Per diventare un leader del settore o anche solo per avanzare nella tua carriera, devi padroneggiare l'arte della comunicazione, o il processo in cui gli individui interagiscono, scambiano e interpretano i significati. Trasmettere senza pensieri informazioni attraverso chiacchiere inutili è facile. Comunicare efficacemente richiede abilità e finezza. Per comunicare con successo, è necessario essere in grado di presentare le idee in modo efficace, persuasivo, chiaro e conciso.
Come padroneggiare l'arte della comunicazione negli affari
Essendo una qualità essenziale nel mondo degli affari, la comunicazione può creare o distruggere la tua carriera. Per diventare un leader del settore o anche solo per avanzare nella tua carriera, devi padroneggiare l'arte della comunicazione, o il processo in cui gli individui interagiscono, scambiano e interpretano i significati. Trasmettere senza pensieri informazioni attraverso chiacchiere inutili è facile. Comunicare efficacemente richiede abilità e finezza. Per comunicare con successo, è necessario essere in grado di presentare le idee in modo efficace, persuasivo, chiaro e conciso. La comunicazione ha successo solo quando sia il mittente che il destinatario comprendono il contenuto delle informazioni presentate allo stesso modo. Quindi come padroneggia l'arte della comunicazione?
Comprendere i principi di comunicazione di base In primo luogo, è necessario essere chiari sul perché si sta comunicando e quindi comunicare il messaggio senza equivoci e conseguente confusione. Ridurre la frequenza dei fraintendimenti con una comunicazione chiara, concisa, accurata e ben pianificata. Considera i tuoi obiettivi poiché devi articolarlo per realizzarlo. • Che cosa vuoi che il tuo pubblico ricordi? • Cosa vuoi trasmettere? • Cosa vuoi che il tuo messaggio raggiunga?
In secondo luogo, è necessario sapere come inviare le informazioni in modo che possano essere decodificate correttamente dal ricevitore. Il successo in questo dipende sia dall'indicare chiaramente le informazioni, sia dall'anticipare ed eliminare qualsiasi potenziale fonte di incomprensione. La chiave: conoscere il tuo pubblico. Il tuo messaggio viene consegnato ai singoli membri del pubblico, i quali entrano nel processo di comunicazione con le proprie idee e convinzioni che influenzeranno senza dubbio la sua comprensione del messaggio. Inoltre, è essenziale comprendere i punti di forza e di debolezza dei diversi canali di comunicazione che includono, ma non sono limitati a, di persona, telefono, e-mail e testo. Assicurati di utilizzare il canale appropriato per il tuo messaggio. Ad esempio, dare lunghe indicazioni al telefono probabilmente non è il percorso più efficace. Allo stesso modo, nessuno dei due fornisce feedback negativi via email. Esamina i punti di forza e di debolezza di tutti i canali di comunicazione in relazione al tuo messaggio per assicurarti di scegliere il canale che comunicherà il messaggio al meglio. Sii ricettivo al feedback del tuo pubblico, soprattutto quando comunichi di persona o al telefono. Presta particolare attenzione alle reazioni verbali e non verbali al tuo messaggio per valutare se il pubblico ha compreso il significato delle informazioni presentate. Un altro modo per aumentare le tue capacità comunicative negli affari è rimuovere qualsiasi barriera che possa causare malintesi. Le potenziali barriere al tuo messaggio possono essere qualsiasi cosa, dall'essere troppo lunghe, usare il canale di comunicazione sbagliato, essere disorganizzati nella presentazione delle informazioni, usare un linguaggio verbale e non verbale scadente, offrire troppe informazioni troppo velocemente, non capire la cultura del pubblico e non presentare un messaggio semplificato e conciso. Oltre a queste linee guida generali, puoi affinare le tue capacità comunicative concentrandoti su aree di comunicazione più generalizzate come la creazione di prime impressioni efficaci, trasmettendo il corretto linguaggio non verbale del corpo, comunicando in modo efficiente verbalmente, ascoltando attivamente, concentrandoti sullo sviluppo della tua scrittura abilità e apprendimento della corretta etichetta per comunicare attraverso i canali tecnologici.
