Il deposito è un sistema secolare che facilita la ricerca di documenti. Questi documenti possono includere lettere, appunti, registri finanziari, relazioni e altre forme di corrispondenza. Per ottenere un sistema di archiviazione coerente ed efficiente, è necessario utilizzare procedure adeguate. Anche nell'era elettronica di oggi, le aziende e gli uffici domestici hanno ancora bisogno di conservare i file cartacei.
categorie
Raggruppa i tuoi file in categorie. La categoria principale sarà l'intestazione principale, che rappresenta tutti gli altri file che verranno inseriti sotto di essa (sottocategorie). A seconda dello scopo della categoria, può comprendere l'intero cassetto del classificatore. Per esempio:
Categoria: Registri salari 2014 Sottocategorie: Registro dei salari Gennaio 2014 Registro dei salari Febbraio 2014 Registro dei salari Marzo 2014
Continua le tue sottocategorie fino alla fine dell'anno. Se la tua categoria riempie un intero cassetto, crea un'etichetta e posizionala all'esterno del cassetto; etichettare le cartelle della sottocategoria e posizionarle all'interno del cassetto. Usa cartelle sospese per le tue categorie quando hai diverse categorie per un cassetto e inserisci le cartelle di sottocategoria etichettate al loro interno.
Regole di deposito
Le due regole di archiviazione di base sono in ordine alfabetico e di data. Quando si esegue l'archiviazione alfabetica, file in base alla lettera dell'alfabeto. Per l'archiviazione della data, archivia i file più recenti in cima. Ci sono diverse regole che si applicano al deposito alfabetico.
Quando si archivia per nome, file con la prima lettera (ad es., Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Quando il primo nome è identico, file con la seconda lettera (ad esempio, Ace, Adele, Angie, agosto).
File per cognome (cioè Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
File per iniziale quando i cognomi sono identici (cioè Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Utilizzare la prima lettera di prefisso quando il cognome contiene un prefisso (ad esempio, de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
File dal primo cognome quando ce ne sono due (ad es. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
File Mac, Mc, M 'file come Mac; file St e Saint as Saint (cioè MacIntyre, McKnight, M'Clever o Saint Paul's, St. Mary's).
Manutenzione dei file
Una volta che il tuo sistema di archiviazione è in ordine, devi mantenerlo. Avere un vassoio designato per tutti i documenti da archiviare; non tenerli in giro. Non impacchettare le cartelle oi cassetti con i file; questo rende più difficile estrarli. Prova a fare qualche deposito almeno una volta al giorno. Se gestisci una piccola azienda, fallo una volta alla settimana. Se hai file che sono stati indossati, crea nuovi file per loro. Metti carta indesiderata nel cestino o nel trituratore. Se i tuoi file sono riservati, ricordati sempre di bloccare i cassetti.
