"Meglio metterlo per iscritto" è una delle avvertenze più parlate nel mondo degli affari. Sta scrivendo che ci si sente fiduciosi nell'accordo come se fossero protetti perché tutto è chiaramente espresso. Nel condurre gli affari, essere in grado di spiegare se stessi sulla pagina può fare la differenza nelle negoziazioni e nelle comunicazioni, non solo con i colleghi di lavoro, ma con clienti e potenziali clienti.
Quali sono gli elementi di base della comunicazione?
Gli umani comunicano in tre modi: verbalmente, non verbalmente e attraverso la parola scritta. Un linguaggio efficace e sicuro non verbale fa molto per concludere un affare durante un pranzo o un networking in mezzo alla folla, ma è la scrittura a guidare l'elenco delle competenze lavorative richieste dai datori di lavoro.
Non tutti possono lavorare in una stanza, e non tutti possono comandare una pagina, ma se riesci a padroneggiare sia la comunicazione orale che la scrittura efficace, è una carriera uno-due che pochi realmente atterrano.
Sia che comunichi di persona, tramite video, in email, al telefono o attraverso i social media, è fondamentale che il messaggio venga compreso. Ma la comunicazione è una strada a doppio senso. Essere in grado di esprimere se stessi è importante, ma ascoltare è oro, soprattutto negli affari. Ascoltare bene dovrebbe essere in cima alle linee guida per una comunicazione orale efficace. Ascoltare davvero (o leggere) quello che dicono i vostri colleghi, datori di lavoro e clienti, assorbire ciò e rispondere in un modo che risponde ai loro bisogni e preoccupazioni è la più grande abilità che abbiate mai padroneggiato - e uno che sarà altrettanto gratificante nella vostra vita privata.
Cos'è la comunicazione scritta?
La scrittura è usata più oggi che in qualsiasi momento della storia umana. Da aggiornamenti di Facebook e scoppi di e-mail a messaggi di testo e report aziendali, le parole sono ovunque. La comunicazione scritta è qualsiasi cosa che usi parole e linguaggio in stampa o scritta sullo schermo, sul muro o sulla lavagna per trasmettere un messaggio.
Il modo in cui usi le tue parole può e dovrebbe variare a seconda della piattaforma attraverso la quale ti stai esprimendo. Nel mondo degli affari, significa essere un po 'più formale. Nelle pagine aziendali di Facebook, significa essere un po 'meno formale. Nelle e-mail, significa essere chiari ma concisi. Il leggendario scrittore di comunicazioni Marshall McLuhan una volta disse: "Il mezzo è il messaggio", e oggi è ancora vero, ma il medium definisce i messaggi.
Demistificare la comunicazione scritta
Ad ogni scrittore professionista viene spesso detto da altri che sono "così fortunati" che possono scrivere bene, perché la maggior parte della gente si lamenta di come qualcosa si è perso tra il cervello e la pagina.
Ma scrivere è come qualsiasi abilità o talento: più lo fai, meglio è. Non farlo e fallirai ogni volta. Quando inizi a scrivere di più, fallo più lentamente e con maggiore ponderazione, e presto diventerai più sicuro e le parole arriveranno più velocemente. Giornale quotidiano per una discarica del cervello perché questo aiuta la mente a essere più chiara, il che a sua volta aiuta altri tentativi di scrittura.
E sempre, modifica sempre. La differenza tra qualcuno che pensa di essere a malapena passabili nella scrittura e lo scrittore professionista non riguarda solo l'abilità o la pratica o quel dono intangibile del talento, ma riguarda anche il montaggio. La maggior parte degli scrittori professionisti non modifica una o due volte, si modifica più volte. Durante la modifica, fai finta di non avere idea di cosa hai scritto e di leggerlo come se qualcuno lo leggesse la prima volta. Leggilo in modo da sentire la voce nella tua testa, e se inciampi su qualcosa mentre lo leggi, è probabile perché non hai espresso chiaramente quel pensiero. Prova a riscrivere la frase, riordinandola o trovando parole più specifiche. E quindi modificare di nuovo.
Quali sono gli elementi di una scrittura efficace?
Scelta di parole, sintassi, punteggiatura e stile sono tutti gli elementi ovvi della scrittura efficace. Senza di loro, il resto non è visto come credibile.
