Lo scopo di un sistema di controllo dei documenti è garantire che i documenti utilizzati dalla propria organizzazione siano efficaci e aggiornati. Ciò può essere ottenuto utilizzando un semplice elenco di documenti noto come elenco principale.
Politica e manuale di procedura
Affrontare il controllo del documento all'interno della policy e del manuale della procedura dovrebbe essere il primo passo. Inoltre, la tua organizzazione dovrebbe identificare un amministratore per supervisionare il controllo dei documenti essendo responsabile dell'elenco principale dei documenti.
Elenco principale dei documenti
Creare un elenco principale che identifichi i documenti utilizzati all'interno della propria organizzazione per operare in modo efficace. Esempi di documenti includono manuali di procedure, manuali di qualità, istruzioni e moduli di lavoro. Utilizzando un formato foglio di calcolo, includere il nome del documento e la versione. Se si fa riferimento a una procedura obbligatoria da una fonte esterna, il riferimento allo standard nell'elenco principale aiuterà la tracciabilità.
Processo di revisione
I documenti modificati devono essere annotati nell'elenco principale. Ad esempio, Politica e procedure di garanzia della qualità, versione B. È possibile creare il proprio sistema di identificazione. Alcune organizzazioni usano le date di revisione. Quando una procedura viene revisionata, è necessario rivedere anche tutti i moduli o le istruzioni a cui si fa riferimento all'interno della procedura.
