Secondo Business Dictionary, un sistema di gestione dei documenti è un "sistema elettronico progettato per organizzare e gestire i documenti. Questi documenti sono solitamente organizzati con software, che fornisce all'utente la possibilità di accedere, modificare e archiviare centralmente i documenti. "Le aziende utilizzano spesso questi sistemi per convertire documenti cartacei storici in file elettronici per facilitare la consultazione e ridurre lo spazio di archiviazione. La maggior parte delle aziende genera alcuni tipi di documenti associati alle proprie operazioni. Trovare il modo migliore per gestire questi documenti può migliorare il flusso di lavoro interno dell'azienda.
Controlla i punti in arrivo per i documenti aziendali. I proprietari e i manager delle aziende dovrebbero determinare in che modo i documenti entrano nella loro azienda e decidere come catturarli al meglio elettronicamente.
Implementare software per acquisire informazioni elettronicamente. Le aziende possono richiedere parti esterne, come fornitori, fornitori o gruppi simili, per inviare informazioni elettronicamente tramite e-mail o siti Web. Ciò consente alle aziende di caricare direttamente le informazioni in un sistema di gestione dei documenti.
Richiedere ai dipendenti di eseguire la scansione di documenti cartacei in un sistema di archiviazione elettronico. Dopo che un dipendente ha completato il suo compito, i manager potrebbero richiedere che analizzi tutte le informazioni pertinenti nel computer dell'azienda o nella memoria del server. Il dipendente può quindi distruggere l'originale per disporre di informazioni sensibili.
Configura un sistema di ricerca documenti. La possibilità di trovare rapidamente i documenti archiviati può ridurre il tempo impiegato da un dipendente per la ricerca di informazioni storiche. Le aziende dovrebbero creare un sistema di archiviazione elettronico standard per le persone per archiviare e trovare informazioni in un secondo momento.
Suggerimenti
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Le aziende possono decidere di esternalizzare il proprio sistema di gestione dei documenti. Le aziende possono specializzarsi nella memorizzazione delle informazioni, quindi una società non ha bisogno di grandi quantità di spazio fisico per i documenti.
avvertimento
Anche se i sistemi di gestione elettronica dei documenti offrono molti vantaggi per un'azienda, possono anche presentare degli svantaggi. Le aziende devono essere in grado di proteggere le informazioni elettroniche da abusi o frodi durante il backup delle informazioni per salvaguardarsi da errori del computer o del server.
