Il modo in cui scegli di organizzare i tuoi file di ufficio ha un impatto importante sull'efficienza e la produttività. Un sistema di archiviazione dovrebbe essere basato sul modo in cui i file vengono utilizzati nell'ufficio, su quali funzionalità del file vengono più spesso indirizzate e su come i file vengono richiesti verbalmente. Rispondere a queste domande ti aiuterà a determinare il miglior sistema per organizzare i tuoi file.
Articoli di cui avrai bisogno
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Casellario
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Cartelle di file
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Etichette di file
Determina se organizzerai i file alfabeticamente per argomento, numericamente utilizzando un sistema di numerazione predeterminato o cronologicamente per data di creazione o data di scadenza. Crea file temporanei e permanenti. I file temporanei sono attualmente file attivi a cui è stata assegnata una data di fine in cui il file può essere distrutto o inserito con i file archiviati. Esempi di file temporanei includono progetti correnti, elementi di azione e materiali da leggere. I file permanenti sono quelli non utilizzati spesso ma che devono essere conservati negli archivi per riferimento futuro.
Scrivi i titoli e le definizioni delle etichette in un documento a cui è possibile fare riferimento. Ad esempio, se si utilizza un sistema di archiviazione numerica, annotare l'oggetto a cui corrisponde ciascun numero e elencare esempi di documenti che verrebbero inclusi in tale argomento. Ciò aiuta a mantenere la coerenza durante l'archiviazione dei documenti.
Crea pile per documenti temporanei, documenti permanenti e cestino. Ordina i documenti prima di includerli nel sistema di archiviazione. Non archiviare ciò che non ha bisogno di essere salvato.
Scegli un percorso di archiviazione file. Potresti decidere che i file temporanei temporanei debbano essere archiviati nel cassetto della scrivania dove sono facilmente accessibili. I file condivisi tra il personale dovrebbero trovarsi in posizione centrale nell'ufficio. Se si lavora con file che devono essere protetti, come i file contenenti le informazioni personali dei clienti, utilizzare un cabinet di file di blocco e determinare chi avrà accesso in ufficio.
Crea i tuoi file. Etichetta i file con il tuo sistema alfabetico, numerico o cronologico. Ricorda che, se vuoi essere specifico con i titoli delle etichette, vuoi anche che i titoli siano sufficientemente ampi da includere diversi tipi di documenti. Ad esempio, anziché etichettare un file con un nome specifico per la riunione, creare un file per le riunioni in un anno e archiviare tutti i documenti pertinenti al suo interno. Questo ti impedisce di creare numerosi file in cui verranno salvati solo uno o due documenti.
Suggerimenti
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Ricorda semplice è sempre meglio. Cerca di evitare complicati sistemi di archiviazione che saranno difficili da ricordare per te e per il personale. Utilizzare un file di tickler per attività specifiche della data come pagamento delle fatture o fatturazione. Organizza il tuo file tickler in base al mese o al giorno a seconda delle attività e cancella il file quando le attività vengono completate o buttando via i documenti o spostandoli in un file permanente.
