Quando scrivi un rapporto da presentare in una riunione, devi seguire alcune linee guida di base, molte delle quali probabilmente hai imparato a scuola. Ad esempio, devi essere sicuro dello scopo del tuo rapporto, devi concentrarti su un sottoargomento definito con precisione e devi scrivere con il tuo pubblico in mente.
Conoscere in anticipo il background educativo e lavorativo dei partecipanti alla riunione. Questo ti aiuta a sapere quanto dell'argomento devi spiegare. Ad esempio, immagina di redigere un rapporto sul numero di incidenti in determinate intersezioni cittadine che saranno presentati alla prossima riunione del Comitato per il traffico. Se tre dei cinque membri del comitato hanno esperienza nelle forze dell'ordine, non è necessario spiegare frasi come "navigare in un turno".
Ricorda il consiglio del tuo insegnante di scuola superiore: non cercare di affrontare l'universo. Scrivi su un segmento più piccolo del tuo argomento principale. Rende la tua relazione più facile da capire. Ad esempio, la "sicurezza dei pedoni" può essere il soggetto principale di un rapporto di studio sul traffico, ma il rapporto è limitato a una parte di tale argomento, migliorando la sicurezza a due incroci.
Assicurati di fornire un contesto sufficiente nella tua introduzione e conclusione. Ciò aiuta i partecipanti alla riunione a capire il significato delle tue proposte. Ad esempio, se il tuo rapporto raccomanda l'assunzione di agenti ausiliari di polizia per lavorare nel tribunale municipale, la tua introduzione spiegherebbe le lotte della municipalità durata un anno per compensare gli aumenti degli straordinari pagati agli ufficiali di polizia. La conclusione ribadirebbe che questa proposta è solo una delle tante che può aiutare il comune a colmare le lacune nel suo bilancio.
Lascia che il titolo del rapporto suggerisca se la riunione è stata programmata per risolvere problemi o per fornire informazioni.Ad esempio, se un manager ha chiamato la riunione per informare i membri del team che le vendite dell'ultimo trimestre sono aumentate, il titolo potrebbe essere "Vendite del terzo trimestre: l'impatto di nuove procedure di servizio clienti".
I rapporti di solito hanno lo scopo di influenzare le azioni di qualcuno. Menziona il feedback che ti aspetti e da chi. Ad esempio, un rapporto del sovrintendente scolastico su un aumento dei punteggi dei test degli studenti può raccomandare al consiglio di approvare una risoluzione che trasforma un programma di studi pilota in uno permanente.
