sei un lavoratore autonomo, puoi anche utilizzare le tariffe giornaliere per l'orientamento quando detratti le spese aziendali dalle tue tasse. È possibile detrarre una parte dell'indennità standard del pasto, in genere circa il 50%, come spesa invece di tenere sotto controllo ogni ricevuta di pasto.
