Segnalare su una sovvenzione che la vostra organizzazione ha ricevuto è un aspetto importante della relazione tra l'istituto concedente e il beneficiario della sovvenzione. Le relazioni di sovvenzione forniscono informazioni sulle attività svolte nella proposta di sovvenzione originale, sulle nuove scoperte, sulle insidie, sui successi e sui dati finanziari. Essere onesti, chiari e disponibili in un rapporto di sovvenzione aiuta l'istituto che concede le sovvenzioni a misurarne l'impatto e apprende dall'esperienza della propria organizzazione. È importante riportare i risultati specifici e le attività proposte nella proposta di sovvenzione originale. Le relazioni sulle sovvenzioni includono in genere una lettera di accompagnamento, una copertina, una voce narrativa e una sezione finanziaria.
Raccogliere informazioni e attività delegate
Quando inizi a scrivere una relazione sulla sovvenzione, vuoi essere chiaro sulle specifiche che hai proposto nella proposta di sovvenzione e avere molta familiarità con il progetto finanziato dalla sovvenzione. Fare riferimento alla proposta di sovvenzione e alla lettera di assegnazione del contributo.
Ben prima della scadenza del rapporto, arruolare l'aiuto dai responsabili dei dipartimenti competenti necessari per completare la sovvenzione. Ad esempio, consultare la finanza e la contabilità per i rendiconti finanziari, il personale del programma per le relazioni sul campo, il direttore esecutivo per la firma e le comunicazioni per le immagini.
Raccogli i vari materiali e mantienili a portata di mano mentre li metti tutti insieme nel rapporto.
Scrivi la copertina e la sezione narrativa
La prima sezione è la copertina e richiede le informazioni di contatto di base e i dati che collegheranno il rapporto di sovvenzione alla proposta di sovvenzione originale. Questa sezione include il nome legale della vostra organizzazione, l'intervallo di date del progetto descritto nella sovvenzione, il nome del direttore esecutivo o presidente della vostra organizzazione, il nome della persona di contatto più familiare con il progetto finanziato e il rapporto di sovvenzione. Includere inoltre l'indirizzo postale completo, i numeri di telefono e fax, l'indirizzo e-mail, il nome del progetto, l'importo della sovvenzione, il numero identificativo della sovvenzione e lo scopo della sovvenzione. Assicurarsi che tutte queste informazioni corrispondano a ciò che si trova nella domanda di sovvenzione originale e nella lettera di assegnazione. Nel piè di pagina del rapporto, inserire il numero ID della sovvenzione e il numero di pagina del rapporto.
Nella sezione narrativa, spiega come il finanziamento del progetto ha fatto la differenza nella tua comunità o nella vita delle persone che hai aiutato. È possibile fornire dati quantitativi e statistiche come tassi di laurea, livelli di reddito o gradi. Puoi anche fornire dati qualitativi come sondaggi, interviste o storie di individui o famiglie che hanno beneficiato dei tuoi servizi.
Dì al donatore se hai scoperto qualcosa di nuovo come risultato della sovvenzione. Spiega in dettaglio se qualcosa di inaspettato si è verificato, buono o cattivo.
Informa il donatore se hai lavorato in collaborazioni con altre organizzazioni e in che modo ha influito sul progetto. Questo è importante perché i donatori valutano la collaborazione tra le organizzazioni.
Condividi le lezioni apprese dal progetto. Descrivi dettagliatamente eventuali problemi sorti durante il tuo progetto e come li hai superati. Se lo fai bene, guadagnerai molto rispetto dal grantmaker. Apprezzano quando le organizzazioni senza scopo di lucro lo raccontano come se fosse in contrasto con lo zucchero che ricopre la situazione.
Fai sapere al donatore quali sono i piani futuri per il progetto. Includere le fonti di finanziamento se il progetto continuerà. Spiega come potresti modificare il progetto date le nuove lezioni apprese.
Ringrazia il grantmaker per la sua generosità nell'investire nel tuo progetto. Esprimi la tua gratitudine. Aggiungi eventuali commenti pertinenti aggiuntivi.
Includi le finanze
Il concedente potrebbe chiedere specifici rendiconti finanziari come reddito, flusso di cassa e un bilancio. Invia le richieste per le dichiarazioni per l'anno del progetto. Spiega qualsiasi cambiamento estremo nella tua salute finanziaria dal momento in cui hai ricevuto il premio della sovvenzione al momento in cui stai segnalando. È meglio che tu lo faccia notare e abbia una buona spiegazione che avere il grantmaker che scopre da solo. Essere in anticipo.
Fornire una relazione dettagliata sui fondi provenienti dalla sovvenzione spesa per i progetti specifici. I dettagli forniti in questa sezione dovrebbero corrispondere direttamente al tuo budget nella proposta di sovvenzione.
Se hai costi inaspettati, includili nel rapporto e identificali come tali. Spiega anche questi costi nella sezione narrativa della relazione sulla sovvenzione.
Imballa il rapporto
Includi una breve lettera di accompagnamento che riporta in dettaglio il contenuto del rapporto che dovrebbe includere il numero ID del premio. La lettera deve provenire dal direttore esecutivo o dal presidente della sua organizzazione al suo equivalente presso l'istituto di sovvenzione. La lettera dovrebbe ringraziare nuovamente il donatore per la concessione. Non puoi mai davvero ringraziare abbastanza.
Modifica la descrizione della sovvenzione con l'aiuto di un altro collega. Ottieni un'ultima firma dalla finanza sui finanziari. Assicurati che il carattere e il tono del rapporto siano coerenti durante l'editing.
Allega sondaggi, grafici, mappe, statistiche o informazioni raccolte per misurare il tuo progetto. Hai riassunto gli aspetti più importanti nella sezione narrativa, ma questi dovrebbero essere resi disponibili come riferimento. Presenta tutti i dati nel modo più conciso possibile.
Usa gli allegati promozionali con parsimonia. I donatori di fondi sono molto impegnati e semplicemente non hanno il tempo di guadare nonostante tutti i volantini, le foto e i comunicati stampa degli eventi. Scegli le migliori due o tre foto, un pezzo multimediale pubblicato o in onda e forse una newsletter della tua organizzazione. Se scegli di allegare materiale aggiuntivo, assicurati che sia di aiuto al tuo caso ed è direttamente correlato al progetto.
Ottenere una firma da un rappresentante autorizzato della propria organizzazione, probabilmente la stessa persona che ha firmato la richiesta di sovvenzione.
Invia in tempo
Invia la relazione sulla sovvenzione nel mezzo e nella modalità dettata nella lettera di assegnazione. L'istituto concedente può chiedere un'e-mail, avere un portale online o preferire tre copie inviate tramite posta USPS. È sempre più sicuro ricontrollare.
Conferma ricevuta Se non si riceve una conferma automatica, è possibile contattare la persona del personale appropriato presso l'istituto di sovvenzione per confermare la ricezione del rapporto di sovvenzione.
Salva una copia per il tuo record. Nel caso in cui qualcosa accada con la consegna del rapporto di sovvenzione, è necessario essere pronti a fornire un'altra copia al grantmaker.
