All'interno di ogni fase del processo di ordine, esiste la possibilità che si verifichi un errore o un problema di ordine.Alcuni di questi problemi sono interni, causati da dipendenti, sistemi e processi aziendali. Alcuni di questi sono esterni, causati da clienti, venditori e altre forze esterne come le condizioni meteorologiche. La maggior parte delle aziende monitora e analizza i problemi di elaborazione degli ordini in modo che possano trovare modi per prevenirli in futuro. I problemi di elaborazione degli ordini sono costosi e hanno un impatto negativo sulla soddisfazione del cliente.
Errore cliente
L'elaborazione dell'ordine inizia con un cliente che effettua un ordine per un prodotto o servizio. Durante questo processo, il cliente può fornire il numero di prodotto sbagliato, la quantità, l'indirizzo di spedizione o le informazioni di fatturazione. L'errore può essere verbale, per iscritto o elettronico, tramite l'immissione degli ordini online.
Inchiesta
Ci sono momenti in cui un cliente non è sicuro di quale tipo di prodotto o servizio soddisferà le sue esigenze e contatterà un servizio clienti per un consiglio. Durante questo scambio di informazioni, possono verificarsi problemi. Il cliente non può comunicare in modo chiaro o il dipendente che riceve la richiesta può essere nuovo o scarsamente qualificato. Questi problemi possono portare a un cliente che riceve un prodotto o un servizio che non può soddisfare i suoi bisogni.
Inserimento ordini
I rappresentanti degli ordini per ordini accettano ordini verbali, scritti ed elettronici dai clienti e inseriscono le informazioni in un sistema di elaborazione degli ordini. Durante la procedura di immissione, possono inserire informazioni errate su prodotti, servizi, clienti o fatturazione. Potrebbero verificarsi anche occorrenze quando il dipendente del servizio clienti immette le informazioni corrette, ma i processi di informazione errati a causa di un errore o malfunzionamento del sistema.
Compimento
Gli ordini per prodotti tangibili e merci vengono trasmessi a un centro di evasione ordini e vengono "prelevati e imballati". Quando un ordine viene prelevato, un dipendente individua gli articoli richiesti all'interno di un magazzino, li rimuove dallo spazio di archiviazione e quindi li aggiunge all'ordine cliente. Quando un ordine è imballato, un dipendente prende gli articoli selezionati e li impacchetta in una scatola o contenitore di spedizione. I problemi più comuni di prelievo degli ordini includono la scelta del prodotto sbagliato, il colore sbagliato o la quantità sbagliata. I problemi comuni di imballaggio dell'ordine includono prodotti mancanti, ordini incompleti o imballaggi impropri, che possono causare danni al prodotto.
spedizione
Gli ordini vengono spediti alle sedi dei clienti tramite U.S.P.S. posta, camion (chiamato anche "terra") o consegna aerea. I problemi di spedizione interna più comuni includono la scelta del corriere di spedizione errato o la priorità di spedizione errata (ad es. Consegna il giorno successivo, consegna in due giorni). I problemi di spedizione esterna più comuni includono la consegna tardiva del prodotto, la mancata consegna del prodotto o il danneggiamento del prodotto durante il processo di consegna.
Qualità del prodotto
Anche quando l'immissione degli ordini e l'adempimento sono impeccabili, la qualità del prodotto può causare problemi. Il concetto di qualità del prodotto considera sia le percezioni che i fatti. Un cliente può ordinare un prodotto che corrisponda alle specifiche del prodotto pubblicizzato, ma non guarda o esegue il modo in cui si aspettava. In altri casi, la scarsa qualità del prodotto è più evidente, ad esempio quando il prodotto si rompe dopo un solo utilizzo. In entrambi i casi, la scarsa qualità del prodotto è un problema, che di solito porta a una sostituzione del prodotto o al ritorno del prodotto.
