Se incontrare i clienti per presentare una proposta o condurre un pranzo di lavoro con lo staff, inviare un invito via email può essere un modo rapido ed efficace per coordinare l'evento.
Considera il tuo pubblico. Il tono della tua e-mail dovrà adattarsi a chiunque tu stia invitando alla riunione del pranzo. Un tono casuale funziona bene se il tuo incontro di lavoro è con lo staff e passerai il tempo a discutere di strategie e brainstorming. Se lo scopo dell'incontro è più serio, è necessario chiarirlo nella corrispondenza ai membri dello staff invitati. Se l'incontro del pranzo è con i clienti, potrebbe essere necessario un tono più formale, a seconda del tuo rapporto di lavoro con loro.
Trova un ristorante che possa ospitare il tuo gruppo. A seconda del numero di invitati, potresti voler cercare una struttura che abbia una stanza privata disponibile. Quando si pianifica un incontro a pranzo con i clienti, può essere utile trovare un ristorante meno frenetico, dove la conversazione non sarà tesa a causa del rumore.
Decidere chi invitare alla riunione del pranzo e consultare il calendario dell'ufficio per determinare se tutte le parti saranno disponibili nella data in questione. Per le riunioni di pranzo del personale, fai una breve telefonata per chiedere se gli invitati selezionati saranno disponibili quel giorno e poi chiedi loro di tenerlo aperto mentre i piani sono in fase di completamento.
Chiama il ristorante di scelta e imposta una prenotazione provvisoria. Fai sapere loro che potrebbe essere necessario regolare il numero di partecipanti più vicino a quella data. Se scopri di avere più partecipanti rispetto a quanto pianificato in origine, assicurati di avvisare il ristorante il prima possibile in modo che lo staff possa soddisfare le tue esigenze.
Scrivi la tua email, inclusi gli indirizzi email di ogni persona che desideri invitare. Utilizza la riga dell'oggetto per specificare il motivo dell'email. Includi parole come "Importante" o "Segna i tuoi calendari" e includi la data e il motivo. Ad esempio, il soggetto potrebbe leggere: "Importante: Working Lunch on 2/18/09-RSVP Needed." Per il pranzo con un cliente, ovviamente, dovrai definire la riga dell'oggetto e consegnarla a una richiesta, piuttosto che a una richiesta.
Usa il corpo dell'e-mail per spiegare la necessità della riunione del pranzo e cosa vorresti che i partecipanti portassero o condividessero durante l'incontro. A seconda di quanto sia difficile bloccare le persone, potresti voler richiedere loro RSVP, in modo da poter finalizzare il conteggio delle prenotazioni con il ristorante.Se stai preparando un pranzo per i clienti, potresti voler richiedere una riunione per il pranzo e indicare quali articoli vorresti discutere con loro
Suggerimenti
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Il tuo approccio dovrebbe essere basato sull'atmosfera lavorativa della tua azienda, da casuale a formale. Invia una copia al personale amministrativo in modo che il calendario dell'ufficio possa essere aggiornato.