Ma tutto ciò non importa se non c'è una buona idea centrale o un obiettivo dietro la scrittura. Qual è la comunicazione e cosa deve essere compreso? O, nella lingua di oggi, qual è il takeaway?
Quindi, deve essere organizzato bene. L'idea deve essere introdotta a grandi linee nel paragrafo iniziale e spiegata o esposta nei paragrafi successivi. Supponete che la persona che legge non abbia familiarità con l'argomento e spieghi chiaramente ma senza essere paternalistico. Sostieni l'idea con prove o esempi o usa citazioni che rafforzino il messaggio che stai trasmettendo.
Concludi riferendosi all'idea che hai espresso in apertura, ma evita di usare cliché come "in conclusione".
Ad esempio, diciamo che apri un'e-mail di lavoro con qualcosa del tipo: "Ultimamente, alcune discussioni si sono sviluppate intorno all'idea di creare una documentazione più orientata al cliente al fine di migliorare la comunicazione e aumentare la fiducia. Sostengo questo suggerimento perché … "Un'ottima conclusione rimanderebbe a questa apertura, ad esempio:" In definitiva, una maggiore corrispondenza con il cliente può sembrare un'altra responsabilità gravosa, ma credo che il risultato finale derivi dalla ricezione di un minor numero di richieste dal blu e creando un dialogo migliore in corso e una maggiore fiducia. Non vedo l'ora di discuterne in dettaglio."
Libri e app utili per la scrittura
È spiacevole essere giudicati su cose come la punteggiatura perché non è facile per tutti, ma la realtà è che le persone tendono ad essere più rispettate e fidate quando si esprimono bene nella scrittura.
Se ti senti spesso senza parole perché sei insicuro su grammatica, sintassi o punteggiatura, sei lontano da solo.
Oggi, software come Microsoft Word ha un editing di base per grammatica e sintassi, quindi usa quelli per le prime bozze. Ma ci sono nuovi giocatori sul blocco come l'app Hemingway Editor, che ha anche un sito desktop, dove puoi copiare e incollare la tua scrittura per vedere sezioni chiare evidenziate che indicano dove stai andando male con suggerimenti per migliorarlo. Anche gli scrittori professionisti usano questa app.
Un certo numero di libri è amato da professionisti della scrittura, come "Elements of Style" di William Strunk e "On Writing _" di Stephen King. _
Suggerimenti di base per la scrittura aziendale
- Fermati e pensa. Gli scrittori pensano prima di scrivere, e fa la differenza nell'essere chiari. Avere un piano prima di iniziare. Non seppellirlo. Mantieni la tua idea principale davanti e al centro. Inizia lì, non attaccare tre paragrafi in basso.
- Mantenerlo economico e semplice. Smetti di usare parole da $ 5: ottieni il valore dei tuoi soldi parlando in modo semplice e chiaro. Dì "usa", non "utilizza". Non usare il gergo, non cercare di sembrare intelligente, lascia le tue idee essere intelligenti. La lingua di tutti i giorni esprimerà le tue idee molto meglio e ti sentirai più a tuo agio mentre scrivi - e mostrerà quando gli altri lo leggeranno.
- Non sprecare parole. Usa il minor numero possibile di parole e uccidi le frasi di più parole. "Risultato finale" dovrebbe essere solo "risultato" e ci sono molti altri esempi. (Microsoft Word è ottimo per indirizzare queste parole che sprecano parole)
- Riduci aggettivi e avverbi. Usa parole specifiche. Una "macchina a quattro porte" è una berlina. Correre veloce è "sprint". Utilizza un dizionario dei sinonimi per ampliare le tue scelte.
- Scrivi di più e leggi di più per essere migliore. Leggere più libri sarà utile per ottenere la tua testa in uno spazio migliore per scrivere. Scrivere quotidianamente, in un diario o in un post di Facebook lungo per la tua attività, ti aiuterà a diventare più fiducioso nell'esprimere te stesso.
- Conosci sempre il tuo pubblico. Chi stai scrivendo può e dovrebbe cambiare ciò che dici e come. Stai attento a chi ti sta leggendo.
- Non inviare mai la prima bozza. Anche gli scrittori professionisti si fermano per rileggere e rielaborare le loro e-mail. La prima bozza non è mai perfetta.
- Modifica, modifica, modifica, modifica. La modifica cambierà la tua vita.
