Il servizio clienti viene generalmente definito come l'interazione tra un'azienda e i suoi clienti e viene valutato in base alla capacità di tale azienda di soddisfare le esigenze dei propri clienti. Un buon servizio clienti supererà i desideri o le esigenze di un cliente in modo tempestivo e cortese. Mentre il servizio clienti è solitamente più evidente nelle occupazioni di vendita, è importante per il successo di qualsiasi azienda o organizzazione che fornisce un servizio per comunicare un chiaro insieme di standard di servizio al cliente ai propri dipendenti.
Rispetto
L'aspetto più importante del servizio clienti è quello di trattare i clienti con rispetto. Quando le persone trascorrono il loro tempo e denaro in uno stabilimento, si aspettano che saranno trattati in modo equo e rispettoso. La maggior parte delle aziende hanno concorrenti in grado di fornire servizi simili, così spesso, la qualità del servizio clienti sarà un importante fattore decisivo nel garantire il patrocinio di un cliente. La maggior parte dei clienti non ha aspettative irrealistiche, ma desidera semplicemente onestà e integrità. Mostrare empatia, o mettersi nei panni del cliente, mostra al cliente che capisci le sue frustrazioni o necessità e sei disposto ad aiutarlo a risolvere il problema.
Tempestività
Come dice il vecchio adagio, il tempo è denaro e fornire risposte rapide alle esigenze dei clienti è vitale per il successo di un'azienda. A nessuno piace essere continuamente messo in attesa o detto che dovranno aspettare per essere curato. Un buon servizio al cliente si ottiene rispondendo rapidamente a un problema con cognizione di causa e precisione. L'accessibilità è fondamentale per raggiungere un livello elevato di servizio e molte aziende hanno reparti di assistenza clienti o interi call center con dipendenti addestrati a risolvere i problemi in modo tempestivo. Se le esigenze di un cliente vengono soddisfatte rapidamente, di solito perdona un'azienda e apprezza che la società abbia a cuore abbastanza per riconoscere e risolvere il problema.
Imposta aspettative realistiche
Un grave problema che si verifica in situazioni di servizio clienti è quando un cliente è promesso qualcosa che non può essere soddisfatta. Chiunque può attestare che è molto più frustrante essere indotto in errore su una soluzione piuttosto che sentirsi dire fin dall'inizio che cosa può davvero essere raggiunto. Dare a un cliente notizie sgradevoli può intimidire, soprattutto se è già turbato, tuttavia è meglio essere sinceri e iniziare a lavorare verso una risoluzione realistica. Alla fine, per quanto un cliente possa essere deluso dal non sentire esattamente quello che vuole sentire, apprezzerà l'onestà. È più probabile che un cliente sia molto più turbato se gli viene promessa qualcosa che un'azienda non è in grado di offrire.
