La comunicazione all'interno di un'organizzazione è fondamentale. Più dipendenti connessi e informati sono, più fiducia si sentiranno nei confronti del loro datore di lavoro. La ricerca indica che i dipendenti preferiscono un'interazione faccia a faccia con i loro superiori, ma i limiti di tempo e le dimensioni di un'organizzazione non sempre consentono un simile approccio. I memo aziendali sono un altro modo per comunicare informazioni importanti al pubblico interno di un'organizzazione. Meno formale delle lettere commerciali, possono annunciare nuove politiche o cambiamenti organizzativi, fornire informazioni richieste o servire come aggiornamento del progetto. Imparare a scrivere una nota aziendale che fornisce informazioni necessarie ai dipendenti contribuirà a rafforzare il "potere interiore" della tua azienda.
Articoli di cui avrai bisogno
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Immagine digitale del logo aziendale
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Software di desktop publishing
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Stampante
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Carta
Inserisci il logo dell'azienda come immagine nella parte superiore della pagina.
Crea un titolo che legge (in lettere maiuscole) "MEMO", "MEMORANDUM" o "INTERRISPONDENZA CORRISPONDENZA". Può essere centrato in alto o allineato con il margine sinistro.
Dopo il titolo, inserisci una riga di spazio e quindi le parole "TO:," "FROM:," "DATE:" e "SUBJECT:" (puoi anche sostituire "RE:" al posto di "SUBJECT:") con le informazioni appropriate seguite da un ritorno difficile. La disposizione può variare. Ogni elemento può avere una propria linea per un totale di quattro righe, oppure è possibile dividerlo in due colonne: la prima contenente "TO:" e "FROM:" e la seconda con "DATE:" e "SUBJECT". includere un indirizzo interno o un saluto ("Gentile …").
Avvia il corpo del tuo memo sulla seconda o terza riga sotto l'intestazione. Se il tuo memo è un messaggio di routine, apri in modo diretto. I memo che forniscono cattive notizie dovrebbero aprirsi con una dichiarazione neutra strettamente correlata all'argomento del memo, noto nella comunicazione aziendale come buffer, per preparare i lettori alle informazioni negative. A seconda delle notizie, puoi scegliere tra diverse strategie per questa apertura. Assicurati che sia sincero, pertinente, onesto e breve.
Usa il resto del tuo spazio per fornire dettagli importanti. Il tono dovrebbe essere colloquiale. Utilizzare sottotitoli per rendere più facili da leggere i memo più lunghi. Puoi anche includere tabelle, grafici o altri elementi visivi. Gli scrittori che cercano di persuadere il loro pubblico dovrebbero includere come / perché queste informazioni andranno a beneficio dei dipendenti personalmente o dell'azienda nel suo insieme.
Termina con una nota positiva e amichevole. Non includere una chiusura o firma gratuita.
Stampa il promemoria e iniziale con il tuo nome in cima, oppure prepara il promemoria da inviare via email (potresti perdere parte della formattazione inviando elettronicamente). Se il promemoria verrà inviato a più destinatari, potrebbe essere più economico stampare una copia, iniziarla e quindi fare delle fotocopie.
Distribuire. Può essere consegnato a mano, inviato per e-mail, inviato tramite posta interoffice o inviato tramite l'ufficio postale.
Suggerimenti
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Usa il formato del blocco (nessun rientro) con una linea di spazio tra ogni paragrafo. Concentrati su un argomento. Prova a tenere il memo sotto due pagine. I promemoria dovrebbero essere usati solo tra il tuo pubblico interno. Non inviare un promemoria a persone esterne alla tua azienda. Scrivi invece una lettera. Se stai indirizzando il promemoria ad alcuni individui piuttosto che a un intero dipartimento o al personale in generale, alfabetizza l'elenco dei destinatari a meno che non ci siano persone in determinate posizioni che dovrebbero ricevere un posizionamento più prominente.
