Ogni azienda e persona che lavora con il pubblico deve comunicare con il pubblico a un certo punto. Ma non è ideale per una festa dividere le sue risorse tra la sua attività principale e spiegare il business al mondo - è qui che entrano in gioco le agenzie di pubbliche relazioni. Qualsiasi agenzia pubblicitaria che ne valga la pena utilizzerà una varietà di metodi per diventare un volto e una voce efficaci per il cliente rappresenta.
Ottenere la stessa pagina del client
Prima che un'agenzia di pubbliche relazioni possa ottenere il messaggio per conto di un cliente, deve scoprire qual è il messaggio. I rappresentanti di PR si siedono con i loro clienti all'inizio di una relazione per scoprire tutto ciò che possono sulle loro operazioni. Per le imprese, tali informazioni includono la loro dichiarazione di missione generale, i prodotti, i servizi e il modo in cui li portano sul mercato. Per le figure pubbliche, questo include informazioni sui progetti professionali della persona, così come dettagli sulla vita personale che potrebbero influenzare l'opinione pubblica. Per tutti i clienti, l'agenzia stabilisce un protocollo per lo scambio di informazioni in modo da non perdere l'occasione di presentare nuovi sviluppi al pubblico.
Scrivere comunicati stampa
Il prodotto di base che esce dalle agenzie di PR è il comunicato stampa, informazioni sulla società che viene data alle agenzie di stampa per la pubblicazione. Le agenzie di stampa amano avere comunicati stampa, specialmente nei giorni lenti, perché significa meno lavoro per riempire lo spazio del giornale. L'avvertenza è che il comunicato stampa dovrebbe richiedere poche modifiche di modifica, altrimenti gli editori di notizie non vorranno sprecare tempo prezioso su quelle che sono probabilmente informazioni non essenziali. Un modo per valutare la qualità di un'agenzia di pubbliche relazioni è quello di chiedere campioni del comunicato stampa e scrutarli in base alle linee guida sullo stile di Associated Press. Se le pubblicazioni non possono essere distinte in formato da articoli di notizie reali, e si continua a farsi un'idea positiva dell'organizzazione rappresentata nel comunicato, l'agenzia ha svolto bene il proprio lavoro. Ma a differenza di un articolo di attualità, non è importante che un comunicato stampa contenga citazioni accurate. Spesso, lo scrittore di pubbliche relazioni compone le quotazioni - ma solo per conto dei clienti - e chiede l'approvazione del cliente prima che il comunicato stampa venga inviato alle agenzie di stampa.
Stabilire relazioni con agenzie di stampa
Le agenzie di pubbliche relazioni dovrebbero tenere un elenco di agenzie di stampa a cui inviano comunicati stampa. Ma, cosa più importante, i professionisti delle pubbliche relazioni stabiliscono relazioni linguistiche con giornalisti che cercano informazioni su un cliente per un articolo. I professionisti delle pubbliche relazioni sono la porta per tutte le informazioni che escono dall'organizzazione che rappresentano. Ciò significa che un'agenzia di pubbliche relazioni sarà il primo contatto del giornalista per le informazioni sul cliente e l'agenzia fungerà da portavoce per il cliente o metterà il giornalista in contatto con la persona giusta all'interno dell'organizzazione cliente. A volte, un dipendente con l'agenzia agisce come una terza parte in un'intervista per guidare domande e risposte in una direzione positiva.
Gestione della presenza dei social media
Con lo sviluppo dei social media, il ruolo dei professionisti delle pubbliche relazioni si è ampliato fino a includere la rappresentazione dei clienti online. Se un cliente ha un blog, un profilo Facebook o Twitter, l'agenzia di PR dovrebbe avere accesso ad esso; se il cliente non ne ha, l'agenzia dovrebbe stabilirne uno. A differenza dei comunicati stampa, la presenza dei social media è diretta al pubblico. Di conseguenza, l'agenzia non deve preoccuparsi di aderire al formato delle notizie o apparire distorta per conto del cliente, perché nessuno si aspetta che una figura pubblica o una società non ami il proprio clacson. Come i doveri dei portavoce o le citazioni nei comunicati stampa, gli aggiornamenti dei social media dovrebbero essere scritti come se le informazioni fossero dirette dal cliente, al contrario della prospettiva di una terza parte assunta.