Creare una prima impressione duratura L'obiettivo di creare una prima impressione duratura è stabilire conforto, fiducia e rapport con la persona che si incontra. Basta una rapida occhiata, circa tre secondi, affinché qualcuno ti valuti quando ti incontri per la prima volta. La loro opinione su di te si forma rapidamente in base al tuo aspetto, linguaggio del corpo, atteggiamento, manierismi e come sei vestito. Nel mondo degli affari, è fondamentale creare sempre un'impressione di presenza professionale. Alcuni semplici modi per fare una prima impressione potente ed efficace sono i seguenti: • Fare contatto visivo diretto e amichevole per sviluppare la fiducia reciproca. • Alzati in piedi e siedi dritto mentre una buona postura crea un'impressione immediata di competenza e mostra che sei a tuo agio in situazioni lavorative. • Mantenere il contatto visivo attraverso il movimento della mano e indirizzare la persona per nome. • Arrivo da dieci a quindici minuti prima dell'orario previsto. • Vestiti in modo appropriato per l'incontro. Conoscere le tradizioni e le norme come non si vuole mostrare in un completo quando tutti gli altri sono vestiti casual. • Mantenere un aspetto pulito e ordinato. Fai un controllo rapido di trenta secondi prima della riunione. • Sorridi con calore e sicurezza. • Sii cortese e attento.
Le prime impressioni riguardano la generazione di una percezione della presenza professionale per stabilire la credibilità. Usa il tuo linguaggio del corpo per proiettare la fiducia e la sicurezza di te stesso stando in piedi, sorridendo calorosamente per mettere gli altri a proprio agio, rendendo il contatto visivo, salutando con una stretta di mano ferma, estendendo cortesie a tutti, proiettando genuino entusiasmo e benevolenza e vestendo in modo appropriato.
Ristampate il vostro messaggio attraverso la comunicazione non verbale Solo circa il sette percento del significato emotivo in un messaggio è composto dalle parole effettive e un altro trentotto percento viene comunicato attraverso il nostro tono di voce e flessione della voce. Ciò significa che il cinquantacinque per cento del nostro significato nei messaggi è trasmesso attraverso una comunicazione non verbale che include espressioni facciali, gesti e postura. Quindi, anche se potresti dire una cosa, il tuo linguaggio del corpo potrebbe esprimere qualcosa di completamente diverso. Professionisti esperti utilizzano le capacità di comunicazione non verbale per costruire fiducia e rapport con clienti e colleghi mantenendo il loro linguaggio del corpo coerente e congruente con il loro messaggio verbale. Per prosperare nel mondo degli affari, devi imparare non solo a trasmettere il tuo messaggio verbalmente ma anche non verbalmente. Usa la comunicazione non verbale consapevolmente e intenzionalmente per renderla una fonte di forza e forza nelle tue interazioni commerciali. In primo luogo, comprendere i punti di forza e di debolezza della comunicazione non verbale, quindi suddividere i componenti e praticare un'esecuzione di impatto, coerente e naturale a partire dal contatto visivo. Prova a iniziare con quanto segue: • Esamina il tuo ingresso in una stanza. Ti sei accorto quando entri in una stanza? • Offri immediatamente la mano quando incontri qualcuno indipendentemente dalla razza o dal genere? • Stai costantemente in contatto visivo con gli altri durante le riunioni e durante le conversazioni? • Tendi a gesticolare in modo distraente che potrebbe ostacolare la capacità di qualcuno di connettersi con te? • I segnali non verbali che invii sono chiari e coerenti con il tuo messaggio? O le persone sono generalmente confuse su dove stanno con te? • Sei a conoscenza delle tue reazioni facciali in diverse situazioni?
La nostra presenza fisica è la cosa che gli altri notano quando ci incontrano, quindi assicurati di emanare energia, avere una postura corretta, una salda stretta di mano e un contatto visivo amichevole. Impara non solo a padroneggiare il tuo linguaggio del corpo iniziale, ma anche le tue reazioni agli altri, come mantenere una faccia impassibile quando arrabbiata. Infine, impara a eguagliare e rispecchiare adottando le buone maniere e le maniere della persona o delle persone con cui stai interagendo.Corrispondenti livelli di energia, espressioni facciali, tono di voce, vocabolario e ritmo è il modo più rapido per costruire un rapporto nel processo di comunicazione. I segnali non verbali forniscono un contesto per interpretare il contenuto grezzo della comunicazione, quindi è necessario assicurarsi che i messaggi verbali e non verbali rimangano sincronizzati.
Rivivi la comunicazione verbale La comunicazione faccia a faccia sarà sempre il miglior canale di comunicazione. Non sottovalutare mai il valore del tono della voce e l'emozione trasmessa attraverso il linguaggio del corpo, specialmente quando critichi qualcuno o fornisci un feedback negativo. Se non sei d'accordo con qualcuno mentre le tue parole possono esprimere il tuo disaccordo, il tuo tono, la postura e il contatto visivo possono, allo stesso tempo, esprimere il tuo valore e il rispetto per l'opinione dell'altra persona. Mentre una conversazione telefonica è anche un canale di comunicazione migliore, cade ancora un secondo lontano nelle interazioni faccia a faccia. Ci affidiamo al ricco stufato di segnali non verbali per interpretare il significato dietro le parole di altri e le riunioni faccia a faccia aiutano a compensare potenziali barriere che potrebbero fraintendere il messaggio previsto. Quindi, se sei in dubbio su quale metodo utilizzare, comunicare con qualcuno faccia a faccia è sempre il metodo più sicuro ed efficace per garantire che il tuo messaggio sia comunicato in modo efficace. Se hai difficoltà ad esprimerti verbalmente, prova alcune delle seguenti opzioni per affinare le tue abilità comunicative verbali: • Guarda le interazioni verbali nel tuo ufficio per ascoltare come le persone presentano idee ai clienti, per sentire il tono della voce e l'inflessione della voce usati quando si presentano idee e come vengono discussi i punti di differenza. • Esercitati a esprimere le tue idee ad amici e parenti e falli criticare. Assicurati di sapere se hanno afferrato ciò che stavi cercando di trasmettere o meno. • Ottieni un lavoro di vendita part-time per aiutarti ad acquisire sicurezza nell'esprimersi e comunicare verbalmente con gli altri. • Utilizzare storie, citazioni e battute per aiutare a trasmettere il tuo messaggio. • Organizza in anticipo le tue idee e prepara il tuo messaggio. • Scegli le tue parole con cura. Parla in modo specifico, conciso ed evita il linguaggio sconsiderato. • Sii positivo nell'attitudine e nella selezione delle parole. • Usa un linguaggio vivido, esempi, rimanere ottimista e usa una varietà di toni di voce per mantenere il pubblico impegnato. • Registrati per capire meglio il tuo stile di comunicazione unico.
La padronanza della comunicazione verbale sviluppa la crescita personale e migliora le relazioni e le interazioni aziendali. Le parole hanno il potere di creare emozioni e spostare le persone a compiere l'azione che desideri. Sfrutta il potere della comunicazione verbale per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera.
Conoscere il potere dell'ascolto attivo Mentre esprimere le proprie idee è importante nella comunicazione, ascoltare attivamente gli altri è altrettanto importante per padroneggiare l'arte della comunicazione. Una grande fetta di comunicazione efficacemente comporta l'ascolto con successo. Solo circa il 25-50% di ciò che stiamo ascoltando viene effettivamente ricordato, il che significa che devi fare uno sforzo consapevole non solo per ascoltare le parole che qualcuno sta dicendo, ma per cercare di capire il messaggio totale che viene trasmesso. Non sottovalutare il potere del silenzio. Metti a fuoco il tuo ascolto non pensando a quello che dirai dopo, invece fai uno sforzo cosciente per concentrarti mentalmente e rimanere vigile fisicamente. Diventare un ascoltatore attivo richiede tempo, pazienza e pratica. Utilizza i seguenti elementi di seguito per migliorare le tue capacità di ascolto attivo. • Concentra la tua attenzione sull'altoparlante. Presta molta attenzione alla loro comunicazione non verbale. • Mostra che stai ascoltando attraverso il linguaggio del corpo, i gesti, il sorriso e il cenno occasionale. • Riconoscere ciò che l'altra persona sta dicendo con un cenno occasionale o "uh uh". • Fornire feedback positivi parafrasando ciò che è stato detto, ponendo domande aperte o riassumendo periodicamente. • Rinviare il giudizio fino a quando l'oratore ha completamente finito di presentare il proprio messaggio. Non interrompere. • Non permettere che i tuoi filtri, ipotesi, giudizi e convinzioni personali distorcano le informazioni che stai ascoltando. Per chiarire la comprensione, riassumere ciò che è stato detto. • Dai alla persona la tua totale attenzione. Non permettere a te stesso di essere distratto dal tuo ambiente.
Ascoltare è più che ascoltare semplicemente le parole pronunciate. L'ascolto attivo implica concentrarsi sul tono della voce, sulla selezione delle parole, sul linguaggio del corpo non verbale, sull'inflessione della voce, non saltare alle conclusioni e non distorcere ciò che viene detto dalle nostre percezioni. Ascoltare attivamente significa essere obiettivi e aperti a ciò che qualcuno sta comunicando senza permettere alle nostre convinzioni personali di influenzare il messaggio. Costruisci relazioni commerciali migliori e diminuisci i conflitti di relazione perfezionando la tua capacità di comunicare attraverso l'ascolto attivo.
Illustrare la distinzione attraverso una scrittura notevole
Come forma più concreta di comunicazione, la parola scritta lascia meno spazio a errori ed errori. In una società tecnologicamente esperta, dove la comunicazione scritta sta rapidamente diventando il metodo di comunicazione preferito, essere in grado di comunicare efficacemente attraverso la scrittura è un'abilità importante da affinare. Nel mondo del lavoro di oggi, i datori di lavoro cercano attivamente individui in possesso della capacità di comunicare efficacemente attraverso la parola scritta. Quindi, come puoi lucidare le tue capacità di scrittura? • Evita le parole gergali. • Guida lontano dai simboli ed evita i cliché. • Scrivi sempre i nomi correttamente. • Mantenere le frasi brevi e semplici. • Correzione di bozze, correzione di bozze, correzione di bozze. • Revisionare i documenti finché non sono chiari e concisi. Evitare qualsiasi informazione estranea. • Assicurarsi che i documenti siano organizzati in modo logico. • Modifica la tua scrittura per la scelta delle parole e le ridondanze. • Utilizzare la punteggiatura corretta e la grammatica corretta. • Migliora il tuo vocabolario usando un dizionario per cercare il significato di parole non familiari. • Leggi tutte le possibilità che ottieni. Più leggi, più espandi il tuo vocabolario e accresci la tua consapevolezza di una scrittura efficace.
Impara a vedere la scrittura come un'abilità che deve essere continuamente affinata attraverso la pratica e lo sforzo. Esercita una scrittura efficace in ogni occasione, anche quando scrivi semplici e-mail ad amici e parenti. La comunicazione scritta ha un impatto duraturo e una presenza permanente, quindi presta sempre particolare attenzione a ciò che comunichi attraverso la scrittura.
Dimostrare una corretta etichetta nella comunicazione tecnologica Poiché il luogo di lavoro del ventunesimo secolo diventa più vario e tecnologicamente più abile, le tue capacità comunicative devono essere costantemente affinate per garantire il successo della carriera. Poiché il vecchio modello di gestione della dittatura è stato sostituito da una gestione partecipativa e da un maggiore utilizzo dei team, il vecchio metodo di comunicazione che favoriva la comunicazione in-persona o voce-voce è stato sostituito con metodi di comunicazione impersonali come e-mail, fax e voicemail. Nonostante il crescente utilizzo della tecnologia per la comunicazione e mentre forniscono una soluzione rapida per il trasporto di informazioni, tenere presente che questi metodi lasciano più spazio a equivoci e conflitti. Cerca di comunicare solo informazioni fattuali attraverso questi canali. Riservare tutte le comunicazioni che implicano l'espressione di emozioni per metodi personali come di persona o per telefono.
Legare tutto insieme Le capacità di comunicazione esemplare sono alcune delle qualità più ricercate nel mondo degli affari. Come Robert Kent, l'ex preside della business school di Harvard, ha così riassunto in modo adeguato: "Nel mondo degli affari, la comunicazione è tutto." Senza la capacità di comunicare in modo efficace, non siamo in grado di trasmettere accuratamente messaggi, far sapere agli altri ciò che pensiamo o sentiamo, costruire partenariati, motivare gli altri o risolvere conflitti. Aumentando professionalmente le capacità comunicative diventeranno solo più essenziali per il tuo successo. Riuscire a comunicare con successo equivale a una carriera di successo.
